高校人事档案精细化管理策略

王艳婕，杨 州

(1.吉林化工学院 人事处，吉林 吉林 132022；2.吉林吉化建修有限公司,吉林 吉林 132022)

当前在互联网普及的时代背景下，各行各业发展的模式都发生了改变，其中有效利用互联网技术和计算机技术做好高校人事档案的管理就十分重要，也是当前档案管理工作者需要思考的问题。人事档案精细化管理是一种比较完善和先进的管理模式，将档案管理的具体任务细分成许多部分，保证责任的具体化。人事档案是人一生的概括，是升职和入党的重要依据，因此对人事档案进行有效管理是十分重要的。高校是我国的科研基地，为社会输送大量的人才，高校的人事档案管理可以说是高校管理的缩影，也是高校管理的基础。

一、当前高校人事档案管理存在的问题

(一) 领导不够重视

进行人事档案的管理过程中需要借助学校的许多资源，因此上级的大力支持和重视是十分重要的，实际的工作过程中也离不开学校领导的配合[1]。但是我国实行人事档案精细化管理的过程中部分高校的领导层对人事档案的精细化管理不够重视，导致进行工作十分困难，领导层对人事化档案管理的认识程度不足，对相关的专业人才和先进技术也不够重视，并且对人员工作的协调以及责任分配都没有明确的规章制度，导致工作难以开展[2]。另外高校管理层面对人事档案管理工作缺乏重视直接导致档案管理部门的经费短缺，人事档案数据的储存、处理以及共享需要十分庞大和复杂的资源，高校的经费在人事档案的管理方面投入也较少，直接导致管理人员办公的环境和可调控的资源受到限制[3]。人事档案管理是一项特殊性较强的工作，需要领导层尤其重视，在硬件和软件方面重点投入。高校的主要任务是科研和培养优秀人才，很多资源都倾斜到了教学和科研方面，对人事档案精细化管理重视明显不足，部分高校的人事档案材料形成缓慢，工作效率极低，还有的人事档案管理工作由兼职人员担任[4]，这些兼职人员工作普遍没有激情，消极怠工，影响到了人事档案精细化管理的推进和发展。

(二) 人事档案管理队伍素质较差

高校进行人事档案的精细化管理需要更高水平的专业人才，首先高校进行人事档案精细化管理的专业人员需要有与时俱进的先进思想，能对新鲜事物勇敢接受，对自己工作方面的新技术和新思想积极学习和掌握[5]。但是当前高校的人事档案管理人员存在的问题是人事档案管理人员缺乏政治素养，没有为人民服务的社会责任感，进行人事档案管理工作的过程中也不能严格按照学校的规章制度进行，部分人事档案管理工作的负责人员为了个人利益做出篡改个人档案的违法行为。时代发展迅速，要想保证高校人事档案管理与时俱进，需要管理人员有较强的业务素质，但是当前人事档案的管理人员普遍缺乏精细化管理所要求的业务水平，当前计算机技术和互联网技术应用到生活的方方面面，人事档案管理也不例外，传统的纸质记录和储存档案的阶段已经过去，当前需要追求和新型技术的融合[6]，这也给人事档案管理人员带来了挑战。人事档案管理人员首先要积极学习新知识，并且能熟练将这些知识和技术应用到实际工作当中。另外，人事档案管理人员还缺乏良好的工作作风，对自身从事的工作没有重视起来，导致工作过程中经常疏忽犯错，影响工作进度。

二、进行精细化管理的优势

首先高校推进人事档案精细化管理是时代的要求，也是发展的必然，互联网在我国已经普及，在各个领域都发挥出重要作用。高校推进的人事档案精细化管理就是依托互联网进行的，高校构建一个人性化和智能化的档案管理服务平台[7]，在平台上进行人事档案管理工作，将整个档案管理管理工作细分成许多方面，将每一个环节细分给不同的工作人员[8]，保证工作效率的提升，发挥出不同人事档案管理工作者的专长，保证工作效果的最优。高校实行人事档案的精细化管理还是针对以往人事档案管理混乱的情况进行的改善，部分高校的人事档案管理整理不够规范，进行归档和保管十分困难。进行精细化管理可以保证每一个环节都落实到位，保证人事档案管理的合理科学规范[9]，进行档案信息的收录整理过程要规范统一，严格按照规章制度进行。另外人事档案精细化管理是一种新型的管理模式，可以有效提升高校人事档案工作的效率，精细化管理对每一个环节需要完成的任务和工作内容明确规定，各个环节密切配合，减少工作的重复度，提高工作效率。

