PDCA循环在传染病重大专项项目管理中的应用与成效

■ 姜晓颖 张 迪 郑晓静 李 琦 唐神结 弭凤玲

近年来，PDCA理论被广泛用于医学课题申报[1-2]、医院科研质量管理[3-4]、科研论文管理[5-6]等方面。传染病防治专项作为民口项目首次被纳入国家科技重大专项，研究任务艰巨，涉及范围广泛、参与单位众多，并且资金数额巨大，因此加强全过程管理十分必要。首都医科大学附属北京胸科医院（以下简称“我院”）针对近年申报和管理的传染病重大专项工作中遇到的问题，运用PDCA循环管理方法，进行分析并提出解决方案，实施后再进行验证与总结，取得明显成效。

1 计划环节（P）：分析项目特点，找出影响申报因素，制定针对性解决方案

1.1 分析项目特点，找出重点申报人员

重大专项课题与一般的课题不同，因为涉及国计民生，纳入国家规划，属于国家重点关注和发展的领域，并且资金数额大，所以要求课题承担者需要有一定研究基础和经验，最好在研究领域有一定声誉和成就。前期，我院依靠部分有经验和能力的专家和科研人员，获得了重大专项“十一五”“十二五”课题的立项，但其中部分人员项目数达到饱和，时间和精力方面不允许申报新的项目，如果继续申报，会影响课题实施的质量；另一部分人员具有一定的科研实力，并且有“十一五”“十二五”期间积攒的科研经验，是申报“十三五”课题的中坚力量。医院视这部分人员为申报各自专业课题的重点对象，对其进行重点关注和培养。还有一些资质和背景较好的中青年医务人员刚取得一些项目经验和成果，存在一定的科研热情，但他们本身有繁重的临床任务，而且还需要更多的专业沉淀，对于这些人员以动员和培训为主，逐渐积累科研经验和学术成就，使其在以后的项目申报中成为中坚力量。

1.2 引进科研方法学人才，加强培训，提高方法学思维和水平

科研管理部门在对重大项目申请书进行形式审查过程中发现申请人标书设计和撰写水平亟待提高，普遍存在研究目的、研究目标区分不清，研究内容阐述晦涩，书写口语化等问题。对于此，医院针对性安排专家予以辅导。科研管理部门建立专门的专家库，包括领域专家和方法学专家，抽取合适的专家为科研人员提供辅导，必要时进行一对一辅导。

通过近几年的标书审查，基础科研人员和临床工作人员都过分偏重于基础或临床研究内容本身，而忽视了方法学。一些科研人员没有意识到方法学的重要性，还有一部分科研人员根本不懂方法学。针对以上情况，医院于2018年和2019年分别引进1位流行病学人才和1位统计学人才，对具有流行病学和统计方法学需求的科研人员进行预约式辅导，采取面对面、一对一的讲解方式，直到咨询人员理解透彻为止。此外，定期举行方法学培训和讲座，系统培训和讲解流行病学和科研方法学等知识。科研人员普遍反映这些辅导和培训对自己帮助很大，提高了科研意识和方法学认知，不但在项目申报中起到重要作用，在项目实施过程以及数据分析中也发挥了重要作用，对于项目结束后发表高水平科研论文也大有裨益。

1.3 通过绩效考评，建立项目立项者激励机制，提升项目申报积极性

绩效考核涉及医院每年排名和奖金分配，因此重要性不言而喻。我院于2014年建立了科研绩效评估体系，国家级科研项目的立项和申报都占有一定分值，其中牵头重大专项课题在立项项目计算方法中赋值25分，占激励指标的最高分值。是否获得重大专项项目资助很大程度影响了科研绩效考核的成绩和排名，意味着会影响科室和个人的奖金，因此也极大促进了重大专项项目申报的积极性。除了工资奖金上有所体现，重大专项课题负责人和成员也将获得丰厚的奖励奖金，在每年的医院科研总结大会上立项者将得到表彰，也是荣誉的一种体现。同时，重大专项课题立项在全员关心的职称晋升和岗位晋级打分中也占有重要比重。基于以上激励措施，足以刺激科研人员申报积极性。

