事业单位办公室档案日常管理与应用

张 燕

（湖北省十堰市武当山旅游经济特区农村综合服务中心，湖北 十堰 442714）

1 事业单位档案实体管理的内容

档案管理的工作基础就是进行实体的管理，而且在信息化技术广泛的普及与利用下，如何对信息技术进行开发和反馈在档案管理的工作是主要趋势，而且管理的实体内容就是将这些档案都能够统一并集中储存，然后保证安全的前提下高质量的进行收集、管理以及鉴定。

1.1 档案管理的搜集工作

档案的收集工作其实在事业单位办公室的工作当中是基础，而且在科技发达的背景下，档案的管理和收集都出现了更多的方式，尤其是在多媒体中，它能够通过图片、音频以及影像等多元化的形式展现出来，并记录和储存，这样就能够为档案的展示提供更多的途径，但是相对的也增加了搜集的难度。因为需要将其搜集并存入数据库当中是需要技术支持的，这样才能保证档案的质量与完整性。

1.2 档案管理的整理工作

在档案整理的时候，需要把各种琐碎的档案都整合到一起，然后按照规律保存，这一过程相对复杂，而且必须要保证档案的状态和真实有效。现如今在计算机技术的支持下，很多事业单位的办公室在进行档案整理的时候，都会利用WPS或者是Word这些软件来编辑，那么这样就能够生成电子档案，其中的文件可以自动的进行分类，来源、时间以及文件大小都会显现出来，所以说在档案整理的过程当中，需要科学的使用计算机，把档案工作尽量简化[1]。

1.3 档案管理的鉴定工作

档案的鉴定也就是对档案信息的价值进行衡量，然后设置它的保管期限，这将影响到它日后的储存和销毁工作，是事业单位办公室档案管理工作当中十分重要的一个步骤。把大量的档案从繁杂的状态下转化为简单且明了的状态，这样在储存和查看的时候都更加便利，从而提供更加优质的服务功能。

1.4 档案管理的保管工作

档案的保管工作就是保证它的安全性，这能够有效的演唱档案寿命，也能为日后的查看做好铺垫。在进行档案保管的时候，储存的过程就要有条有序，这样一来传递的时候就可以实现最大化效率，方便日后的提取。信息化技术的普及也给档案管理带来了诸多的便利，利用其中的功能与管理的工具可以把档案当中的数据都形成电子化，无论是保管还是存储都十分的便捷。而且通过网络档案管理的人员能够及时的将信息进行搜集与验证，其它部门的人员在调取档案的时候也能直接从网上获得批准然后以电子档案的形式传输过去，输入的档案也是直接生成电子档案并入库，这一过程十分的快捷。

2 档案管理创新服务的机制与对策

作为档案管理的人员，他们的工作责任和人文素养将直接决定着档案的质量，所以必须要具备着操作技术和较高的综合素养以及工作专业理论，这样就能高质量的完成档案的一系列保管工作。然后在熟练的计算机操作技巧下可以把档案工作顺利完成，就算其中出现了问题也能够及时的发现并处理。而且他们在积极的工作态度之下也能有利于事业单位的稳定运行。在进行高素质的档案管理队伍建设时并不是短时间内和少数人就能够完成的，必须要从招聘、培训以及日常的管理当中实现，按照标准的规章制度完成自己的责任，不断的提高工作能力，这样才能让事业单位的档案能够有序的进行下去，并且不出现任何差错。

2.1 创新服务领域和内容

在新时期下，我国的计算机技术已经得到了广泛的普及，这对于事业单位办公室档案管理来说是一种机遇。那么他们应当与时俱进，积极的引进计算机技术与设备，然后优化服务机能与服务的质量，将事业单位的工作真正的与社会发展相融合，这样才能提高工作效率，并保证服务的水平提升。

2.2 树立档案服务的创新意识

创新是没有止境的，而且也是一个民族与国家进步的主要动力。在当今时代下，我国各地区的事业单位已经进入了信息化的管理与运用时代，而且计算机功能的开发也将档案管理工作带上了多元化的体制上。作为事业单位办公室档案工作人员，他们必须要有创新意识，在自身计算机技术的支持下，能够不断的创新和改革档案管理机制与技术，这对于我国事业单位的发展而言至关重要[2]。

2.3 提高档案的服务水平

事业单位是为人民直接服务的，而这其中只有将档案管理工作达到井然有序，才更有能力的去服务于人民，所以说事业单位的办公室档案管理工作更有必须要以服务为宗旨，然后站在人民利益的角度上去尽自己的努力完成档案管理工作。从而服务水平的提升角度上来讲的话，必须要改变工作的作风，有大局意识和超远的目光，对于社会市场发展的趋势实时掌握，并时刻都对档案管理事宜的信息进行更新和搜集管理，实现超前服务。

2.4 加强对档案管理人员的综合素养培训

要想切实事业单位档案管理水平的不断提升，那么就要从档案管理人员的综合素养提升方面入手，因为只有在人才的支持下，事业单位才能把每一项工作都做好，并且以档案部门为中心，把人力资源、财政以及各种业务都达到有机统一和配置。这就需要事业单位及时的观看我国政府的一些相关政策法规，并明确党组织所设立的发展道路，对于档案部门的招聘来说，不仅需要人才具备学历和专业技能，还要具备较高的人文素养，这样才能允许其入职。然后是单位上的培训，也要从上述的招聘方面着手，然后通过建立机制提高工作人员的工作积极性，通关建立严格的规章制度对他们的工作形成约束，从而使我国的事业单位能够发挥出更优秀的服务水平。

2.5 加强信息技术的建设

从目前信息技术的发展趋势上来看，它在各领域当中都凸显出了极大的效率，那么事业单位的办公室档案管理工作也要有远光，积极地把信息技术引进，并不断的进行创新，利用好各种科技与功能，并应聘计算机人才作为档案管理信息化的技术负责人，他们的职责就是实行档案网上安全管理并能够及时的发现档案管理的风险和更新 技术[3]。

3 总结

综上所述，每一个地区都有事业单位，他们的所包含的范围十分广泛，比方说教育、畜牧、农业以及科技等等，这些都是推动我国发展的基层部门，而且这其中事业单位的办公室档案管理部门在工作当中有着极其重要的作用，他们能够将人力资源、技术、业务以及财政都涉及，并且关乎着事业单位的运行发展和服务能力。因此，必须要重视对档案管理部门的创新与改革，通过严格的监管与奖励机制和提高工作人员综合素养等方面来实现高效的管理与服务，从而保证我国事业单位能够积极的为社会做出贡献。