企业电子档案管理的应用与发展

王会丽 邹平市码头镇人民政府

随着计算机的普遍和5G 技术的应用，企业电子档案管理的应用与发展有了过硬的技术支撑。一家企业要想得到长足的发展，企业档案管理必定要放在重要的位置。与以前纸质档案相比，电子档案有其独特的优势，与此同时，要尽量避免电子档案中存在的不足。

一、充分认识企业电子档案的重要性

通过笔者实地调研和走访，发现不少企业尤其是中小企业缺乏专门的企业档案管理部门和人员，没有充分认识到企业档案管理的重要性，普遍存在不重视企业档案管理的现象。提到电子档案管理，更是表示目前根据企业情况，暂时不会考虑。

（一）做好企业电子档案管理，要提高责任感

仅仅认识到企业电子档案管理的重要性，并不意味着能够做好电子档案管理的工作。做好企业电子档案管理，要提高责任感。责任感首先体现在要熟悉档案情况。有的企业档案管理人员对本单位的企业流程不熟悉，不了解，这样是做不好企业档案管理的。一个有责任感的管理人员首先要熟悉企业的各个工作流程和工作步骤，这是做好企业档案管理的基础。其次，要熟悉计算机操作，把纸质档案转及时录入有关计算机系统，建立本部门的电子档案管理系统。

（二）做好企业电子档案管理，要把好质量关

企业电子档案管理不是一个筐，什么都要往里装。电子档案管理要注重筛选有价值的档案资料进行保存。企业档案要注重能够反映企业价值的资料，如一些设计的初稿、重要的会议资料、人事调动、工资变动等等有关企业发展、人事、财务等方面的信息。做好企业电子档案管理，要把好质量关，要选好用好档案管理人员，要挑选平时工作细心、耐心，最重要的是要有职业操守的工作人员。在工作中，能够有一颗公心，一心想为企业谋发展，而不是借工作便利，为自己谋取不正当利益。

（三）做好企业电子档案管理，要注重团结合作

企业作为一个“大家庭”，要得到更好的发展，离不开各部门、全体工作人员的团结合作。大家劲往一起使，拧成一股绳，才能把企业这个大家庭建设得更美丽。做好企业电子档案管理是同样一个道理，不可能单单靠档案管理的几个工作人员就能做好这项工作，它需要企业内部各个部门的合作。

企业档案资料都是由各个部门提供的，档案管理人员把各个部门提供的资料整理汇编形成了企业档案。不难看出，只有各个部门团结合作，才能将企业电子档案管理做好、做细、做精。如果在提供原始档案的环节出了问题，档案管理人员是无法做好档案管理工作的。

二、企业电子档案管理应用与发展的原则

电子信息时代，效率是第一位的。企业的发展要想走在前列，要把效率放在关键位置上。企业电子档案的应用与发展要把握三个方面的原则，一是及时性，二是真实性，三是精简性。只有把握好这三方面的原则，才能促进企业电子档案管理的长远发展和应用。

（一）把握及时性

企业一些重要的会议和一手资料要及时保存并录入系统，一方面防止资料丢失，给企业带来不必要的麻烦；另一方面防止资料泄密，及时保存，不让别有用心之人窃取企业发展成果。其他一些涉及公司发展、人事调动、财务信息等的资料也要及时保存。把握及时性原则，才能发挥档案管理工作应用的价值。有些涉密资料，涉密时间长短不一，只有及时保存，才能保证其机密性。如果过了涉密期限才想起保存资料，档案管理工作就失去了本来的意义。档案管理人员一定要打起一百分的精神，将重要资料及时录入系统，把及时性原则始终牢记在心里。

（二）把握真实性

辨别资料的真伪，需要档案管理人员练就一双火眼金睛。只有真实的档案信息，才能真正体现企业的发展轨迹以及企业发展过程中存在的问题。把握真实性也是做好电子档案管理的重中之重。纸质档案，人们可以通过笔迹、记录时间、手印等明显资料辨别档案的真实性，而电子档案并不具有这些有利条件。电子档案录入过程中，使用统一的电脑字体，时间等信息也可以很容易修改而不留痕迹，这些都给电子档案的真实性带来了不利的影响。从一定程度上说，现在还无法很好地辨别电子档案的真假。档案管理人员在录入电子系统时，一定把握真实性原则，从而保证企业档案资料的价值和真实性。

（三）把握精简性

冗杂的档案不利于查阅资料，而精简的档案更有利于有效、快捷地查阅到需要的资料。把握精简性原则首先要做好归档分类，档案资料要按照一定规则分门别类，如人事档案、工资档案、党员档案等等，要按照时间顺序，建档归纳，方便后期查找。其次要做好筛选，同样的资料不要重复存档，认真研究每一份档案资料，把价值高的资料及时存档，有些资料并没有保存价值，这样的资料要认真甄别，及时剔除，做好“舍”这篇大文章，才能更好做好“得”。最后要提高数据检索能力。传统纸质档案，只能通过人工一份份翻阅，才能找到需要的资料，耗费时间、耗费人力，如果不够仔细，有可能第一遍找不到需要的资料，需要再重新翻阅查找。企业电子档案的应用，就能有效地避免这一问题。电子档案的优势就在于，输入检索词，就能快速定位到需要的资料，快捷、方便。

三、企业电子档案管理的应用与发展方向

企业电子档案管理是大趋势，是未来的发展方向，各个企业要充分重视企业电子档案管理的应用与发展。一方面要正确看待电子档案管理的不足和弊端，积极改进。硬件设备设施要及时更新，拿出专门的资金用于购买硬件设施、维护系统，培养专门的管理人员。从近处看，电子档案管理可能会需要资金，但从长远看，电子档案管理带来的优势是传统纸质档案资料无法企及的。另一方面要足够重视电子档案管理。随着大数据的应用与发展，电子档案管理要与时俱进，充分利用大数据的优势，做强做大做好电子档案。建立云端储存，有效解决存储空间的不足；增强数据分析服务，有效满足各种客户的需求；提高数据检索能力，有效解决查阅资料的麻烦。