新时期医院档案管理与利用分析

段岩 保定市第一中医院

新时期医院强化对档案的管理和利用，是推动医院高质量发展的关键，必须要把档案管理做成记忆工程，利用档案中记录的珍贵数据来指引医院的建设。但如何进行档案管理，如何高效的利用档案来指引医院建设却是非常值得思考的问题。

一、医院档案管理的路径

新时期，党和国家高度重视档案工作，强调要把档案工作当作记忆工程来做，医院档案管理显然要做成记忆工程。而随着信息技术的进步，医院档案管理信息化是必然的趋势，同时在云物大智移等技术的支持下，数据化的档案管理已经成为可能。因此，医院档案管理必然要用更加现代化的管理手段以及现代化的保护技术来对医院形成的档案进行更为科学的管理。其中一个核心的问题是如何找到纸质档案和电子档案双轨并行的平衡点，突出电子档案方便共享特性的同时，做好纸质档案的保存保管工作。

为此，医院必须要针对性地梳理档案管理的流程，然后依托现代信息技术重新构建医院档案管理方法。PDCA以及SDCA是非常不错的方法，PDCA和SDCA是管理领域非常著名的两个循环体系，其中PDCA相当于全面质量管理，包含计划、执行、检查以及处理四个要素。SDCA具有标准化的特征，其四个要素是标准化、执行、检查和总结，包括所有和改进过程相关的流程的更新。在医院档案管理中引入这两个循环，主要是利用PDCA来分析医院档案管理的问题，并对问题进行改进，形成标准化的档案管理方法体系，然后用SDCA来进行巩固。通过对管理流程的优化，形成标准化的管理体系，也就是必须要有章可循、有法可依，档案管理的各个环节从资料收集，到归档，再到扫描成电子档案存入计算机都要条理清晰，目的明确。但注意标准化规范化不能僵化，因为档案管理是一个动态过程。所以档案管理必须要持续地改进管理体制机制，以适应不断变化的档案管理形势，尤其是为了适应新信息技术的应用，必须要对管理体制进行重塑，并且特别加强对电子档案的管理，电子档案方便了档案的共享利用，但是电子档案只要共享就会用到网络，而在网络节点之间的交互过程中，很可能遭遇被抓取的问题，这非常可能造成档案信息的泄露，特别是一些敏感信息，因此必须要加强电子档案的安全管理，特别是利用云服务的医院，必须要科学地利用现有技术手段加强档案信息的安全性。

对于纸质档案而言，也应当采取合适的方法来进行保管，特别是一些珍贵的纸质档案，无酸卷盒是目前比较理想的一种纸质档案保存方法，无酸卷盒不易老化，耐腐蚀，非常适合长期保存，注意一个保存盒中应当存入一个类型的文书档案，卷盒上要完善卷宗号、类别代号、编号等等信息，当然也可以在盒子上加上一个电子标签，用于记录盒内所有档案的信息，只需要扫描标签就可以查看档案的维护情况，包括最近的一次维护，是否有档案出借、保存的期限等等。

二、医院档案利用的策略

档案管理的最终目的是要利用档案来指导医院建设，档案必须要利用起来才能发挥其最大价值。医院档案管理人员要坚持到位而不越位，强调服务周到但不给医院建设添乱，发挥档案管理的专业特长，立足指导，全方位地为医院的工作服务，积极但不冒进。医院工作做到哪里，档案的业务就跟到哪里，为医院工作提供有效依据。

为此要积极开发档案信息资源，多渠道、深层次以及创新性地开发档案的信息资源，为医院业务、医院管理以及医院患者提供服务，比如利用大数据技术，数据集成与共享技术，以电子病历为核心，组建一个服务各科室医务人员的平台，通过汇总医院的病历，并对各科室医务人员共享，然后利用相应的算法，由计算机自动对比历史档案资料，为新病例的诊断、治疗提供一些依据，供医务人员参考，当然随着数据的不断汇总，还可以基于大数据的可视化分析，对提高医院治疗水平、服务水平提供帮助，更进一步则还可以对居民健康做出分析，进而实现智慧医疗。再比如利用医务人员档案资料，帮助医院人力资源管理做出人事决策，在任何一个领域，人事决策都是最难的一个环节，利用医院的医务人员档案了解每一位执业医师的能力、经历、培训考核、科研创新、职业操守等等，从而为医院人力资源管理梳理出人才，并为人事决策提供一些参考意见。

很显然，医院管理者要用好医院档案，就必须要强化信息化建设，通过对档案的数字化改造，能够实现档案快速高效的共享。因此，医院要以信息化建设为基础，不断完善IT环境，通过构建功能强大的计算机、服务器、网络设备等等来打造完善的硬件基础，进一步配备适应数字化、网络化的档案管理服务系统，建立数字化档案管理平台，并面向有需求的人士提供档案服务。

综上所述，新时期医院档案管理应当做成记忆工程，要科学地处理电子档案和纸质档案管理的平衡问题，通过高效地管理和科学地利用发挥档案资料的价值。“管”是档案有效利用的重要保证，而“用”则是档案管理的最终使命，医院要“管用结合”突出档案价值，以此来指导医院建设。