大数据时代国有企业人事档案数字化管理策略分析

张秋芬 浙江省能源集团城市燃气有限公司

现代信息技术带给企业无限的挑战和契机，尤其是在信息数据层面，数字技术给予的帮助可以让企业处于一个效率化的环境和氛围，信息与沟通以及数据的保存管理可以让企业朝着现代化的步伐前进。大数据时代下，国有企业数字化管理的要求是依据社会的发展需求制定的，而基于此，我们可以从中思考一些有效的策略来优化人事档案数字化管理。

一、大数据时代对人事档案管理的要求

（一）保证企业人事档案存放与保存的完备性

在大数据时代下，传统的人事档案管理工作已经无法满足企业的需求，尤其是对于中大型国有企业而言，职工人数颇多，人事档案的数量已经达到上千甚至上万册，传统管理已无法很好地保证管理质量和效率。在这样的情况下，人事档案信息工作必须与现代接轨，保证企业人事档案存放与保存的完备性。存放与保存是一个比较复杂的工作，在传统的工作过程中，必须有一个较安全较大的专业档案库房才能完成存放，而保存也需要很多的步骤和工序。其次，人事档案材料随时随地都会形成，从入学开始，人事档案材料就会随之产生，学校毕业后进入企业工作，职工入职、工资定级、职务晋升、年度考核、奖惩等直至退休会产生一系列的人事档案材料。而在当今时代背景下，任何企业对于档案信息的存放和保存都有着较高的要求，数字化的管理措施落实势在必行。

（二）保证企业人事档案信息内容的安全性

档案信息的安全性是档案管理工作的重点，而在传统的档案工作过程中，常常无法有效地保证档案的安全性，容易出现错漏、遗失、被盗的情况，最严重的还可能出现非法篡改、非法破坏的情况，因此，在大数据时代下，企业对人事档案管理的安全性要求程度较高，必须要保证信息数据不被破坏、盗取。同时，也必须保证人事档案信息不被网络病毒侵犯、干扰。为了提升人事档案管理的安全系数，一定要建立专门的管理员账号才能登陆人事档案信息化系统，采用u盾等具有防护作用的硬件设备保护人事档案信息安全性和保密性。除此之外，要做好科学的分类工作，职工档案名册必须要按姓氏拼音或持姓氏笔画进行分类，这样一来可以快速的找到职工人事档案的内容，也有助于方便工作人员及时的发现人事档案丢失的问题。

（三）数字化人事档案管理的技术水准

在应用大数据技术来优化人事档案管理工作的时候，人事档案管理的重点由存放、保存转移到了数字技术水平的提高。企业可以通过云计算、大数据库来对人事档案信息进行资源调配，还可以利用信息加工技术进行人事档案库的重新构建。工作人员要利用大数据技术做好数字化人事档案的分类和整合工作，比如在大数据系统中可以利用汉语拼音的编号法进行档案的分类，并且在系统中规定姓氏按照拼音字母的次序排列，第一个字母相同再按第二个字母次序排列，从而实现自动化的数据处理效果。还可以根据人事档案数字化加工的内容，直接在人事档案管理系统中生成人员的简历及各种所需信息，直接应用在工作中。因此，在大数据时代下，人事档案数据管理要求还包括必须保证数字化人事档案信息管理技术水准的不断提升，从而处于一个较高的水平。

二、大数据时代企业人事档案工作的优化策略

（一）不断推动企业档案数据库建设

在收集系统完善以后，对于国有企业而言，必须推动本企业的档案数据库建设的发展，只有这样才能保证档案数据管理工作得到优质化的建设。首先，可以在原来资源库的基础上升级开发企业人力资源信息数据库，在其中可以添加一些以往没有的人事档案数字化档案库资源。其次，数据库建设要积极创新，在国有企业中，必须注重企业档案管理工作的创新，引入更多的创新理念来满足现代化建设。最后，人事档案数据库要注重开发技术的引入。第一，选择高端技术企业进行合作，加大投资力度，只有这样才能保障数字化人事档案管理工作的安全性和高效性，数字化数据库的建设才能够满足国有企业的个性化的需求；第二，做好数据的备份保存工作，在新技术应用之前要进行检测工作。

（二）人事档案数字化的管理

在大数据背景下进行人事档案管理工作时，需要突出人事档案数字化管理的特征，将数字化的技术和信息技术融入到人事档案管理工作的各个环节中，实现现代化的转型。比如在进行人事档案鉴别的过程中，要充分的发挥大数据技术的优势，结合大数据库中的内容，保证实际工作的有序进行。工作人员要利用大数据技术来判断这一归档文件是否属于某一立卷对象的个人档案，是否要划归到个人档案的内容中，并且还需要用大数据技术来查看这一档案资料是否是非常齐全的，和本人交代的内容是否存在着一致性的特征。最后要全面的检查一些材料的手续是否完备，一些材料是否有盖章，如果有盖章的话，那么要利用大数据技术中的扫描技术进行归档性的记录，从而保证人事档案管理工作效率的提高。在人事档案管理工作中，还需要做好人事档案的检查和核对工作，工作人员要利用大数据技术来对人事档案的数量进行多方位的检查，以提高人事档案保管和保密效果为主来开展日常的工作。

三、结语

信息科技时代下，在人事档案管理工作中，海量的档案信息需要有效的手段来优化管理，大数据就是一种有效的方式，企业可以根据现实需求将大数据技术引入企业人事档案管理工作中，继而通过提高数字化管理效率、数字化技术人员的能力等等方式来进一步实现人事档案信息大数据管理的有效资源配置，拓展企业的信息发展空间，为企业提供更全面有序的人事档案信息。