浅谈干部人事档案管理

汪卫杰

（河南商丘市梁园区人力资源和社会保障局，河南 商丘 476000）

干部档案的管理是干部发展的重要凭证和依据。干部档案是干部个人政治履历、学历学位、职位变迁、个人政绩等各个方面的记录，既是职位晋升的重要凭证，同样也是干部素养的鞭策资料，干部档案监管的影响力直接影响到干部个人发展效率，但是目前干部档案监管还存在监管意识不足、监管制度不规范、监管人员专业素质低等问题，面对这些问题应从加强思想政治建设，强化档案监管意识，加强制度化建设，规范监管程序，提升监管人员水平等方面加以完善，为干部的职业和个人的发展提供重要凭证作用。为国家干部的选拔任用提供有力的依据作用，也为干部档案监管工作指明了新的方向，作为任人唯贤、选拔人才的重要依据，需要各级部门对干部档案实施严格的监管措施，为国家选拔任用干部提供真真实有力的档案依据。

1 干部人事档案管理的特点

1）缺乏灵活性，在全国范围内，干部人事档案的管理都是由人事厅（局或部）和组织部来管理，缺乏灵活性。

2）政治性，管理干部人事档案首先要符合党和国家的各种人才战略、用人政策和路线，否则，干部人事档案管理就会成为党和国家的政策的执行道路上的绊脚石。

3）专业性，管理干部人事档案是一项专业性较强的工作，仅仅拥有专业的理论知识是不够的，更要配套专门的法规政策和方法程序，使得专业的管理人员得以执行相关工作。

4）服务性，此项工作服务的好坏，直接关系到人才的建设，干部队伍的纯洁，人才政策的制定等。

5）保密性，从管理的主要内容来看，档案中包含了部分保密信息，或者说在一定的时间内部分内容是保密的，所以在保管和使用档案的过程中，必须遵守保密规定，才能为人才的选拔更好的服务。

2 干部人事档案管理工作新的环境

随着国家社会经济体制的不断健全，借助于新的科学技术的发展，此项工作也面临着许多新的制度和新的环境。新的干部人事档案制度不断完善，使档案的收集、整理到档案的审核、形成和保管等各个环节都会系统起来，每个环节都能做到回溯可查、有据可依，每一个环节出了问题就形不成有效的案卷材料，这也要求管理人员必须熟悉有关的法律法规，熟悉规章制度的流程，严格按照管理规定操作。

在新的社会环境中，我国经济高速发展，新的产业也层出不穷，改变了原有干部任用的方式，很多干部在进入国家机关之前，有过很多的其他工作经历，在此期间，形成档案材料并认定后，应交由人才交流中心或指定中介组织机构统一保管。随着新技术的不断进步和发展，干部档案管理也可以引入这些新的技术，如干部人事档案可以利用档案管理系统管理数字化的信息，在档案管理的方式和手段上变化可以大大提高管理效率。

3 存在的诸多问题

3.1 领导档案管理意识不强

首先，作为领导个人对档案管理的重要性意识不强，过分的看重干部的表现和成绩是根本原因，总是认为一个人的人事档案相对于其表现和成绩很次要。

其次就是实施档案管理的相关人员自己的管理意识比较薄弱，认为自己的工作就是一种没有技术含量的、繁琐和具有重复性的工作，不能发挥自己的才华，认为自己天天做的工作缺乏挑战性，不易出彩，得不到领导重视。只要档案不丢失，不损坏就算完成了工作，更谈不上进行系统的受训。

基于以上原因，造成管理部门并没有档案意识，随着社会的发展，作为干部参与的工作和活动的范围也越来越大，随着新技术的发展和应用，档案材料的来源途径也越来越多样化，这样作为档案的管理者会越来越力不从心，造成档案的信息搜集越来越困难，缺失会越来越多，这样的档案很难为决策者提供具有价值的判断。

3.2 档案案卷存在缺失和造假情况

第一、档案材料搜集得不够完善。我作为一名工作在档案管理一线的工作人员，在日常工作和调研中就发现，在很多机关的组织人事部门的档案，都存在档案材料的缺漏现象，究其原因，不外乎几个方面，一是对档案材料搜集缺乏主动性，由于对一个干部档案的材料形成往往具有一个较长的周期，所以被动化的工作方式就会造成上述现象，所以在平时要花够功夫，主动搜集，不能被动的等干部本人主动提交，更不能因为工作检查临时补充材料，这样仓促形成的材料最容易造成本人造假，材料前后记述有矛盾。二是归档不及时，归档不及时就会造成个人档案材料缺乏更新，在实际工作中就发现由于工作职务的调任，其档案卷宗已转递到新单位很长时间，但是仍有应转未转的档案材料在原单位的档案室堆放。

第二，档案缺乏规范管理，档案管理的工作性质属于服务类型，档案材料就是我们为被服务者提供的载体，排序编码不规范、目录更新不及时、分类不准确等等不规范档案管理会很不利于档案的查阅和使用，更不利于长期保存，保存的材料越多，会陷入越难以管理的窘境。

第三就是档案管理者本身的业务水平较低，档案管理有自己的专门学科分类，这是一种较为专业的工作，所以要求管理者必须具备做这项工作所需要的扎实的理论知识、专业的技能和丰富的实践经验，只有具备这些条件，才能把这项工作做好、做扎实，不然就会造成上述很多不规范的案卷的形成。

3.3 档案审核态度不端正、工作不扎实、整改不到位

档案审核工作不到位，管理工作把关不严，就会导致“三龄两历一身份”重要信息不准不实。在 2018年开展干部人事档案“再审核”工作时，对档案审核工作进行了一次摸底发现，即使经过多次档案审核，部分干部人事档案依然存在年龄、工龄、党龄没有认定或者认定不准确；干部工作经历、学历、任职、职称等重要信息缺少重要原始依据材料；干部身份认定依据不充分、不符合政策规定；缺少干部人事档案专项审核表；档案材料造假处理不到位；组织审核档案认定的结果未使用等现象。之所以会出现档案审核工作不扎实、问题整改不到位的问题，是因为对干部人事档案审核抱有侥幸心理。只有扎实进行档案审核，才能为科学精准选人用人和从严管理监督干部提供基础保障和有力支撑。

3.4 纸质档案数字化建设工作滞后

为贯彻落实全国组织系统信息化建设工作座谈会精神和中组织部要求，以河南省为例，河南省委组织部印发通知要求各地各部门报送新任省管干部档案的同时要求附带与纸质档案一致的数字信息，并要求各地积极规划档案数字化的建设进程，以推进档案数字化建设。但各单位干部档案信息化建设推进相对缓慢，干部人事档案信息化建设明显比其他档案的数字化建设步伐要慢。究其原因，一方面是缺少主要领导的重视和支持，二是缺少档案管理的集中规划和布局，三就是关于档案管理数字化建设的人才较少，硬件配置不够，造成档案数字化建设任其发展。

随着社会的发展，对人事档案的认识和了解程度不断的加深，我们在思想和行动上都慢慢认识到了干部人事档案对人才选拔的重要性，作为档案管理人员，我们应该面对问题，着力解决问题，维护好干部人事档案的公信力，为领导的决策和人才的选拔做出自己应有的积极贡献。