浅谈企业加强人事档案管理的重要性

游多梅

【摘 要】人事档案是体现人才价值的佐证，社会经济发展、科技创新驱动都要依靠人才，人事档案是企业进行人才管理的一项重要措施。人事档案管理是企业人力资源部门一项重要的、严谨的管理工作，与人力资源建设的铆合具有不可分割的关系。所以加强和做好人事档案管理工作，对于加强企业人才队伍建设，持续推动企业健康发展具有重要意义。基于此，对企业加强人事档案管理的重要性进行研究，仅供参考。

【关键词】人事档案;企业管理;措施

引言

在收集、整理、编目企业人事档案的过程中，常遇到档案材料不齐全或不完备，内容不清楚的材料进入档案，在接待档案利用者过程时，部分阅档者不清楚企业人事档案的内容和分类，不知如何查阅，也时常遇到不具备查阅档案条件的人员前来要求查阅和利用档案等情况。究其原因多是对企业人事档案不了解造成的。因此，强化企业人事档案及管理意识，理解企业人事档案概念对企业实现人事档案规范化管理意义重大。

1企业职工档案管理概述

伴随国家法律法规的不断健全，给企业发展提出的要求也日益增加。企业在破产前需先向法院提出申请，通过之后才能处理破产后续问题。在企业符合破产申请要求的情况之下，当地档案部门可实施对破产企业档案的全面清查和管理，形成对企业破产情况的初步了解。档案部门担当的重要责任是在企业进入破产阶段之后，封存企业职工档案，确保所有档案有效追回，实施对全部人力资源管理的封锁。在收回档案之后，还需要针对档案真实性与完整性展开核实检查工作，对其中档案有缺失的职工档案资料实施补齐说明，并结合分类要求加强分类管理。考虑到不同的企业有着不同的涉及面，企业职工的档案信息更是千差万别，复杂繁琐。所以，在破产开始阶段就要做好有效的分类管理工作，针对破产企业档案实施全面了解，以科学处理，使得职工在企业破产之后利益不受损失。

2人事档案在企业管理中的作用

2.1人才保障作用

企业具备的人事档案越详细、完备，越有利于管理者从中抓取和捕获他们所需要的各类信息。从人事档案中，用人单位能够了解员工的家庭情况、健康情况、成长情况、培训情况等，从而分析员工的个人职业发展方向，根据员工的思想、政治、文化等方面，以人为本，制定科学合理的员工职业生涯发展规划，让员工在企业主管推动及个人能动下，不断提升自我技能，实现自我价值，从而获得自我认同感和企业归属感。员工个人的成长，是企业留住人才、保障人才的重要方式，是企业获得人效力量的重要基础。

2.2有利于促进改革的持续推进

市场经济体制全面深化改革的大背景下，行业转型、产业升级步伐不断加快。对于企业来说，也要积极深化改革。人事档案作为记载个人信息的重要资料，已经被纳入人才信息库之中。因此，有效开展人事档案管理工作，并确保其系统化、科学化以及规范化，有利于企业及时发现人员招聘、人才队伍建设、人才应用、人力资源配置、岗位聘任、职称晋升、绩效考核、考评等方面的不足与缺陷，为领导决策提供有效的信息支持，这对于企业的持续深化改革来说，有着重要的意义。

2.3战略统筹作用

在企业人事管理中，通过对员工人事档案进行分析，能够发现员工优势和劣势，并梳理整合出指导企业开展人事工作的资源数据库，从而将人力资源战略与企业发展战略统筹思考，制定科学的、针对性的人力资源规划。同时，根据企业总体规划，结合市场动态，统筹兼顾，不断完善企业人力资源开发与管理，根据企业各个部门对于不同层面的人才需求，组织合理的人员结构，使部门内部形成人效合力的最大化，最终提高企业人事管理的效率。

3加强管理的措施

3.1加强管理的意识

我国企业在人事档案管理工作方面仍然需要解决不少问题。其中，企业负责人需要加强对人事档案管理工作的重视，严格要求人事管理档案人员的业务水平，以此提高人事档案管理工作的质量。首先，人事档案管理人员应该深化对管理工作的认识，对于人事档案管理工作有清晰的理解，树立新的管理工作观念，明白这项工作的现实意义，积极参与档案管理培训工作，以崭新的工作态度参与到管理工作中，并且明确管理规则与管理内容，牢记管理工作的重心，在不断的学习与实践中落实人事档案管理工作。其次，企业的领导阶层也需要转变人事档案管理思想，不能再忽略人事档案管理工作，务必将人事档案管理工作摆在重要的位置，提高档案管理人员的意识。在企业内部加强营造人事档案管理的氛围，大力宣传人事档案管理工作的重要性。在企业中起到良好的带头作用，引导全体员工加强对人事档案管理的意识，鼓励员工全员参与到档案管理工作中来。

3.2提高档案管理人员的专业化水平，积极创新

大数据技术的普及和成熟，对于中小企业从事人事档案信息化管理的工作人员有更高的要求，亟需创建一支高水平、强能力的专业化档案人才队伍。建立人才队伍有以下几点要求：一是提高档案人员的政治素养和保密安全意识，能够保证人事档案信息的隐私安全;二是确保档案工作人员的专业化能力，选拔具备优秀专业知识和能力的人才，保证业务水平和工作能力，为公司开展完善、准确、高效的人事档案工作;三是保障员工热爱本职工作以及有高度的责任心和行动力，对所管理的档案内容清晰，在人事档案信息化管理的初步阶段实现创新发展。

3.3加强信息化管理

在信息化时代，企业人事档案管理工作应随势而动。一方面，档案信息化能提升管理效率。通过建立人事档案管理系统，完善档案数据库，运用人事档案管理软件进行档案收集整编、检索利用等工作，提高归档完整性、利用便捷性。同时通过信息系统，提取对比数据，开展数据统计、编研开发，能够形成具有操作性的意见，用以指导企业在实践中更好地实现人效管理;另一方面，信息化手段是时代科学技术发展的要求，是企业管理工作现代化的必要手段。利用现代化的手段和技术，开展人事档案数字化，创新管理模式，能有效优化企业人事档案管理水平，让企业人事档案工作更加科学实效、安全可靠。信息化对于档案人员的要求也更加高，人事档案部门在注重加强本企业档案人员的计算机技能的同时，也可以采取“引进来”的方式，招聘一些懂专业知识和掌握信息化技能的人才从事企业人事档案管理工作，让企业人事档案管理更符合时代发展。

结束语

在企业中，人事档案管理工作至关重要。但是在大多数的企业中，人事档案管理工作依然存在一些问题。因此，企业必须采取一些创新性的措施改善这一局面，包括，加强员工的管理意识，培养专业的管理人员，完善档案管理机制，开展信息化管理等，以此完善人事档案管理工作，始终运用科学、有效的方式提高人事档案管理工作的效率，不断致力于人事档案管理工作的创新与发展，使人事档案發挥出最大的价值，从而促进企业的全面发展。

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（作者单位：曲靖市富源县档案馆）