多地办公管理模式分析及完善

李晶晶

摘  要：科技的高速发展推动了企业多地办公模式的形成。多地办公模式对企业的扩大化和可持续化发展有着重要意义，目前的应用越来越广泛，对其管理的质量和效率直接影响到企业发展。而传统的管理模式所暴露的问题日益凸显，存在种种不足，亟需完善。在这一背景下，本文分析了目前多地办公管理模式面对的普遍性问题，并提出有效完善该管理模式的措施，以促进企业效能的提升。

关键词：多地办公  企业  分场所  管理模式

中图分类号：S663                             文献标识码：A                 文章编号：1674-098X（2020）09（a）-0181-03

Abstract：The rapid development of science and technology promotes the formation of multi office mode in enterprises. The multi office mode is of great significance to the expansion and sustainable development of enterprises. At present， its application is more and more extensive. The quality and efficiency of its management directly affect the development of enterprises. However， the problems exposed by the traditional management model are increasingly prominent， there are various deficiencies， which need to be improved. In this context， this paper analyzes the common problems faced by the current multi office management mode， and puts forward effective measures to improve the management mode， in order to promote the efficiency of enterprises.

Key Words： Multi office;Enterprise; Branch office; Management mode

在全球化的大背景下，隨着科技水平的迅猛提升，越来越多的大型企业和机构在业务领域不断拓展时选择建立了以全国乃至全世界为范围的办公地点，这就形成多地办公模式。在这一模式下，企业和机构在实际工作中如何实现高效、稳定的管理，从而节省不必要的成本浪费，在多个地点均能有效运转，就成为了首要而迫切的问题。本文将就这一模式所带来的普遍性问题与解决方案进行深入探讨，以期能带来一定的帮助。

1  多地办公管理模式面对的普遍性问题

1.1 组织结构松散，员工归属感弱

大型公司的组织庞大，业务范围广阔，下属的多场所地域分布非常广泛，物理地点相隔遥远，组织内部信息分散，各分场所人员组成复杂多样。总部管理人员或从时间成本、工作计划考虑或出于自身工作惰性原因无法定期到各分场所巡查，造成总部与分场所的联系薄弱，员工由于长时期不和总部的管理人员接触，直接获得总部的信息机会变少，无法形成与总部的紧密感，反而容易形成以自身场所为一个团体的归属感。同时总部也不能实时地掌握各分场所的管理实情。

1.2 沟通成本增加，总部政令无法正确执行

多地办公的公司在处理日常业务时多会采取电话和邮件手段进行沟通协调，时间成本大，且在此过程中不可避免地会造成信息的损失和扭曲，导致接收人的错误判断，使总部的政令无法顺畅执行，起不到合理的资源调配，造成资源和时间的双重浪费。以全集团为整合范围的大型工作任务也会由于某一分场所任务出错导致无法闭环，造成进度的拖延。

1.3 办公环境、培训资源等指标不平均，分场所员工发展受限

分场所的办公环境和人力资源配置往往不如总部，在员工发展通道上，员工受到职业技能培训的机会也不如总部员工数量和样式多，上升空间和职业发展路线不够明晰，员工自我定位和目标不准确，造成工作主观能动性不足，从长远看，对个人和企业都是损害。

1.4 量化考核标准不平衡，缺乏有效激励

总部下达的目标或任务完成后，量化考核的标准不够明确，总部与分场所的标准不统一，对各个分场所的考核方案缺乏差异性和弹性考虑，都会成为分场所员工的不稳定因素。在完成目标后，总部没有进行及时而明确的正向激励，使员工缺乏动力，不利于企业的可持续发展。

2  完善多地办公管理模式相应的措施分析

2.1 总部负责人定期联络

为加强和分场所的联系，总部应定期或不定期的派出总部高层管理人员到各分场所巡视，与分场所管理负责人进行沟通，了解管理中遇到的实际困难，以及在分场所执行考核的具体情况。管理者尽量创造机会和基层的员工进行面对面交流，保证所掌握资料的准确性以及对具体情况的整体把控。除可获得现场资料外，还为分场所员工提供了一个向上沟通的渠道，增强同总部之间的联系。同时总部还要建立定期沟通和汇报制度，要求各分场所定期汇报工作进展情况、重大事件和遇到的问题，从而保证总部掌握资料的时效性，并且能对分场所现阶段的管理问题以及下阶段的进展计划进行实际指导，及时发现问题、解决问题，从整体上提高管理效率。

2.2 进行目标管理

目标管理是以目标的设置和分解、目标的实施以及完成情况的检查、奖惩为手段，通过员工的自我管理来实现企业经营的一种管理方法。目标管理法不仅强调完成目标，实现工作成果，还重视人的作用，强调员工自主参与目标的制定、实施、控制、检查和评价，使组织和个人能够取得最佳业绩。在对分场所制定工作目标时，可以引入目标管理方法，将目标尽可能多地分解成可进行量化衡量的标准，并实时追踪进展，听取分场所汇报，定期形成检查结论，管理者根据目标的完成情况对下级进行考核、评价和奖惩，达到有效的监控成果。

