新媒体环境下高校办公室管理模式创新研究——以江苏开放大学为例

陈 希

（江苏开放大学，江苏 南京 210036）

一、前言

随着高等教育的迅速发展，高校的招生规模在不断扩大，学校办公室的地位也日益凸显。以江苏开放大学为例，学校办公室是学校行政、党委的综合办事机构，由校长办公室、党委办公室、系统建设与特色学院建设办公室、职教集团管理办公室、国际合作与交流办公室、发展规划办公室、档案办公室合署办公。其主要的工作职能是：参与政务、管理事务、办文办会；综合协调、督促检查、对外联络；调查研究、决策咨询、事业规划；档案管理、综合统计、信息公开。学校办公室始终发挥着承上启下、协调左右、沟通内外的桥梁作用，它不仅是高校的核心部门，还是中枢机构，更是参谋部门。办公室工作内容复杂多样，在现如今多元化的发展模式下大大增加了高校办公室管理工作的难度，本文主要研究在新媒体环境下高校办公室管理如何转变观念，发挥主动性，创新管理方式。

二、新媒体概念释义

新媒体（New Media）概念是1967 年由美国哥伦比亚广播电视网（CBS）技术研究所所长戈尔德马克率先提出的。对于新媒体的界定，学者们可谓众说纷纭。什么是新媒体？新媒体分为狭义和广义两种：狭义的新媒体指传统媒体利用新的技术手段，比如网络等将内容进行传播，例如纸媒、广播、电视等机构。广义新媒体泛指一切利用新的技术手段进行信息传播的个体，不仅仅包括“媒体”行业，比如微信、QQ、微博等。新媒体的迅猛发展，掀起了传媒革命的新一轮浪潮。

三、高校办公室管理工作的特点

1、政策性。高校办公室作为学校行政管理中的窗口部门，核心部门，起到上传下达的作用。要做好新时代高校行政管理工作，必须以习总书记新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神武装头脑、指导实践，全面贯彻落实习总书记视察中办并同中办各单位班子成员和干部职工代表座谈会上提出的“五个坚持”的要求。

2、服务性。高校办公室作为学校的服务窗口，是协助领导工作的重要职能部门，要有“身在兵位，胸为帅谋”的参谋意识。既要当好参谋助手又要协调好各方面抓好落实。办公室工作人员要牢固树立服务意识，全心全意地做好本职工作。

3、综合性。高校办公室作为学校的综合办事机构，在工作中一定要树立全局意识、大局观念。办公室与其他部门最大的不同在于，学校各部门进行的工作，办公室都要关心和了解，做好规划统筹、做到胸有丘壑，并提出修改意见，供领导决策时参考。因此，高校办公室管理工作是综合性、全方位、多层次的协调性管理工作。

4、机要保密性。由于工作部门的特殊性，办公室工作人员常常比其他工作人员早知道一些学校上级的政策及领导的意图，这些内容在没有公布之前，都属于机密。包括涉及到保密文件、档案材料、人事安排调动、校长办公会、党委常委会等会议内容。对于这些情况，办公室人员必须自觉学习保密条例，做好保密工作。

四、新媒体环境下高校办公室管理模式创新的重要性

在当前高等教育快速发展，高校教育改革不断深化的形势下，高校办公室管理模式必须顺应时代发展，转变管理模式，寻求改革创新的路径。目前，中国已经进入了“新媒体”时代，微传播、微支付、微电影和微视频自2014 年开始构成了中国新媒体发展的“新媒体”景观。新媒体的出现对人们接受信息的方式以及态度发生了重大的转变，提高了人们对周围事物的关注度，形成碎片化效应。进入新媒体时代，高校办公室管理模式创新具有重要的意义。

新媒体、新技术应用的出现使得高校各项工作顺利进行，对高校办公室管理模式提出了新的要求，只有做好高校管理工作，提高高校效率，培养学生的创新能力，更好地服务于教学工作和科研工作，才能确保高校运转的合理性，促进学校的发展。更好地发挥其在学校管理工作中的纽带和中枢作用，起到沟通、协调、参谋助手的作用。

