医院办公室档案管理工作开展研究

蔡燕琴

江苏省淮安市第一人民医院办公室，江苏淮安 223300

医院办公室档案中包含的各类信息和资料都是伴随着医院的日常运营所产生的，办公室档案管理的主要内容就包括与行政工作相关的各类文书档案，医疗科研资料，数据图表、会议报告以及医院的各类重大事件和重大活动的过程记录等，医院办公室档案的主要呈现形式有文字、图片、影像、表格等[1]。办公室档案之中包含的各类信息和资料是医院经营管理和改革发展的重要记载和见证，是医院非常宝贵的信息资源，通过对办公室档案的合理利用，能够帮助医院优化管理决策，为其提供基础的信息和数据支撑。当前医院在开展办公室档案管理的过程中，无论是在制度体系上，还是方式方法上，都存在诸多的不足，影响了医院档案管理水平的提升，不利于医院的健康和稳定发展，因此有必要结合医院办公室档案管理的特点及现状，探讨医院办公室档案管理的新模式，推动医疗改革向纵深方向发展。

1 医院办公室档案管理工作开展的重要性

1.1 提升医院综合管理水平

医院重视办公室档案管理工作的开展，有利于提高医院的综合管理水平。随着医疗体制机制改革的深入推进，医院做为给人民群众提供医疗服务的重要医疗机构，在改革和发展的过程中，不仅仅是要实现医疗水平的提升，还必须要做好医院管理的各项工作，保障医院的健康和有序运行[2]。 而档案管理作为医院综合管理的重要组成部分，切实提升档案管理质量和管理水平，强化档案信息资源管理，能够为医院各项工作的开展提供内在保障，同时通过创新医院档案管理方式方法，还能够为医院探索现代化和信息化的办公室管理模式提供示范，从而提升医院的管理效率，为医院的健康发展奠定重要基础。

1.2 提高医院医疗服务质量

医院重视办公室档案管理工作的开展，还有利于进一步提高医院的医疗服务质量。医院医疗服务质量的提升就有赖于医疗实践和各类医疗科研工作项目的推进，而办公室档案管理能够完整和如实地记录医院医疗实践的过程和结果，通过档案的归纳和整理能够为医院各项科研工作的开展提供最基本的数据和信息支撑，同时伴随着办公室档案信息化管理工作的深入推进，还能够加速实现医疗数据的共享，这也为医院科研工作的发展和进步提供了重要支撑[3]。除此之外，医院强化办公室档案管理工作的开展，能够提高档案管理的安全性和准确性，有利于更好地保护患者的隐私，从而构建良好的医患关系，提高医院的服务质量。

1.3 优化医院办公室管理模式

医院在开展办公室档案管理工作的过程中，探索档案管理的新方法，这在一定程度上有利于在整体上优化医院办公室管理的模式。 办公室是医院管理的基本单位，提升办公室管理工作的规范性和有序性，对提高医院管理水平具有十分积极和重要的意义[4]。 医院在进行办公室档案信息化管理的过程中，会予以人才结构的优化，同时强化办公室同其他各科室和各部门之间的联系，构建相应的管理和服务平台，从而有效带动医院办公室各项工作都朝着现代化方向发展。

2 医院办公室档案管理工作的特点

2.1 综合性

办公室一般是负责医院的一些综合性业务，在性质上属于综合部门，平时主要负责一些信息以及文件等的上传下达，同时参与医院的经营管理，负责一些重要活动的组织和开展。因此医院的办公室档案管理所涉及到的内容比较多，既有行政文件，又包括医疗业务和活动记录，使得办公室档案管理工作也呈现出综合性的特征[5]。在进行办公室档案管理的过程中，需要相关的工作人员对全部的档案资料进行收集和整理，同时还要负责督导和催办。

2.2 交叉性

医院办公室档案管理工作还具有交叉性的特征。办公室档案管理只是医院档案管理的一个组成部分，办公室也只是执行档案管理工作的主要部门之一，除了办公室之外还有人事管理部门、医疗科研项目部门、后勤部门以及医保部门等，每个部门都负责有相应的档案管理工作[6]。由于医院的某些活动是同步开展的，而相关的文件的下发和传递又具有多部门性，难免造成档案信息和资料的重叠和冗余， 办公室负责综合性的档案整理，这些交叉和重叠的档案就增加了档案管理的难度。

2.3 信息化

当前医院办公室档案管理工作在开展的过程中还存在着信息化的特征。伴随着信息技术的不断发展和互联网络的普及，医院办公室档案管理的数字化和电子化特征日益凸显，传统的纸质档案逐渐被取代，通过建立相应的办公室档案管理信息系统和平台，能够实现更为高效和全面的档案信息资料的收集和整理，大大提升了办公室档案管理的效率和质量。但是当前医院办公室档案信息化管理还停留在初级阶段，需要不断优化和创新档案管理的方式方法。

3 医院办公室档案管理中存在的问题

3.1 缺乏办公室档案管理意识

当前医院在进行办公室档案管理的过程中，普遍存在着管理意识欠缺的问题。医院的主要职能是为社会公众提供相应的医疗服务，医院在长期发展的过程中，也一直将医疗实践以及医疗科研等的工作放在第一位，从而很容易忽视档案管理工作的有效开展。 在这样的背景下，导致医院的办公室档案管理工作长期处于边缘化的状态，在工作中存在诸多的随意性和盲目性，档案资料和信息的收集整理不够科学规范，降低了办公室档案，尤其是医疗档案的利用价值，在一定程度上造成了信息资源的浪费。