1.4 联合财务、审计等部门对科研人员进行经费预算编制与执行培训

国家文件与北京市政策都一直提倡解放科研人员，不让科研人员被过多经费的填报、预算与报销束缚[7]；然而，现实工作中缺乏专职或专业的财务人员替课题负责人承担这些任务，直接导致这一要求执行困难。这就需要医院在科研财务管理过程中给予课题申报人适当的帮助。面对经费预算和管理的疑问，科技处联合财务处、审计处、纪检处对科研人员进行预算编制与经费执行培训，内容包括预算编制的意义和内容、应该注意的问题、课题经费审计要点、应规避的问题等。我院根据国家和北京市相关科研经费管理政策，于2017年修订并出台了本单位的科研经费管理制度。在此过程中与科研人员沟通讨论，使制度能够更及时有效地落实并满足科研人员的需求，营造合理适度的经费管理氛围，让科研人员能够更专心地做好科学研究。

2 执行环节（D）：成立重大专项管理办公室，制订相应规章制度

2.1 成立重大专项领导小组

成立以院领导为核心的领导小组，院长任领导小组的组长，副组长由医院其他领导担任。领导小组负责全部重大专项课题的领导与指导、监管和督促，以及重大事项的审定和决策。

2.2 成立重大专项技术委员会

成立以具有一定声望的资深专家为组长的技术委员会，专家和课题组核心技术人员为技术委员会成员。技术委员会全面负责项目技术管理和技术协调工作，为项目工作提供技术指导、支持，解决重大技术难题，并负责对项目技术执行情况进行监督、审核、论证和评估。

2.3 成立重大专项项目办公室

重大专项项目办公室负责项目的日常管理和具体实施。项目办公室在项目领导小组指导下开展工作，负责制定项目管理规定和流程，协助各项目制定项目实施方案和计划；负责项目实施的协调、监督和评价；负责各项目实施进度报告的收集和整理；负责项目公文的收发与管理，项目材料的印刷和发放；负责项目单据的审核和经费的管理；协助项目会议、培训的组织和管理，组织项目总结和验收，定期向领导小组汇报项目进展。

2.4 制定重大专项项目管理工作手册

为加强重大专项项目管理质量、保证项目有效实施、促进项目管理规范，制订重大专项项目管理工作手册，对项目涉及常用管理规定、日常会议及其他报销事项进行详细说明。项目管理工作手册内容包括组织框架、项目办公室职责、课题组职责、出差管理规定、财务报账审批规定、会议（培训班）管理规定、公文处理、采购与招标、人员考勤制度、安全规定等内容；附有项目机构人员名单、人员出差申请表、请示报告、领款明细单、会议纪要格式、发文及使用公章申请表等常见表格。项目管理工作手册的制订和使用有效促进了项目的顺利实施。

2.5 成立各课题组

课题组制定总体计划、年度目标、实施方案计划细则，并开展具体活动。向项目办公室提交课题实施方案、合同书及预算书等文件；在课题实施方案基础上制定项目实施计划；负责课题的具体实施；负责课题实施进度报告的撰写；负责课题的质量控制与评价；与项目办公室共同组织和管理课题会议和培训；负责课题总结。

课题组定期召开例会汇报课题进展情况，尤其是多中心的含病例纳入的课题，每季度或每月召开线上或线下例会，通报病例纳入情况，完成进度较好的单位进行经验介绍，同时督促纳入进展较慢的单位。定期召开和参加学术会议以完成课题培养人才的目标，形成建设梯度。

3 检查环节（C）：对在研课题开展年度检查，发现问题，汇总经验

3.1 年中检查宣讲会

在进行课题实验记录检查以及课题进展现场汇报之前，举办年中检查宣讲会。主管科研副院长主持并参加，科技处围绕科研实验记录规范、研究成果标准、学术道德、年中检查要求等进行宣讲。要求所有承担重大专项课题的负责人、课题组主要成员和参与课题的研究生到会。

