干部人事档案数字化管理问题分析

黎伦智

（中共上杭县委组织部干部人事档案室，福建 龙岩 364200）

随着从严治党工作的不断深化，干部人事档案管理中暴露出了不少问题，这不仅影响了党的组织工作的开展，同时也损害了党和国家的形象，通过加强对干部人事档案数字化的管理，能够有效地避免干部人事档案管理工作中出现的各种问题，从而确保干部人事档案的安全性和完整性，促成干部人事档案管理工作的可持续发展。

1 干部人事档案数字化管理的重要作用

1.1 是提升干部人事档案管理效率的重要途径

档案数字化管理与传统的档案管理相比，更加具有便捷性、先进性的特点，在数字化管理中，利用计算机进行检索，可以迅速准确的找到对应的档案，使档案管理更加便捷、高效，因此在符合规定的网络条件下运行干部人事档案数字化系统，极大的降低了相关工作人员的工作强度，提高了干部人事档案管理工作效率，能够更好地实现资源的整合[1]。

1.2 是延长干部人事档案寿命的有效手段

在数字化档案管理中，通过计算机扫描以及图像处理，可以将原有的纸质档案转变为数字化信息，进行快速存储备份，实现档案查询数字化，既加快了查询速度、提高了工作效率，又降低了纸质档案的使用率，减少了翻阅纸质档案过程中出现的磨损，延长了纸质档案的寿命。

1.3 是新时代干部人事档案管理工作的必然要求

今年新修订的《中华人民共和国档案法》，对档案数字化工作作出了明确的规定，在电子档案管理信息系统、档案信息资源共享服务平台建设等方面提出了明确的要求。干部人事档案管理是我国档案管理工作的重要组成部分，实现干部人事档案的数字化管理，是新时代发展的必然趋势，只有建立一套完整的干部人事档案数字化管理系统，才能更好地实现对干部人事档案的科学管理。

1.4 是实现干部人事数据分析系统化的重要手段

在干部人事档案数字化管理中，可利用干部人事档案数字化管理系统对海量的干部人事档案数据进行综合性分析，自动生成详实、直观的人事信息分析图表，为干部人事管理决策提供许多有价值的信息，促成干部人事管理水平的不断提高。

2 干部人事档案数字化管理中存在的问题

干部人事档案数字化，具有许多管理方面的优点，但也存在不少问题，主要有：

2.1 网络信息安全问题

在信息技术快速发展的今天，网络给人们的生活带来了极大的便利，但与此同时，网络安全也成了当今信息安全需要重点关注的问题。一些不法分子利用网络管理漏洞，通过植入木马病毒、黑客入侵等各种手段进行网络攻击，窃取相关的资料[2]。这给干部人事档案管理数字化管理工作构成了极大的威胁。在干部人事档案数字化管理中，需要将外部网络资料转移到内部网络，在数据的传输过程中，如果没有建立完善防火墙和防入侵系统，就会给不法分子以可乘之机，导致干部人事档案信息的泄露。

2.2 档案存储安全问题

干部人事档案的存储中，无论是纸质档案还是电子档案，都需要对存储的安全问题进行深入研究，而数字化档案管理更具特殊性，数字化档案信息大多是以服务器存储为主，因此在数字化管理中，一旦出现软硬件故障、系统崩溃，或者受到病毒攻击等，都会导致干部人事档案数据丢失。

2.3 档案数据安全问题

由于在传统的纸质档案管理中，档案载体和档案信息这两者是不容易分离的。而档案数字化管理是以计算机数据的形式储存的，其数据和档案载体是可以分离的，这也使得档案数据可以在任何时刻进行非实体的改造、复制和粘贴，从而容易导致档案数据资料被篡改或 泄露。

2.4 缺乏档案数字化管理专业人才问题

在干部人事档案数字化管理中，一方面，因高素质的复合型档案管理人才比较匮乏，使得干部人事档案数字化建设的速度偏慢；另一方面，因档案数字化管理人才匮乏，导致工作任务重，无法参加继续教育，专业技能得不到进一步的提升，导致其管理水平呈下降趋势。数字化管理工作水平决定了干部人事档案管理的效能，我国的干部人事档案数字化管理处于起步阶段，人才的匮乏以及技术的不成熟，使得干部人事档案数字化管理工作的效能得不到提升，再加上设备的老旧，影响了干部人事档案数字化管理的推进速度和效率。