3.2 缺乏健全的办公室档案管理制度

医院在开展办公室档案管理工作的过程中，还存在着缺乏健全的办公室档案管理制度的问题。进行办公室档案管理的最终目的就是实现对档案信息以及资料的科学和有效利用，但是由于缺乏制度和体系的规范和约束，办公室档案管理难以发挥其应有的作用。 具体表现为：①缺乏科学的档案管理体系，档案管理部门及职能机构比较混乱，办公室难以发挥协调和统一的作用；②缺乏档案管理责任机制，在执行办公室档案管理的过程中，一旦发生档案丢失、信息失等的问题很难进行追责；③体现为缺乏相应的办公室档案管理监督机制，难以保证档案管理程序合规，相应的档案督导和催办工作也得不到有效落实，使得办公室档案管理经常拖拖沓沓，效率不高。

3.3 办公室档案管理基础工作缺乏规范性

医院在进行办公室档案管理的过程中，档案管理基础性工作的规范性还有待提升。档案管理基础工作是提升档案管理水平的重要保障，档案管理的基础工作就包括档案收集、档案整理、档案鉴定、档案分类、档案保存以及档案应用等[7]。 由于办公室档案管理的内容比较复杂和繁琐，在执行这些基础工作的过程中很容易存在缩水的问题，从而影响了档案信息及资料的完整性和真实性，降低了档案资料的利用价值，不利于医院的健康发展。

3.4 办公室档案管理方式落后

当前部分医院的办公室档案管理信息化水平不高，所采取的档案管理方式方法还比较落后。虽然实现了硬件基础设施上的升级和改造，但是相应的档案管理软件和信息化系统及平台建设还处于初级应用阶段，功能不够完备，档案的信息服务质量有待提升。除此之外，医院办公室档案管理人员的专业能力和综合素质不高，不能很好地适应信息化发展的需求，阻碍了办公室档案管理信息化改革的进程。

4 医院办公室档案管理工作开展的优化策略研究

4.1 提高医院办公室档案管理意识

医院要做好办公室档案管理工作，提高办公室档案管理水平，就要从意识层面入手，转变医院经营发展的理念，真正地认识到档案管理的重要性。首先，医院要更好地适应现代化发展的要求，建立健全医院的现代化管理模式，将档案管理放在医院内部管理的重要和突出位置，为医院办公室档案管理工作的开展奠定重要基础[8]。其次，医院领导要对办公室档案管理工作有足够的认识，能够对办公室档案管理工作的各项安排做出一定的指示和批示，从而强化医院各部门、各科室对办公室档案管理重要性的认识，能够更好地协调和配合办公室档案管理人员开展各项工作。最后，医院宣传部门还要加大对办公室档案管理的宣传力度，利用医院内部网站以及宣传栏等对办公室档案管理的规范流程、重要作用进行宣传，为办公室档案管理工作的顺利开展创设良好的环境。

4.2 构建完善的医院办公室档案管理制度

医院要提高办公室档案管理水平，基础就在于构建完善的办公室档案管理制度。首先，医院要秉持档案管理“管用结合” 的原则建立健全档案管理的内部网络和体系。 办公室作为综合性管理部门，要强化办公室档案管理的协调性和领导性，可以设立三级档案管理体系，即专门档案管理部门—办公室—各级部门，这样能够充分发挥办公室的上传和下达作用，将办公室档案管理作为医院档案管理的中枢，从而更为有效地进行档案的收集、整理和分类[9]。 其次，医院要完善档案管理安全责任机制，采取分级管理的方法，在每个部门设定相应的档案管理责任人，统一负责本部门的档案收集整理和上报，一旦出现档案缺漏和丢失等的问题可以及时进行解决和追责。 最后就是要健全医院办公室档案管理监督机制、条例专门的办公室档案管理监督小组，保证办公室档案管理流程的规范性，同时负责督促其他相关部门的文档制作和上传，避免发生档案办理中止的问题，切实提高办公室档案管理质量和效率。

4.3 强化医院办公室档案管理基础性工作的程序性和规范性

医院要提高办公室档案管理水平，关键就在于做好办公室档案管理的各项基础性工作，进一步强化基础工作的程序性和规范性。首先是进行档案信息及资料的收集，要严格按照国家统一颁发的《事业单位档案管理办法》来进行规范化的收集，保证各类文书档案格式的统一性[10]。 此外，强化同医院各科室和各部门之间的联系，确保档案收集的完整性和全面性，为后续工作的开展奠定重要基础。其次是进行档案整理和鉴定，要对档案资料的真实性和有效性进行鉴定，对于超出存档年限或失去利用价值的档案资料进行筛除，之后按照一定的顺序分级分类地进行整理，在整理的过程中注意编制好相应的编目，方便后续的查询和利用。最后就是进行档案保存和应用，要严格地按照档案标记和整理的顺序去分批分类的进行档案的保存，对于纸质档案要严格遵守借阅流程，制作好复印件，安排专门人员进行档案室管理，对于电子档案要建立网络安全防护措施，同时做好备份索引工作，提升档案资料的利用率。

4.4 提高医院办公室档案管理的信息化水平

医院要开展好办公室档案管理工作，就要进一步提升档案管理的信息化水平。首先，医院要投入必要的资金，优化和完善档案管理的软硬件设施，搭建集信息收集、分类处理、高效检索、文档扫描、模板提供、资源共享等多功能于一体的办公室档案管理信息系统，完善档案信息资源数据库建设，进一步提升办公室档案管理效率。 其次，医院要重视对办公室档案管理人员的教育和培训，不断提高其信息素养， 掌握相应的信息技术应用能力，强化档案管理人员的主动服务意识，做好信息编研等的各项工作，更好地适应信息时代的需求，推动办公室档案管理的信息化建设。

5 结语

医院重视办公室档案管理工作的开展，充分的发挥办公室档案管理的中枢作用，能够切实提升医院的档案管理质量和水平，凸显医院档案的实际利用价值，促进医院健康发展。