事业单位干部人事档案管理专项审核问题探析

太春姬

延边大学附属医院人事处，吉林延吉 133000

干部人事档案是全面、准确考察与选拔干部的基础，人事档案中包含了个人成长、学习、工作的全部信息，通过对这些信息的全面审核，能够促进干部人事档案管理的制度化、规范化。事业单位在长期的发展过程中，干部人事档案专项审核与管理是基础性的工作，只有做好了这一工作，才能够加强干部管理，充分进行干部的科学管理，做到人岗匹配。一些事业单位存在干部人事档案造假的现象，主要集中在年龄与学历的失实方面，只有做好了干部人事档案管理的专项审核，才能够彻底解决事业单位人事档案造假的问题，为事业单位的发展提供基本的人事保障，使得事业单位人事档案管理专项审核工作能够顺利进行。各个事业单位要针对干部人事档案专项审核所存在的问题，进行相应的改进，推进事业单位的长远发展。

1 干部人事档案的重要性

1.1 考察和了解干部的重要依据

在干部人事档案中，往往包含了个人中学时代到当前的各种工作、学习与社会关系等信息，比如，考核、学历、职称、履历、党团组织关系、奖惩、职务、身份等，人事档案中所包含了的这些信息是干部成长经历的最为全面、真实的反映，通过对干部人事档案的管理，事业单位人事部门能够将人事档案作为审核干部“三龄两历一身份”的审核依据，进而从审核过程中全面了解干部的品性、职业素质等[1]。因此，人事档案为考察与了解干部的重要依据。

1.2 维护干部合法权益的可靠凭证

干部人事档案中，不仅包含了干部当下的全面信息，还包含了多年来的个人信息，其内部所包含的信息具有很强的历史追溯性，如果在事业单位的发展过程中，干部发现自身利益受损的情况，能够及时向有关部门反馈相应信息，干部可以向组织申请进行相关人事档案材料、信息的审核，维护自身的合法权益。因此，事业单位干部能够将人事档案作为维护自身合法权益的重要凭证。

1.3 对干部人事工作有规范、检查、监督的作用

事业单位的干部人事工作中，人事档案管理与审核是其中的重点内容，属于人事调研活动范畴。专业人员在进行干部人事档案的检查与管理过程中，需结合档案材料具体情况，进行相应的归类、整理与编码，还需要保持人事档案内各种学历、职称、党团等材料信息的完整性，通过对这些人事档案的科学管理，能够对干部人事工作启动重要的规范、检查与监督作用。

2 干部人事档案专项审核工作中存在的问题

2.1 对“三龄”的认定问题

2.1.1 对“出生日期”的认定问题 干部人事档案的专项审核中，“三龄”是重要的审核内容，其主要是年龄、工龄与党龄的审核。年龄审核主要是对出生日期的审核，根据国家对出生日期的认定标准，在事业单位干部的年龄审核中，需严格根据此认定标准来进行，始终坚持“公平公正、最先最早、全面取证”等原则。在“出生日期”的认定中，最为突出的问题就是出生时间记载不一致性、涂改等方面，这些问题往往是由于以下因素所造成：没有严格进行公历与阴历的区分，缺乏相关信息的备注；在工作或者入学等特殊的时间内进行了出生日期的修改；在出生日期的填写过程中，粗心大意导致信息填写错误所进行的涂改[2]。

2.1.2 对“参加工作时间”的认定问题 在工龄的认定方面，主要是要进行参加工作时间的认定，此认定时最为常见的问题就是时间记载的不一致。在我国事业单位中，年龄偏大的一部分人参加了知识青年上山下乡等活动，此类情况在档案中并没有规范性的审批材料，一些材料中只有相应的工作经历登记，并没有详细的工作日期；企业管理的规范性不足，在劳动合同书中的签订时间并没有与录用时间保持一致；应届毕业生的毕业时间与参加工作的时间之间的衔接性不足。

2.1.3 对“入党时间”的认定问题 事业单位人事档案的管理与审核过程中，也常常存在入党时间记载不一致的情况，主要是由在党的不同历史时期内，党员的入党时间计算方法存在一定的差异性所造成的。

2.2 对“二历”的认定问题

2.2.1 关于学历材料的收集 干部人事档案的管理与审核过程中，学历认定需以教育部所规定的学历、学位管理要求为基础，主要包含了全日制教育与在职教育。在学历学位的管理方面，如果是普通全日制教育，需根据全日制教育的认定方式进行。事业单位人事档案的管理过程中，需注重学历材料收集，保障学历材料的完整性，在审核过程中，需对入学手续、毕业情况等各类的学籍材料加以审核。一些事业单位在学历材料的收集方面，并没有注重材料完整性、正确性的审查。

2.2.2 对“学历”认定的问题 在学历认定方面，缺乏规范、严格的学历认定。比如，在本科学历的认定方面，发现一些干部的本科院校没有《函授学士学位决定》，针对这种情况，相关审核人员需要与此院校核对实，并注明原因，且要保障学籍材料的完整性，尤其是要使学籍材料中包含完整的学习成绩表与毕业生登记表；硕士学历的认定方面，部分院校没有单独的《函授硕士学位决定》，且要有学习成绩表与毕业生登记表。总之，在学历的认定过程中，尤其是要注重学习成绩表与毕业生登记表的审核。事业单位人事档案管理专项审核中，在学历的认定方面，常常存在认定不规范、审核不到位的情况，一些干部存在学籍材料缺失的现象，针对此现象，相关人员需到教育部门出具学历证明，到所在毕业院校查找相应的学历证明。

