浅谈国有企业兼并重组下的档案管理工作整合

王 伟 刘 静

（上海核工程研究设计院有限公司，上海 200233）

近年来，国有企业的改革持续深化，优化资源配置、增强企业活力、提高企业经济效益和竞争力是国有企业在当下市场经济中的主要任务，兼并重组成为现阶段国企改革的重要形式。本文中的两家国企单位兼并重组是基于以设计研发与工程总承包管理优势互补的驱动，目的是培育形成世界一流AE公司，在产业互补及职能融合的过程中，如何采取措施保证档案管理工作能够顺利过渡到新的管理模式下运行，并且助力公司发展，发挥1+1＞2的协作效应，成为企业档案管理工作探索的主要方向。

1 档案管理工作整合过程中存在的主要问题

1.1 人员流动对文件归档工作的影响

企业重组首当其冲带来的就是人员流动对工作的影响，归档责任人和档案管理人员在重组过程中都可能存在岗位调动情况，工作交接的完整性和文件归档的责任心得不到保证，归档文件更是容易混淆在普通文件中被简单清理，这极大的影响了企业档案的完整性。

1.2 文件归档管理模式的差异化问题

企业重组前两家公司分别运行着两套档案管理体系和档案管理信息系统，双方的档案管理工作虽在原则上大体都是一致的，但在程序执行细节中往往是有差异的，随之而来的是系统功能也不尽相同，对于新接收的归档文件执行哪套管理体系或著录在哪个档案管理信息系统，这都是亟需明确的问题。

1.3 异地办公条件下的档案管理问题

重组企业受制于现有办公条件影响大多做不到统一办公，部分业务往往仍需保留异地办公，档案的集中保管需求在短期内难以实现，且档案的利用要保持因地制宜的原则，文件的异地归档和档案的异地保管利用问题成为档案管理工作整合的难点。

1.4 档案组织的重新建设问题

档案组织重新设置后，人员配置、职责划分过程中容易造成管理上的空白，双方原有的既定目标与融合后的新目标不完全一致且还可能存在冲突，档案成员间的协作信任关系需要进一步重新构建，档案管理的工作理念和管理文化更是难以在短期内完成融合。

2 重组企业档案管理工作整合的对策

2.1 统一领导，做好档案管理工作整合的规划

重组企业的档案管理应以重组的企业资产关系为纽带，重新构建好以档案部门为核心，各职能或业务承办部门专兼职人员为基础的档案管理组织，实现档案工作的统一领导。此外，档案部门还应根据企业重组进程，积极做好人员配置、体系融合、档案系统融合、业务融合等规划，并在规划落地的过程中，以目标为导向培育形成一支业务精良、团结向上、素质过硬的档案工作队伍，最终实现一个能够支撑重组企业可持续发展的新型档案管理模式。

2.2 统一制度，做好档案管理体系的融合

统一档案管理制度，规范档案管理标准是重组企业档案管理工作整合的重点。整合两家企业的档案管理体系，既要统筹梳理双方的业务，也要考虑既有的工作习惯，原则是取长补短，以优化重组主体企业的档案管理体系为主，吸收被兼并企业的体系，在不违背档案相关的国家法规标准及不影响后续的查找利用前提下，在归档方式、档案分类、档案整理、档案保管、档号规则、标识制作等方面均可进行适度的优化。

2.3 统一平台，做好档案管理信息系统的融合

一个平台一体化管理是企业档案管理的基本要求，在高度信息化的今天，基于文档管理一体化的信息管理系统逐步替代了传统运作相对独立的档案管理系统。在档案管理信息系统融合的过程中需要做好以下几点工作：一是要根据新的体系文件要求，梳理制定新的档案管理系统需求进行开发；二是要积极推进无纸化办公，实现文件全生命周期在信息系统上的管理；三是要根据档案保管和利用实际的需要，有选择地对传统载体档案实施数字化；四是要做好历史档案数据的迁移与备份管理工作。

2.4 尊重历史，保持原有的工作模式适时沿用

企业的兼并重组并不是一个能够简单一蹴而就的事情，无论是体系的融合还是档案管理信息系统的融合都需要一定的时间，为了保证重组期间档案工作的连续性，在体系和信息系统未能完全融合上线前保持原有两家企业的工作模式双轨运行是极有必要的，这有利于保证原有归档业务的稳定连贯性，有利于档案人员依据归档计划核实文件的归档状态，也有利于档案人员跟踪落实归档责任人的变更，确保文件归档的完整性。

2.5 开拓创新，积极摸索适应现代企业发展的档案管理模式

现代企业的发展都离不开信息技术的支撑，档案管理的创新要紧跟企业数字化转型的脚步，具体来说基于无纸化办公条件下的电子化文件归档将是档案管理工作创新管理的主流方向。构建以档案管理系统为主，各类业务信息系统衔接为辅的线上文件归档网络，形成电子文档管理一体化模式，既能节约档案管理的成本，也能解决文件异地归档、档案异地利用等在时间和空间上的限制。

3 总结

档案管理工作的整合要迎合企业兼并重组的目标，在保证档案管理工作连续稳定的前提下，要积极转变思路、优化工作方式和创新管理模式，发挥好重组改革对企业档案管理工作带来的积极作用，为一流AE公司的建设提供有力的保障。