企业文书档案管理的问题及解决措施

龙远琼

（中国振华集团永光电子有限公司（国营第八七三厂），贵州 贵阳 550018）

1 引言

所谓国有企业文书档案，指的是国有企业在其经营生产过程之中产生的音像、文字、实物和其他形式的资料与记录，这些对社会和企业本身都极具存在价值。企业在经营生产活动中，会形成不同载体的文书档案，这些档案有利于之后的工作考察，也维护着企业各个历史阶段的真实面貌，它们同样也是构成国有企业管理不可或缺的部分，直接影响着企业未来的长远发展。

2 国有企业文书档案管理存在的主要问题

1）文书工作与档案工作衔接上存在较多问题。部分国有企业文书与档案工作的脱节，说到底，是其衔接工作不够规范。文书档案归档的质量高低，一定程度上是由文书工作质量的高低决定的。不管是在工作内容还是观念意识上，文书与档案管理都存在着一些脱节现象。文书人员往往不注重用笔规范、纸张规范、装订规范及文件底稿的齐全，只在意自己的文书工作是否完成，把工作中文件转档案可能带来的问题给忽视了；档案管理员则会因不及时的立卷归档指导造成不完整、不规范的文书档案归档。虽然这两项工作存在于统一的管理体系之中，但因其区别性的管理制度，就容易因文书人员与档案人员之间缺少沟通协调造成两者的衔接脱节。

2）各部门对文书档案工作配合不够。为了保证完整齐全的企业文书档案，需要从各个部门业务工作中所形成的文书档案资料中收集文书档案资料。关于企业管理类文件归档及其保管期限，虽然相关档案管理部进行了制定，但也不乏一些对文书档案管理不满的部门为谋便利将自己认为很重要的，需要归纳的文件资料直接给企业档案管理部门进行统管。而有些责任心强的档案人员却因为相关职能部门的配合不足导致文书档案的收集工作经常遭遇瓶颈，从而挫伤了他们的工作积极性。再加上企业会对工作人员进行调动，时间久了，放在个人或部门手里的重要档案资料因为没有很好地统一整理存放就会造成丢失或损坏，却又因过时已久无法进行追责，给企业带来多余的资源损失。由此可见，企业的档案资源工作的确存在着较大的风险。

3）文书档案管理方式滞后。传统的文书档案管理方式通过手工操作来进行借阅，一件档案只能被一人借阅且每次借阅的原件都需要从档案库房里查找，既耗费了人力也浪费了时间，效率极其低下。传统的文书档案以纸质的形式呈现，但由于纸质本身的局限性（纸张薄且脆），往往会因长时间存放造成档案原件的损坏。基于这个弱点，相关企业在建设信息化档案管理方面已经开始了探索，但也只是将纸质档案的形式转由电子文档来存放，这期间并没有就档案信息建设形成完善的管理体系，相关分析和档案的调用工作仍然发展缓慢。

3 国有企业文书档案管理的有效解决措施

1）进一步完善文书档案管理制度。档案制度是否完善在很大程度上决定着文书档案管理工作能否成功开展，因此，进一步对档案管理制度进行完善对于保障国有企业文书档案管理工作的展开将起着至关重要的作用。关于档案管理制度的制定和修改，既要在原先规定基础上进行修改使其更加完善，又要适应当下的新形势需要，还要考虑到之前的制度空缺，加快档案管理制度制定的速度，用新的档案管理填补欠缺。对于很多企业来说，拥有自己的公文办理平台已经不是难事，可以利用这个平台去设置一个相对统一的公文流程，对公文的拟稿进行规范，注意它有没有犯一些错误如：签字手续没有完善、附件的审核不够完善等。规范统一的流程不仅可以将文书档案的质量进行提升，也避免了很多文书档案形成过程中的问题。在企业日常管理工作考核机制中加上对文书档案归档的考核，并且根据管理人员的具体能力、绩效、工作态度进行固定期限的评价，再综合考量评价的结果实行一定的奖励和惩罚措施。表现优秀的、绩效较为突出的工作人员，要给予一定程度的物质奖励或精神奖励；不负责任、频繁应付工作的，要根据情况对其进行一定的惩罚。

2）理顺文书工作与文书档案管理工作的协调衔接。要想做好档案管理工作，文书方面的工作是重中之重。所以，就需要文书工作人员在档案管理方面具备较好的档案意识，并且要熟悉和严守相关法律法规，虚心接受、积极配合档案管理的指导与监督工作，力求以高度的完整性、及时性和准确性来进行文书档案的归档整理。与此同时，对于文件资料的整理与收集，相关档案管理部门必须及时地给予具体指导，对所提交的文书档案资料中不符合标准的一概打回去重新修改，根据相关投档要求严格认真核对每份文书档案资料，依据具体的档案管理期限表鉴定档案价值。

3）加强与企业各部门的沟通配合。在现实生活中，由于企业文书档案具有多样载体、范围广的特点，往往在各部门下发的正式的红头文件下还会因为相关业务工作导致许多内部文件材料的产生。也许人们会以为文书档案收集归纳只存在与党委办公室、工会、团委和公司办公室之中，但事实可能并非如此。在国家档案局10号令中有对企业管理类文件归档范围的明文规定。所以，文书档案的收集归纳范围可不是我们想象中的那么小，它覆盖了很多的部门。因此，为了更好地加强与企业各部门的沟通配合，整合企业的部门职能、制定本企业管理类文件归纳范围表以及设立具体的兼职档案管理人员，最后再收集移交本部门的文书档案等工作就显得很重要。每年的一季度结束之前，各企业档案管理部门都需要召开相关文书档案移交会议，会议就每个部门的档案移交工作给出具体的指导意见，以此来使得企业的文书档案归档工作可以更加有质量、有效率的完成。

4）继续开展档案信息化管理建设。目前造成国有企业文书档案管理方法滞后的一大原因就是其缓慢的信息化建设工作。实现全面建设档案管理信息化的第一步，就是要扩大对档案管理资金上的投入，例如一些物资地购买（电脑、扫描仪、打印机以及一些常用的办公设备），通过置办这些硬、软设备，尽力完成档案管理的信息化。当然，设备在置办时，也应除了考虑到其先进性也应该多关注其在企业中的实用性。

首先，企业办公平台需要和档案管理系统进行对接。在办公平台的帮助下，做好具体的工作，如先进行文件起草、核稿、审批、登记编号等，将相关文书档案归档的前期工作做好。对于在办公平台流转的文件，要可以达到在网上流转结束后主动地进入档案管理系统。通过同时采用电子文件和纸质载体的双规归档的模式，可以在管理的过程中使档案的安全完整性更有保障。再者，可以开发一款适用于企业档案管理的APP。通过系统判断，自动对保管期限、职能部门等进行快速分类，进而大大地提高了文书档案归档的效率。同时，采用数字化的形式对库存文书档案进行加工，并且在加工的同时要在图像处理方面严格把关，使加工后的数据与原件一样，还要注意保留备份。

4 结束语

总之，文书档案管理工作的水平高低将直接影响着企业管理水平的高低。只有对文书档案管理中存在的问题进行认真分析，并做好应对策略，才能够更好地实现企业的可持续发展，为企业奠定坚实的基础，彰显出该企业高超的管理水平。