2.3 “一身份”信息的认定

在身份信息的认定方面，主要是要对学历、招工、就业报到证等各种材料的审核，在身份信息的审核包含了诸多方面的内容，在实际的审核过程中，常常存在信息的不一致等现象。一些干部在日常的工作中不重视信息的填写，在人事档案材料中所包含的身份信息并不能完全保持一致，往往会出现多个出生年月等情况，比如，在填写的过程中，没有区分公历与农历。

3 事业单位干部人事档案管理的相关策略

3.1 提高思想认识

在事业单位进行干部人事档案的管理过程中，要提高人事档案管理的有效性与规范性，发挥人事档案在全面了解干部方面的重要作用，事业单位相关部门要充分认识到干部人事档案管理的重要性，从思想上提高认识[3]。干部人事档案中的相关信息直接反映了干部的思想意识、职业道德素质、诚信度等，可以作为事业单位培养、考察与选拔干部的基础，因此，从这个角度来看，干部人事档案的管理与审核至关重要。在事业单位的长期发展过程中，只有做好了干部人事档案的科学管理，才能够从根本上发挥干部人事档案在事业单位人才选拔、任用方面的作用。事业单位只有从思想上认识到了干部人事档案的重要性，才能够制定相关的策略，由专业部门、专业人员来完成干部人事档案的管理与审核工作。

3.2 严控人事档案材料质量

事业单位要提高干部人事档案管理的整体水平，就必须在干部人事档案材料的收集方面，严格进行人事档案材料的质量控制，严格根据国家的相关标准与要求，进行人事档案材料的质量管理。首先，事业单位要逐步改进材料收集方式，在传统的材料收集方面，相关人员主要是被动进行材料的接收，而在新的管理模式下，专业管理人员需在人事档案材料的收集方面具有主动性，逐步向事业单位的人员索要材料，进行各项材料的逐项登记，及时查漏补缺，建立专业的材料入档单，对于缺漏材料要及时补全[4]。其次，强化材料的鉴别，在干部人事档案材料的质量管控过程中，需保障各项材料的真实性。相关的人事档案材料管理人员需严格遵守相应的人事档案材料收集与管理规定，确定各项人事档案材料的归档要求，及时将各种的材料加以分类归档，检查各项材料中的相关信息是否完整与准确。最后，严格审核关卡，在干部人事档案材料的管理方面，需首先采用两人“背靠背”的独立审核方式进行逐卷逐页的初审，初审没有问题以后，进入复审阶段，专业审核人员需严格把控人事档案材料的质量，只有质量合格以后，才能够归档。

3.3 构建数字化档案管理体系

当前，随着事业单位的不断发展，事业单位所包含的人事档案材料日益多样与丰富，多数量、多类型的人事档案材料加剧了整体的材料管理与审核难度。为了提高事业单位人事档案管理的水平，事业单位需结合人事档案管理、审核的现状，逐步利用现代化的信息技术、数字化技术等，构建数字化档案管理体系。数字化档案管理体系的构建能够对人事档案材料实施信息化管理，节约在人事档案材料管理方面的人力资源投入，最大程度上提高人事档案管理的效率。数字化档案管理体系的构建下，事业单位需从遵守相应的工作要点：①结合事业单位人事档案管理的具体要求，进行岗位责任制度的科学划分，落实人岗匹配的原则与制度，根据事业单位内人事档案管理的内容，配备专门的人事档案管理人员，实施规范化、程序化管理[5]。②实施制度化管理。由于事业单位人事档案管理的内容、流程相对繁杂，在实际的管理工作中，事业单位需制定完善的管理制度，在制度中明确规定档案收集、鉴别、归档、转递、查阅等的具体要求。③建立信息化档案管理系统，将各种纸质化的材料整合为电子材料，形成一体化信息管理系统，在该系统内实施整合、分类等综合管理。

3.4 完善人事档案管理机制

事业单位通过完善人事档案管理机制，能够为实际的人事档案管理工作提供重要的制度支持与指导。事业单位内的人事档案管理部门与人员能够严格根据人事档案管理机制的相关制度规定来开展相应的工作。针对当前事业单位所存在的“人档合一”的管理格局，各个事业单位需结合人事档案管理的具体情况，加强对人事档案管理与用人单位管理相剥离的管理机制探索，从而建立更为专业化、规范化的人事档案管理机制。在事业单位的人事档案管理工作中，逐步构建档案追责制度，有效保障了责任制度的落实，使得相关的人事档案管理人员都能够在自身的岗位上做好自己的工作，避免岗位工作漏洞所造成的人事档案工作中存在问题，当出现人事档案管理问题以后，及时追究相关人员的责任，用责任制度的落实以提高人员工作的积极性与主动性。档案检索方式的完善能够对各种的档案材料开展分类管理，提高检索的效率。事业单位相关管理人员需结合人事档案材料的具体情况，建立多种的检索方式，为人事档案材料的利用提供便捷。

近年来，在我国事业单位规模逐步扩大的过程中，为实现事业单位内干部任免、考察与选拔的规范化、制度化，各个事业单位都在积极探索干部人事档案管理的新途径，以加强干部人事档案管理专项审核的标准化、规范化，发挥干部人事档案材料的参考价值。但是，事业单位干部人事档案管理的专项审核中，依旧存在着一些问题，在未来的发展中需着力解决这些问题，提高干部人事档案管理的整体效率与质量。