3 干部人事档案数字化管理措施

2018年，中央组织部曾历时两年时间，对全国干部人事档案进行专项审核，在省干部档案专项审核中发现一些档案做假情况，其中有420人因档案造假受到组织处理或者纪律处分。由此可见，做好干部人事档案数字化管理工作已经迫在眉睫，只有做好干部人事档案数字化管理，才能更好地避免档案造价现象的发生，确保干部人事档案资料的真实性，为党的组织管理工作和干部队伍建设做出应有的贡献。

做好干部人事档案数字化管理，可从以下五个方面抓起。

3.1 精心筹备并夯实干部人事档案数字化基础

把干部人事档案数字化管理工作摆上重要的议事日程，精心安排干部人事档案管理工作，组成专门的工作机构，组建专业的干部人事档案数字化管理人才队伍，明确干部人事档案数字化管理的工作标准和工作流程，确保精准高效、安全稳妥地做好干部人事档案数字化管理工作。

3.2 严格把控并强力推进干部人事档案数字化管理

为了确保高质量、高标准、高效率地完成干部人事档案数字化管理工作，可通过“三严格” 的管理措施，以加强干部人事档案数字化管理：一是严格执行保密纪律，依照现行法律法规结合工作实际制定相应的保密纪律，并与相关的工作人员签订保密协议，确保档案信息的安全性；二是严格落实管理制度，结合干部人事档案数字化管理特点制定相关制度，并且严格落实，由专人负责跟踪检查，确保制度执行落到实处；三是严格执行工作标准，依照档案数字化工有关标准，结合《干部人事管理条例》和干部人事档案管理特点，进一步细化干部人事档案数字化管理标准，并严格执行，杜绝标准降低和简化程序的情况发生。

3.3 及时检查并不断调整干部人事档案数字化管理工作

在干部人事档案数字化管理工作中，坚持四看原则：首先是看进度，每周汇总工作进度，召开工作会议，适时调整计划安排，确保工作按期高效推进。其次是看问题，发现存在的问题及时与相关单位或者管理人员联系，需要核实的进行核实，需要完善的督促完善，从而确保干部人事档案数字化工作的真实、完整、高效。三是看学习，平时加强同上级主管部门的沟通，积极与兄弟单位就档案数字化管理工作进行交流学习，借鉴优秀的档案数字化建设经验，从而不断完善干部人事档案数字化管理工作。最后是看质量，对已完成的干部人事档案数字化成果，指定专人负责验收，在验收过程中发现的问题，要求及时进行整改，确保高标准、高质量地完成干部人事档案数字化管理工作。

3.4 落实干部人事档案数字化管理工作的安保措施

一是做好干部人事档案管理的基础设施建设。干部人事档案的管理中，为了确保干部人事档案数字化的管理安全，需要建设相对封闭独立的建筑，采取防盗、防火、防潮、防高温和防紫外线措施，周边必须安装监控设备，构建干部人事档案管理的安全环境。

二是做好干部人事档案数字化信息的安全管理。为确保干部人事档案数字化信息的安全，可以采取以下措施：首先是实施物理隔离，将数字化档案管理的内部网络与外部网络从物理上进行隔离，确保数字化档案管理内部网络不会受到网络的木马病毒攻击[4]。其次是对信息进行加密处理，采取密码算法进行编码，将数字档案文件转换成只有通过正确密码钥匙才能读懂的信息，能够很好的防止非法用户对数字档案文件以及数字档案管理控制系统信息的读取和修改，保证了数字档案文件数据在存储和传输中的安全性。最后是对访问技术进行控制，通过控制不同用户对服务器、目录以及文件的访问权限，确保只有得到授权后才可以进行查阅或处理数字化干部人事档案数据，从而维护干部人事档案信息的真实性和完整性。

3.5 做好干部人事档案备份和软硬件设施的更新升级工作

在干部人事档案数字化管理中，对于重点干部档案资料，还需要做好备份，确保干部人事档案更加牢靠、安全。在对干部人事档案的管理中，需要从实际出发，做好软件和硬件设备的更新，同时加强对应的网络防火墙升级工作，能够有效的防止网络攻击，从而确保干部人事档案数字化信息库的安全。

4 结束语

通过干部人事档案数字化建设能不断提高干部人事档案工作效率和管理水平。在干部人事档案数字化管理中，一方面，必须从内部和外部进行双重管控，利用计算机管理软件，对档案的提取、查阅等做好相应的权限控制，杜绝档案篡改资料现象的发生；通过升级防火墙和软硬件设备的更新，阻止网络攻击，实现对干部人事档案的安全管理；另一方面，还需要提升档案管理人员的安全意识，通过培训，使他们建立足够的责任意识，为干部人事档案数字化管理提供重要的人员保障。