三、高校人事档案精细化管理的途径

(一) 加强档案管理工作宣传

人事档案管理工作是高校行政工作中非常重要的环节，档案管理人员需要明确档案管理关系到档案主管部门甚至是立档单位，首先就要保证高校的管理层充分重视，给予足够的支持和资源保障。档案管理部门需要加强对档案管理工作重要性的宣传[10]，引起高校管理层的重视，来让高校管理层面协调资源，配合工作，帮助人事档案精细化管理的推进。高校人事档案推行精细化管理首先要树立精细化管理的意识，需要档案管理人员对新的指导思想充分理解，作为自己实际工作过程中的习惯行为。高校要根据自身实际情况来确定人事化档案管理的目标，做到人事档案管理的精细化。高校的人事档案管理部门要宣传党的思想，党中央明确从严管理人事档案，因此高校的人事档案管理也需要开辟新路径，创新档案管理的方式方法。高校人事档案管理工作需要精细的规章制度，这需要上级根据本校实际情况进行严格条例的制定，领导人员要做好模范带头作用，在高校运转过程中营造出人事档案精细化管理的氛围。

(二) 提升人事档案管理人员的专业水平

人事档案管理的精细化管理结合了当前的新技术，呈现出了新的管理形式，因此人事档案管理人员的专业素质和水平也需要提升，人事档案的管理人员需要学习新思想和新技术，对更新的标准条例完全掌握，高校可以对人事档案管理人员进行专业化和科学化的培训，或者是在学校内开设相关的专业课程，实现人才的自我培养，高校内部开展新时代人事档案精细化管理的相关课程，可以和学校的档案管理部门联动[11]，不但提升了人事档案精细化的质量，也提高了相关专业学生的学习效果。高校人事档案管理人员还可以向先进的单位学习，进行互动交流，分享工作经验，提升自身业务水平。高校的人事档案管理工作关系着档案当事人和高等院校的双方利益，有极强的工作特点，首先人事档案管理人员需要有过硬的政治素养，保证档案管理的公平公正，其次有充足的耐心应对枯燥的工作，精神饱满进行工作。

(三) 做好资料整理

高校人事档案管理工作进行的前提就是要保证资料的完善和准确，对干部人事档案资料的完善以及档案资料的整理鉴别都是十分重要的。对干部人才参与援派、挂职以及扶贫等社会性工作所需要的考核和鉴定材料以及国家“长江学者”“千人计划”“万人计划”等专家入选材料，干部个人的社会诚信履历以及档案审核材料等，都需要完善。高校的人才流动十分频繁，这就对人事档案精细化管理带来了调整，高校的人事档案精细化管理要能做到将档案和人才绑定在一起，全面搜集档案资料。其次对档案资料要保证准确和精准，保证材料内容的齐全，可以较全面反应出个人情况，进行有序整理。高校人事档案精细化管理中除了将这些检查完善的档案资料录入到高校的档案管理信息平台，还需要留存纸质档案，避免出错，对那些已损坏的材料进行加工。最后注重档案的利用工作，高校进行评优评级等评选工作或者是干部的选用，档案管理部门需要提供有效服务，发挥档案作用。人事档案管理工作要严格按照整套管理流程进行，防止档案丢失或者是篡改。人事档案精细化管理中的精细化在材料的收集和整理方面也需要得到体现。

四、结 语

高校人事档案精细化管理是复合型的管理模式，严格的流程制度和专业的人事档案管理队伍是实现精细化管理的关键。高校要重视新时代下的人事档案精细化管理，投入经费，改善办公条件，为学校的人员提供优质档案服务。高校人事档案管理工作是对信息资源进行整合和管理的工程，为高校的人才选用提供重要依据，对资料的收集整理以及收录是开展人事档案精细化管理的基础。高校要完善规章制度、细化工作措施，优化精细化管理在高校管理中发挥的质量和水平，在完善的基础上不断创新。