综合档案室做好档案收集归档工作的重要意义

姚翠艳

（广东省特种设备检验检测研究院云浮检测院，广东 云浮 527300）

新时代的档案群体的需求变化是档案开发的变革基础，很多用户群体越来越需要多元化的档案资源，并在此基础上形成了不同的浏览方式、打开方式。在开展综合档案室工作过程当中，要创新利用多元多种材料，全面系统地维护档案的完整性、安全性和保密性及发挥其利用的最大价值。

1 新时代综合档案收集归档工作的问题分析

综合档案室的档案收集归档的整个运营管理包括对于档案的存储以及数据的处理和挖掘等多个方面，在网络信息技术出现之前，档案单位往往采用较为笨拙的方式，定期进行数据分析，针对一年或一个季度之前所产生的数据进行整体总结归纳，这样的方式不仅缺乏效率，而且随着时间的推移，市场已经发生重要变化，但是自身的数据却仍在机械的记录。随之大数据以及云计算技术出现，可以为档案数据处理及数据更新提供更加便捷的方式，能够让相关工作人员对档案单位的运行状况时刻跟踪，打破了时间与空间的限制，并为单位的下一步的决策、为社会经济发展提供了相应的数据支撑。另外，由于单位的档案管理中产生的资料非常庞大，包括其自身以及用户的多方档案资源，如果保存不善，不仅会造成档案泄露，同时还可能产生经济损失，因此综合档案室的档案管理需要不断完善，注重数据的传输、储存、安全等多个重点环节。新时代的档案资料利用群体的需求变化是档案开发的变革基础，很多用户群体越来越需要多元化的档案资源，并在此基础上形成了不同的浏览方式、打开方式。

2 优化综合档案室档案收集归档的价值分析

正如前文论述的那样，行为方式的改变也对传统的档案行业带来了更大的挑战，但是需要注意的是挑战与发展机遇共存，也让档案资源的发掘整理以及创新有了更多的可能性。但是值得注意的是，档案的开发过程中需要与当前的互联网以及信息化产业进行深度融合，既要有效地运用信息技术进行资源的整理、开发及利用，同时也要更多地倾听档案管理的需求，最大程度上消除用户群体与档案行业之间的隔阂，以更加开放的视角进行档案开发。新时代综合档案室的档案开发主要依托于网络，并结合当前的计算机及手机等各类移动终端，打破了信息资源的时间与空间限制，为不同的需求群体提供了更便利信息传播途径，同时也能根据媒体技术将档案进行不同类别之间的转换，让档案资源充分发挥自身的社会价值及经济价值。随着时代的发展以及科技的变革，传统的档案开发以及利用方式已经不能满足当前多元型社会的发展需求，互联网以及相关技术产业正在深刻地改变着人们的生产生活以及工作方式，因此档案开发应紧跟时代的步伐，改变传统的管理模式，依托于数字化技术进行变革。探索推动综合档案室的档案收集归档，对于构建科学的档案管理体系具有重要意义，其中也离不开数据信息技术的支撑，对于综合部门工作发展具有重要意义。当前档案管理的信息需求更加多元化，利用电脑进行信息搜寻，所以碎片化的信息需求量在不断增大，需要搜索和检索要更加精准，甚至还要求档案开发自动屏蔽一些无效信息，因此档案的开发必然由单向性向多样性转变。在这样的趋势下，档案管理要兼顾创新性与安全性，切实提升网络环境下档案管理的综合效能。

3 优化综合档案室档案收集归档的具体策略

在综合档案室工作实践中，要结合档案收集归档过程中暴露出的问题，有针对性地进行调整，特别是结合现代信息技术，尤其是大数据信息技术，进行资料的整合运用，提升管理的科学性与针对性，适应当前综合档案室工作发展需求。

3.1 推动档案管理模式的深度融合

最早的档案收集归档是需要一个有效的物理空间，然后由需求群体在空间内进行信息查找，需要耗费大量的精力和时间，随着互联网技术的发展，人们可以通过线上进行信息收集，虽然在一定程度上消除了时间与空间的限制，但是当前我国正处于高质高效发展的过程当中，线上技术为年轻人提供了更多的信息查找途径，对于年纪稍大的朋友则并不十分便利，因此档案的管理与应用服务应尊重客户不同的需求从线上线下逐渐转变为综合服务体。同时档案的开发服务环节也可以针对当前的语音输入、智能AI等技术开发更加先进的服务手段，让不同的年龄群体根据自己的需求选择个性化及服务技能，有效提高档案管理的参与度，也能防止档案开发及利用过程中可能形成的信息渠道闭塞问题。虽然信息化技术为人们的生活提供了更多的便捷性，但是很多社会中坚力量已经习惯于传统形式，因此要打造档案服务的综合体模式，注重线上线下的结合，开发更多的高科技服务形式，以智能化、普遍化的服务措施偏向不同的个性化群体，改善公众对于档案服务的刻板印象，建立一个相对开放、对等、公开、透明的档案资源开发环境，实现信息的互联互通，为档案资源开发及利用开创全新局面。

