浅论做好档案管理的创新工作

张淑静

（郑州地铁集团有限公司，河南 郑州 450000）

1 档案管理工作创新的重要意义

档案是单位所有信息的汇聚地，记载着单位、企业在各项生产、经营活动中形成对国家、社会与本企业具有保存价值的各种文字、图像、声像等各种形式的历史记录以及单位内部人员的文档信息资料。档案记录着每个时期的各项社会活动，具有真实性和原始性。档案工作是企、事业单位机构中的重要组成部分，记载着单位发展的历程，有成就也有挫折，涵盖着方方面面。随着社会的进步、经济的发展，新形势下对档案管理工作提出了更高的要求，对档案工作进行科学有序的创新管理是保证单位、企业持续健康发展的重要保证。新时期对档案管理工作进行创新是社会发展和档案事业发展的必然趋势，也是高科技发展的必然结果。档案承载着社会以及个人的信息，因此，必须做好档案管理工作创新，保证各种资料信息齐全有效，社会、个人发展轨迹清晰、真实可靠。

2 档案工作中存在的问题

2.1 档案管理工作的资金投入不足、管理手段落后

由于单位领导对档案管理工作的重视程度不够，对档案管理的所需资金、设备投入不足，致使档案管理方法、手段落后。造成部分档案资料管理还停留在纸质版本上，经常被翻阅的资料会逐渐地产生纸张磨损甚至损坏，一些人事资料因来回调动，已开始变黄，字迹也不太清晰。由于资金投入不足，有的档案在防潮、防火以及防盗等方面，达不到相关的规定要求，这对档案的保管、信息资源的有效利用是非常不利的。档案管理设备的缺乏、落后，得不到及时的更新换代，造成信息化进程的落后。档案管理电子设备的配置达不到理想的要求，进而造成软件设备与档案管理的不配套，影响了档案的整理工作，降低了工作效率。

2.2 管理人员思想意识淡薄、重视程度不够

有的单位上层管理者没有树立“档案效益”的意识，没有认识到档案管理工作其独特的价值，忽视了档案工作在企业发展中的作用。档案管理人员对档案管理工作重视程度不够、思想意识淡薄，在工作中缺乏一定的责任心和职业道德，使得档案管理工作的失位现象严重。有的人员工作态度不严谨把电子档案看做只是一个摆设，细节性的内容没有收录在册，造成档案不完善，信息资料不健全。档案收集工作重文字、轻声像，受传统模式的影响，对有关资料进行收集和整理时，工作人员一般更多地对文字形式的材料进行收集，往往忽略了声像资料的采集。造成这种现象的原因，既有人的因素，也有部分客观因素，如硬件设施不到位，没有配备相关的录音机、摄像机等等。总之，没有声像资料的档案是不完整的，是呆板的。这样的档案存在着极大的隐患，无法给档案工作带来其应有的价值和作用，对档案事业的长期发展也是一个很大的阻碍。

3 档案管理工作创新的原则

档案管理工作创新必须结合单位自身情况，在一定的标准与原则下进行。一是规范、灵活相统一原则。单位档案管理工作应在遵循相关规定下，严格按照档案管理办法执行，既要保证档案管理的严肃性、规范化，又要根据单位特点对档案进行灵活管理，并保证方法的实用性。二是职责、权限原则。档案管理制度中，要对相关的领导及管理人员的职责有明确的责任范围，以便档案管理工作出现问题时，能及时查找责任人，并及时做出处理。通过保证职责、权限合理、科学，确保档案管理工作的效率，促进档案管理工作的不断创新、完善。三是静态、动态相结合原则。档案管理要在保持其科学、严肃、稳定的同时与时俱进，跟上时代发展步伐，不断创新档案管理方法，提高档案管理水平。

4 促进档案管理工作创新的措施

4.1 建立完善的档案管理制度

档案管理工作创新应从本单位自身实际特点出发，建立一套适合本单位发展的档案管理制度。必须建立完善的档案管理制度如：档案管理检查制度、保密制度、借阅制度、归档制度等，为档案管理工作提供可靠的有力支撑。档案管理要制度化，并用制度约束人的行为，规范档案管理工作。建立档案管理考核机制、奖惩机制，对档案管理工作进行定期的检查，及时发现问题并进行解决处理。对档案管理工作要进行定期考核，对于工作认真有突出贡献的员工给予物质奖励或进行表彰。档案管理工作各项制度的建立必须遵循科学、合理原则，真正有效地对档案信息资料起到保管、保护的作用，从而促进档案管理工作水平的不断提高。

4.2 提高档案管理的思想意识和重视程度

单位领导对档案管理工作发展起着直接的作用。单位领导及档案管理工作人员要转变传统的档案管理理念，不断提高档案管理创新意识，要充分认识到档案管理工作在新时期对企业发展的重要意义。领导干部要高度重视档案工作，对档案工作给予大力支持，保证资金投入，利用现代化的管理手段和科学技术完善档案管理工作，使档案管理工作真正成为单位长期发展的有力支撑。要保障档案管理工作的资金投入，保证必要的档案基础设施建设，为档案管理构建良好的工作环境，建立具有防火、防潮、防光、防盗功能的档案库房。不断完善、更新管理设备，为档案管理部门配置先进的计算机设备，加强电子档案和电子文件管理，实现档案管理的数字化。真正建立起科学化、信息化、创新化、现代化的档案管理体系，充分发挥档案管理的价值，更好地为企业为社会服务。

4.3 与时俱进，创新建设档案管理信息化系统

完善档案管理工作，实现与时俱进，创新建设档案管理信息化系统对于符合时代要求和实现社会发展有着重要作用。创新建设档案管理信息化系统，就是要实现数字化档案管理。数字化档案管理系统要不断完善硬件设计，提升硬件系统的兼容性。档案主管部门能够通过在线信息整理，通过专门的数据库建设，对信息实现分类整理。以此，能够减少档案管理人员的工作压力。此外，在数字化档案管理中，通过专门的数据库建设，能够针对档案信息的反馈实现自动编目和处理。而实际无论是全宗目录还是分类目录，都应按照特定的标准和规范落实。只有这样，才能够促使企业在后期相关决策制定和服务体系改进中，实现信息的随时调取和处理应用，提升档案存储价值，为企业健康发展作贡献。

5 结语

档案管理是企事业管理工作的重要组成部分，要不断完善档案管理制度，注重档案管理人员的综合素质培养。档案管理工作要与时俱进，不断创新，才能提高信息化管理水平，实现档案事业的可持续发展。