3.2 实验记录检查

成立由主管科研副院长和科技处处长为核心领导的检查小组，对被检查项目的实验记录进行等级评定。科技处人员和部分实验室工作人员进行分组，按检查细则条目，对全部在研重大专项课题的实验记录进行检查，并由检查小组出具实验记录等级评定结果与意见。这一举措的目的是让各课题组参与进来，共同检查，互相学习。

3.3 课题组自查

在年中检查之前，要求重大专项各课题负责人先对自己的课题进展和开展情况等进行自查。课题负责人撰写课题自查报告，包括年度计划要点和调整情况、研究工作主要进展和阶段性成果、存在的问题、下半年工作计划、课题经费使用情况等。所有在研课题负责人向科技处提交自查报告，学术委员会专家进行现场答辩，学术委员会委员根据自查报告出具评审意见。

3.4 年中检查现场汇报

以口头答辩的形式组织课题年中检查，课题负责人汇报课题简介、课题主要开展活动、计划进度和指标完成情况、经费使用、课题管理、问题与应对措施、下一步工作重点。学委会和领域专家组成答辩委员会，对答辩课题情况进行打分。对检查不合格和进展较慢的课题进行督促和帮助。

4 处理环节（A）：采取有效措施处理日常检查中发现的问题，加强管理

4.1 针对课题年中检查发现的问题进行改善

针对年中检查发现的问题，要求每个课题组进行针对性的改进。课题任务实施速度较慢的需加快进度，以保证在课题结题之前完成任务。课题执行出现错误的需及时纠正错误，保证课题顺利进行。如果遇到课题组无法及时解决的重大问题，需要医院协调解决的，向重大专项办公室提出。牵头重大专项因经费预算问题严重影响课题进度，经课题组确定需要进行经费调整的，课题组按国家和医院相关规定进行预算调整申请，向科技处、财务处等部门提交科研经费预算调整审批表，进入预算调整程序。子课题或任务需要预算调整的，需向课题牵头单位提出，获得批准后视为调整成功，可按调整后的预算执行。

4.2 建立网络预算管理系统，提高课题经费使用效率

医院设兼职管理重大专项课题经费会计1名，每月统计整理课题经费使用情况，汇制表格定期发送课题负责人，并督促课题负责人按时、合理使用经费。2019年初，为减轻科研人员经费执行困难，医院建立了网络预算管理系统，实行网上票据审核。每个课题负责人都可以通过登陆系统实时查看自己课题的经费使用进度和类别，进而合理安排经费支出，一定程度上加快了预算执行速度和进度。预算管理系统的使用使课题经费管理更加科学化，大大减轻了科研人员报销负担，极大提高了课题经费管理效率。

4.3 整理课题档案资料

为进一步加强国家科技重大专项档案管理，2017年科技部修订了《国家科技重大专项（民口）档案管理规定》，并规定重大专项在任务验收、财务验收之前要进行档案验收，档案验收合格之前不进行任务验收和财务验收。科技处将相关规定下发到各课题组，并督促其按照重大专项要求准备档案资料，并在课题结束前进行一次检查。档案的建立和完善不但可以保障课题资料有据可查，对课题思路的整理和进展情况的梳理也起到积极作用，对课题顺利实施具有明显促进作用。

5 讨论

实践证明，PDCA循环在重大专项课题的立项和管理中可发挥重要作用。我院在“十三五”重大专项课题获得了16项立项，较“十一五”和“十二五”课题立项数有了显著提升。在运用PDCA循环理论管理重大专项课题过程中，不断发现问题、分析发生问题的影响因素，制定相应的措施，提出改进计划，并进行检查、总结经验，如此循环往复，能够有效保障课题高质量完成。目前，我院所有“十一五”“十二五”课题均顺利结题，“十三五”各课题进展顺利。

但在实践中，仍有一些问题PDCA循环不能完全解决，例如缺少专业的管理和财务人员等，需要其他行政或管理手段解决。