3.2 形成档案安全管理与创新意识

综合档案室的创新与革新需要从多个方面进行考虑。首先，在内部管理层面要坚持以人为本的理念，注重内部人才的选拔，制度革新更多的强调管理的创新态度，发挥人才的重要作用，对于表现杰出的人才要委以重任，让所有员工都能充分发挥出自身的优势，为单位的发展尽一份力。其次，要加强档案单位职工与管理层的交流与沟通，通过相关软件开设基层员工的投诉与建议通道，让单位员工有合理的倾诉出口，一定要在一定程度上保障员工的基本权益，同时也可以对员工集中反映的问题进行集中收集和整理，对于反映较多的问题可以进行集中整治和优化。最后，单位内部还要建立赏罚分明的奖惩制度，对于在工作过程中表现优异的员工，要给予适当的物质和精神奖励，激发员工的工作主动性，同时对于消极怠工的员工也要有一定的处罚，管理中的惩罚分明可以激发员工的主人翁精神，有助于单位整体管理与发展质量的提升。

3.3 充分利用大数据技术进行收集归档

大数据是当前科技发展的必然产物，同时也是社会进程中必不可少的环节。在不同历史时期，我国采用不同的档案发展战略，当前我国正处于社会深度变革、市场化经济盛行的阶段，因此必须转变以往的档案管理观念，强调自身的改革与创新，不断探索和完善更加优化的档案管理方法，为社会提供安全可靠的服务。当前我们的社会正处于数字化时代，任何工作的运营以及后期维护，都可以将具体的事件或实物量化为数据进行分析和总结，当各个行业中的人员能够快速掌握和分析自己所处的行业信息数据，那么在内部与内部、内部与外部之间的沟通与联系上，会更加精准和便捷。就档案管理而言在各个环节当中需要不断收集信息并且上传与更新单位内部的数据库，将其作为分析的重要依据。大数据的发展初期是以收集数据、为单位提供经营策略为主要目的，但是随着当前科技以及社会的快速发展，大数据并不应该单独的存在，而是需要与其他技术进行有效连接。从专业的角度讲大数据与云计算之间有着密不可分的关系，由于当前单位及用户在整个的生产与使用时间线上，会产生的档案数据量非常庞大，因此过于复杂的处理，是无法通过单独的计算机完成的，而云计算则实现了通过云端建立整套更加高效的计算框架，而单位和用户均作为数据采集的终端，将这些终端数据进行上传，使其基础的内容分步进行云计算，这样可以使整个大数据网络更加精密化，这也是当前快速发展的重要基础。

3.4 整合建立档案资源数据库

新中国成立以来，我国在档案管理工作中取得了长足性进展，尤其在纸质资料方面有了较大储备和修缮，但是随着数字化时代的到来，需要将当前的纸质资料进行数字化保存，在当前重要的档案信息过渡阶段，要加强国内的信息数据库建立，成立多元化解功能齐全的服务体系。首先各地方政府要根据自身的实际情况制定电子档案规划工作，前期做好统筹安排，对于未来的档案开发及利用进行统一布局并实现市、省、国家之间的档案信息多重储备。其次，档案的开发需要转变传统的服务职能，扩大服务范围，借助数字化技术构建面向全社会的网络档案，并以更加开放架构为今后的档案发展提供可拓展空间。最后档案部门要不断拓充自身的人才储备，根据科技发展形势可以从高校中引进更多的专业性人才，实现传统档案与现代档案的有效过渡与深度融合，为当前的工作模式引进更多的创新性建设思想，突破原本的服务固有观念，盘活原本的管理固化资源，更好地推动数字化档案的开发与利用。

4 结语

综上所述，科技是社会第一生产力，当前数字技术的快速发展为我国的民族振兴提供了更多可能性，因此综合档案室档案的创新以及开发利用要充分结合数字资源和技术，对于各级部门进行有效整合，注重成果利用的共享模式，加强综合服务体的建设，并成立多元化的信息数据库，以此增强档案收集归档力度，实现档案管理的创新发展。