高等医学院校二级学院(系)档案管理模式探究

颜 萌

(济宁医学院，山东 济宁272067)

0 引言

“档案”一词最早记载于清代顺治朝府档案中[1]，是国家机构、社会组织及个人从事不同活动而直接形成的对国家和社会最真实、最原始的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。高等医学院校二级学院(系)的档案资料对于学校自身来说，它记录着一所医学院校从建校到发展的历史进程。随着高等医学教育事业的发展，高等医学院校教育体制改革的不断深化，办学规模的不断扩大以及新形势下高等医学院校人才培养目标模式的改变，二级学院(系)在教学的内涵和外延上都有了很大的改变[2]。

1 高等医学院校二级学院(系)档案管理瓶颈

1.1 档案管理意识淡薄

有的二级学院(系)把档案随意堆放在办公室，有的交由教学秘书保管，有的散落在院系不同部门。新形势下，医学人才培养模式正不断变化，高等医学院校二级学院(系)的档案种类繁多，没有制定相关的档案管理规章制度，没有建立专门的档案管理系统。二级学院(系)的档案管理人员工作琐碎，大都是由二级学院(系)的教学秘书、综合办公人员和教师兼任，他们对于二级学院(系)收集整理的各类档案材料心有余而力不足，没有形成“身处故纸堆，心中有宗旨”的管理意识。

1.2 档案管理制度难以落实

高等医学院校二级学院(系)的档案“归档制度”、“集中统一管理制度”、“兼职档案员的责任制度”等制定的少之又少，学校的档案管理规章制度中也没有明确二级学院(系)院长、兼职档案员的档案管理职责，更没有相应的奖励、惩罚等制度。有些虽然制定了相关的档案管理制度，但在档案管理工作中没有做到规范化、标准化、程序化。

1.3 档案管理没有固定场所

高等医学院校二级学院(系)在资料收集和整理方面显得杂乱无章，没有固定的综合档案室。高等医学院校的档案管理人员在档案管理工作中时常遇到教师在科研、教学等重大问题上找不到历史资料的情况，教师多会辗转到学院档案馆进行查阅。

2 高等医学院校二级学院(系)的档案管理原则

2.1 实事求是原则

高等医学院校二级学院(系)档案管理是学校档案管理的重要组成部分，也应该遵循《档案法》等相关法律法规，合理、合法地进行档案管理工作。在档案管理过程中，高等医学院校二级学院(系)应认识到学院自身的发展现状，并结合学校发展实际制定出符合学校档案管理发展的制度体系。

2.2 权利与义务并重原则

在档案工作中，应调动相关部门及档案管理人员的积极性。档案管理人员在作出贡献的同时，希望自己的工作能够被肯定，也希望自己的权益能够得到尊重和保护。因此，高等医学院校二级学院(系)应与学校档案馆共同构建一个档案管理网，并制定出相关规范，切实保障相关部门及档案管理人员的合法权益。

2.3 知行统一原则

知行统一原则是在档案管理过程中对档案管理人员进行培训教育，应认真领会档案管理的规章制度、法律法规等，既要重视档案系统的理论知识，又要重视档案管理人员的实际操作。

3 创新型档案管理模式探究

3.1 职能转换的管理模式

高等医学院校二级学院(系)的综合档案馆大部分挂靠在学校党办、校办之下，对自身职能的划分模糊不清，学校的综合档案馆和二级学院(系)的档案部门都不能行使决策权。学校的档案改革和创新主要在于档案管理体制，对于档案管理部门来说，要实现机构之间的分离，应建立独立的档案馆。二级学院(系)应成立综合档案资料室，让档案管理部门在日常工作中掌握更多的独立自主权。二级学院(系)的综合档案资料室可集中用来存放本学院(系)的档案资料，既方便了本学院(系)师生的就近利用，也方便了日常工作的查考利用，达到了节约成本、提高效率的目的。另外，“权责下放”原则下的二级学院(系)综合档案资料室要和学校档案馆共同建立一个良好的工作网。同时，在日常档案的业务指导中，学校档案馆也要不断对二级学院(系)的档案内容加强指导。

3.2 专门档案的管理模式

可对各二级学院(系)的档案资料进行专门档案分类，可按照类目进行划分：①综合类(类目代码ZH)：在教育教学过程中和教学管理过程中形成的行政文件材料。②教师业务档案(类目代码JY)：教师在教学过程中形成的文献资料。③课程档案(类目代码KC)：包括课程简介、大纲、考试资料、试题库、学生毕业论文等。④学生实践报告(类目代码SX)。⑤学生考试试卷档案(类目代码SJ)。⑥学生毕业论文档案(类目代码LW)。⑦声像档案(类目代码SX)：包括照片、多媒体声像、视频档案等。档案实体分类方面采用汉语拼音字母和阿拉伯数字相结合的混合号码[3]。高等医学院校二级学院(系)的档案资料可根据该类档案的形成规律和内容性质设置二级类目。在整理和管理档案的过程中，要为档案编好有字符形式的档号，方便二级学院(系)对档案进行统计、编研。档案管理人员需根据文件材料归档范围和档案保管期限规定，并结合二级学院(系)档案的管理情况将归档保管期限暂定为永久、长期、短期。档案资料应实体排架，并按照“类别—年度”纵向排列。

3.3 数字化管理模式

基于Web 2.0及档案管理数字化模式，高等医学院校二级学院(系)的档案管理人员应具备的信息化能力主要包括获得档案信息化管理所必备的基本技能，培植思维习惯，融入到档案信息化管理的实践活动中来。在高校信息化建设的大环境下，要深化学校OA管理系统的建设与开发，实现与二级学院(系)档案文件的一体化管理。档案管理者可利用计算机网络系统对二级学院(系)的档案进行集中管理，也可将二级学院(系)的档案信息贮存、检索及传递搭建到网络平台上，并针对不同用户设置不同的访问权限(保密性文件禁止查阅，一般保密性资料可以在验证信息后进行查阅，公开的档案信息不设置查阅权限，可以公开查阅)，以方便院系师生及部门人员查阅相关档案资料信息。

3.4 科学化管理模式

第一，扩展培训对象，提高管理意识，二级学院(系)的每个档案管理人员都要参加档案管理培训。第二，培训不仅是为了掌握一般的档案管理知识，更重要的是提高自身对院系档案价值的认识，并提升自身的档案信息素养。第三，学校档案管理部门可组织二级学院(系)的档案管理者定期到省市档案馆参观学习，更新、补充、扩展自身的业务知识。第四，学校档案管理部门应起到承上启下的作用，应探索制定创新型档案培训模式和培训内容，激励二级学院(系)档案管理者积极开展档案管理工作。