五、新媒体环境下高校办公室管理模式创新研究

1、以技术手段增强规范化管理，搭建新媒体平台，构建协同办公新模式。

随着时代的进步和科技的发展，高校办公室管理工作要与时俱进，应积极组织多媒体、互联网的普及活动，鼓励师生多接触新媒体，力争全面实现无纸化办公模式。例如，可以使用微信公众号，让学生关注并在公众号上发布新闻，让师生及时有效获取信息，并且保障学校与师生双方的沟通顺畅。与传统媒体相比，新媒体的扩展使得信息来源的渠道更加广泛。例如，可以通过校园网、微博、抖音等媒介，组织传播有利于高校发展的内容，定期开展大学生思想政治教育，引导学生有选择地接受网络新闻，帮助其树立正确的人生观，世界观和价值观。

同时，办公室管理人员要掌握新媒体阵地的主动权，借助新媒体环境条件提高媒介素养水平，不断创新，合理使用网络化办公工具——构建OA 协同办公管理平台，实现无纸化办公环境。通过这个在线平台系统可以完成任务布置、督办催办、考勤管理等功能模块，实现在线及时沟通、数据共享、移动办公等便捷服务，把办公室管理工作推向智能化、科学化及多元化管理。

此外，无纸化会议系统也是高校办公室管理模式的创新研究。随着计算机网络的飞速发展，多媒体会议系统的技术也迅猛发展起来。多媒体会议室不再只是简单的安装一个投影而已，而是选择安装无纸化升降式会议终端或者无纸化会议平板终端。会议中人手一台移动平板，就可以将高清的视频、电子文档传递到每一位参会人员面前，使用麦克风直接进行会议发言、投票表决、界面共享等。也可以利用手机投屏功能，将手机上的文件直接传输到会议平板终端进行资源共享。既减少了纸质的打印，做到绿色环保，又提高了工作效率，规范工作流程。

2、坚持以人为本，培养办公室人员的规范化行为，完善工作激励制度。

新媒体环境下高校办公室管理的日常事务繁多复杂，需要办公室人员提升管理水平，提倡人本管理理念，坚持以人为本，促进办公室成员之间的互动交流，沟通。

一是对办公室工作人员要定期开展思想政治教育，树立正确的价值观，不断解放思想，对工作内容学会取其精华，弃其糟粕，提高综合素养。其次应定期组织培训，优化办公室人员素养，不断加强自身的业务能力，尝试新的思路和工作技能，提高工作人员组织协调能力，沟通能力，文字综合能力等，有助于提高服务质量和整体业务水平。最后应完善目标管理，保证制度执行的效率。高校办公室的管理要有一套健全可行的规章制度、考核制度。将办事流程、行为准则等以条文的形式确立下来，不断鞭策办公室人员的自我危机意识。例如，岗位目标责任考核制度、会议室使用管理制度、公务接待管理制度等。对工作人员展开规范性、科学性管理，提高高校办公室管理水平。新媒体时代，要结合实际工作不断完善，使规章管理制度真正发挥其督促作用。

3、创新办公室文化建设，提升办公室文化品位与办公形象。

高校办公室作为学校的窗口部门，以“服务”为使命，更要注重文化建设。办公室文化建设主要包括物质文化和精神文化两个层面，物质文化建设主要是指办公室构造布局、桌椅设备等硬件办公设施。新媒体环境下，构建整齐、卫生、美观的现代化办公环境，有利于提升办公室工作人员的工作幸福感，增加工作积极性。精神文化建设主要是指构建办公室工作氛围，建设学习型办公室。例如，学习一些优秀的在线平台、办公室图书角、支部活动等学习交流方式，鼓励办公室人员主动、积极学习，培养优良的学习风气，并增强互动性和趣味性，营造健康、生态的办公室文化。因此，良好的办公室文化有利于促进人员的发展，形成积极向上的管理团队，提升办学品位，对构建和谐校园、提升教育质量有着重要的意义。

总而言之，在新媒体环境下高校办公室管理需要转变思路，创新管理模式，去构建一支高质量、高水平的行政管理队伍，促进高校健康、稳定地发展。