新时期如何做好人事档案管理工作

重庆巨能建设（集团）有限公司

事业单位的人事档案主要是对于人员基础信息的记录，包括了学习、工作经历等不同层面的内容，可以让事业单位对于人员有更加深刻的了解。人事档案对于人力资源开发有着重大价值，事业单位要紧随时代发展的步伐，对于人事档案管理模式进行不断的优化和创新。信息时代的到来，为档案管理带来了全新的机遇。

一、人事档案管理工作的重要性

人事档案是以特定的形式存在的文件、资料等，随着社会的发展和时间的推移，档案的类型、数量等逐渐增加，一部分人事档案采用科学的保存和管理方式永久地保存，另一部分人事档案由于多种原因损坏、丢失。人事档案涉及的内容众多，例如企业人事任免、个人工作经历等，是进行人员晋升评价、奖惩评定等的重要依据，通过强化人事档案管理，能够显著提升人事管理水平与质量。通过对人事档案进行分析，能够对工作人员的实际工作表现进行客观、真实的认识，为企业人才的选拔与任用提供可靠的参考，保证企业人力资源安排的科学性和合理性。

二、新形势下人事档案管理工作的困境

（一）思想观念落后

当前人事档案管理思想上存在两种极端：神秘论与无用论，这两种极端的思想严重阻碍了现代人事档案管理工作的顺利开展。国有企业的人事档案管理者往往重视领导人员的人事档案管理，忽视一般管理人员的人事档案管理，因此一般管理人员的人事档案材料缺失问题长期得不到处理。干部档案和人事档案是种与属的关系，国企的人事档案管理的着眼点不仅仅是干部档案。国企人事档案管理者常常重干部档案，而忽视对一般管理人员的人事档案管理。

（二）人事档案管理模式滞后

尽管很多事业单位已经在推行人事档案管理信息化改革，但是目前的工作管理模式仍处于半人工半自动阶段。纸质档案和电子档案并存，很多事业单位将人员详细的信息记录在纸质档案中。在信息系统中只是最基础的信息，对于人员的实际表现、工作经历都没有录入到电子档案中，导致人事信息不同步，对于信息的保存、查询造成较大影响，使得档案管理信息化建设流于形式，根本没有发挥出档案管理信息化的实际功能。

（三）弃档、造假现象

以部分国有企业为例，国有企业在改制的过程中有大量的人事变动，相关人事档案材料并未妥善处理，给企业带来了很大的劳动争议隐患和不确定因素。某些单位对自己的工作人员疏于管理，需要查看工作人员档案的时候，经常摸不着头脑，不是找不到寄存单位，就是因个人原因丢失，这都是对个人档案不够重视引发的一连串问题。另外，目前档案造假现象已经风生水起了，有部分人为了能够应聘上心仪的职位，会采取一些特殊方式来伪造个人信息。

三、新形势下人事档案管理工作的改进措施

（一）加强宣传教育，树立正确的人事档案观

加强宣传教育，在全社会树立正确的人事档案观。摒弃人事档案神秘论与人事档案无用论的极端思想，人事档案部门更新观念，与时俱进，加强管理，不断拓展人事档案的形式和内容，增强人事档案的使用价值，发挥人事档案在人力资源开发建设中的作用，使得政府、单位、组织充分认识人事档案工作的价值；对于个人，要加强人事档案重要性的宣传教育，使每个人充分认识到“人事档案作为记录个人经历、政治面貌、品德作风等内容的文件材料，发挥着凭证、依据和参考的作用，很多关键的个人证明等手续都‘绕’不开档案这一关”。人事档案在签订劳动合同、计算工龄、工作流动、考研、报考公务员、转正定级、职称申报、办理养老保险、先进提拔等方面都有重要作用，使每个人都认识人事档案与自己的利益密切相关，积极配合人事档案管理部门做好人事档案管理工作。

（二）优化人事档案管理模式

在实际的事业单位人事档案管理过程中，要强调管理模式的优化进程，确保人事档案管理的各个流程符合信息化建设规范，积极搭建完善、实用的人事档案管理数据库。这不仅有助于档案管理系统的科学化、规范化建设，还为事业单位的可持续发展奠定坚实基础，另外，人事档案管理信息化系统能够实现自动分析、归类以及排列等任务，提升了档案管理人员的工作效率和质量。

（三）加大对信息化建设的资金投入

在事业单位中，提升档案管理工作的重视程度可以有效地促进事业单位的发展，良好的工作设备可以帮助工作人员更好地提升档案管理的工作效率，因此，管理人员应当提升档案管理相关软硬件设备，进而更好地展开员工档案管理工作，无论是事业单位的未来发展走向还是帮助事业单位获得更好的发展，都需要建设完善的档案管理机制，帮助档案管理获得更好的发展，相关部门应当提供更为丰富的人力物力资源，进而帮助人力资源档案更好的建设。硬件设备主要是指计算机及其相关设备等办公需要的硬件设备，作为相关档案管理的工作人员，应当充分了解相关信息，将信息档案开发作为核心展开，相关员工应当了解信息技术在档案管理工作中的作用，进而更好地选择适当的角度，从基础内容展开分析，提升档案工作效率。相关负责人应当明白信息化对于档案管理的作用，提升自身对于引入信息化的重视程度，进而更好的为档案管理投入一定的资金，帮助档案管理工作人员更好的开展工作。

四、结语

人事档案管理工作不仅与个人利益相关，还是国家人力资源管理、开发和利用的重要基础，因此，在新的历史条件下，我们必须针对人事档案管理工作出现的新问题，采取切实可行的措施、规范，促进人事档案管理工作健康发展。