2.3 制定统一标准

当员工注意到总部和分场所的管理制度和绩效考核标准不统一的时候，就很容易出现干劲不足，消极怠工情绪。为避免此类情况，需要在制定标准时召开各分场所管理者参加的座谈会，掌握各分场所第一手资料，避免标准的不合理和不统一，在细节处可因地制宜，有所调整。在结合分场所具体情况的基础上进行考核时，应当注重考核不能只是对最后结果的考核，而是考核全过程。考核员工时，注意发现工作过程中遇到的问题，并及时汇总上报，通过对员工业绩的评价，对员工在工作过程中行为进行一定的约束和限制。在制定考核标准时应根据掌握的分场所情况，尽量以岗定酬，同一个岗位的考核标准保持一致，不同岗位的考核根据所承担的责任大小，对总体目标的贡献大小来确定。每位员工都应熟悉和了解自己岗位的考核标准，明晰的标准能增强员工的工作动力，从而提升整体员工的自身价值，实现总部对分场所的有力控制。整个绩效管理流程应当具备公开透明、稳定规范，可操作性强等特点。

2.4 引进监督管理人员

为确保目标管理方法的执行到位，就必须设立监督管理岗位，在每一个分目标节点，监督管理人员都需按照量化指标检查，如在任务进行时存在拖延或偏离目标，监督管理人员应立即反馈到总部相应部门进行纠错。从总部引进专职监督管理人员，既可保持和总部之间的联系，确保政令传达执行时没有偏差，也可更好地推动和监管分场所日常业务的开展。在开展工作时，监督管理人员要保持和分场所管理者的良好合作关系，才能形成企业内部的良性循环。

2.5 给予及时反馈

当分场所达到一个目标节点时，通过有效的监督考核手段确认节点任务完成后，总部应及时采取公开表扬和物质奖励等方法进行及时反馈，鼓励员工向更高层次发展，对做出突出贡献的员工，公司要给予一定的奖励。既提高了企业员工的凝聚力，使员工得到明确的正向激励，激发员工潜能，同时也就提高了企业的核心竞争力。人是经济性动物。因而，在人才流动过程中，经济因素必将占有很大比重。收入的多少，不仅仅可以体现为物化的东西，更重要的是对个人价值某种程度上的肯定，从而实现员工自我满足感。但是，纯粹的高收入，也许能暂时吸引人才，却未必能长久留住人才，关键还得看收入分配流程中的公正性、合理性和激励性。有两家企业，A企业不分职位、工种、月薪统一定为3000元，而B企业则按员工个人能力及所做贡献大小，将收入划分为若干档次，虽然最高者月薪不到2500元，但从实现自我价值的角度考虑，B企业比A企业更具有竞争优势，也更能获得有才干者的青睐。所以用量化的经济指标来衡量员工不同的能力和价值，在企业内部建立能力贡献优先机制。建立健全各类激励机制，形成员工在事业上的成就感和自豪感、收入的平衡感与工作环境的顺畅感。

2.6 降低沟通成本

到21世纪初，大型公司的子公司遍布全球，很多重大项目只能靠人员出差和电话传真来完成互联，这其中不可避免产生各种信息传递的失误，距离上产生的沟通成本成为了很大的问题。在第四次科技浪潮的席卷下，各样新式的办公辅助系统和软件层出不穷。总部可通过对相关人员的培训和对通讯设备的升级，借助先进的科技手段，将异地拉近距离，实现高效沟通，减少错误率，降低沟通成本。通过钉钉、腾讯等软件实现多频次的云会议，加强面对面接触交流，可有效避免由于邮件编写发送出错造成的无效和错误沟通。

2.7 加强企业文化建设

企业文化是企业发展的凝聚剂和催化剂，对员工具有导向、凝聚和激励作用。优秀的企业文化可以增进企业员工的团结和友爱;减少教育和培训经费;降低管理成本和运营风险;并最终使企业获取巨额利润。加强企业文化建设的重要目的之一，就是增强职工凝聚力，那么，如何增强员工凝聚力呢？首先创造和谐的企业文化氛围，使员工成为企业的主人，企业里员工的依托，要员工树立企业靠我谋发展，我靠企业求生存的理念。总部应定期设计组织参与感强的活动，在分场所推动开展多种团队建设，加强情感交流，增强员工凝聚力和向心力。进行多样化宣传，从日常工作和生活的点滴中渗透企业文化，使员工为从属于这个集体而感到自豪。组织分场所员工参加总部培训和实习，营造学习专业文化知识和技术的人文环境，鼓励他们不断接收新的知识，给他们创造更多的机会，让他们接受新事物和新的操作技能，不断提高他们的技能水平，并且在学费和时间上给予保证，使员工感到生活在这个集体中的温暖。企业如果能给员工提供充分的发展空间，使员工的个人能力和素质随着企业的发展而成长，这个企业与员工的相互认同感越高，凝聚力就越强。

3  结语

全球化的今日，随着多地办公成为大趋势，旧有的管理模式和管理方法必将发生深刻的变化。面对日益高速发展的竞争环境，如何实现有效率高质量的管理，需要每一位管理者反复思考和不断创新。调整在管理上的策略和方法，探索如何更好地进行高效管理，利用新兴的科学技术手段缩短与员工之间的距离，制定合理的目标激发员工潛能，通过团队建设和企业文化宣传来增强员工责任心与归属感，才能实现多地办公管理模式的不断优化和完善，从而达到提高企业效能，增强企业竞争力的目标。

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