机关事业单位干部人事档案管理研究

吴桂娟

(公主岭市河湖管理中心，吉林 公主岭 136100)

在机关事业单位中，人事部门会对干部职工进行人事档案记录，其中主要是包括干部参加学习活动以及社会活动的具体表现。干部人事档案也是作为了解干部发展轨迹的重要信息资源，机关单位在使用人才时应合理应用干部人事档案，从中找到关键的信息资源，用来作为衡量干部素质和才能的辅助工具，明确不同岗位需要的不同干部人才，优化配置人力资源。随着社会的发展，人事管理体制和制度方面也在不断改革，机关单位应重视干部的档案管理工作，利用新方法和新技术进行档案管理革新，提高干部人事档案管理的效率。

1 干部人事档案管理工作存在的问题

新时代背景下，干部档案管理工作要满足时代和社会发展的要求，机关单位的干部人事档案管理需要与时俱进，及时调整管理体制、模式和技术，以更好地跟上时代发展的脚步。目前，机关事业单位的干部人事档案管理工作存在以下几点问题：

1.1 工作人员整体素质偏低

目前，机关事业单位干部人事的档案管理人员工作素质远未达标，不仅缺乏对信息化管理的认识，同时在工作观念方面存在落后的意识，行为过于守旧，无法随着时代和社会的变化创新管理模式和措施，导致机关单位干部人事档案管理没有较高的效率，无法及时共享信息，在调动和使用档案时无法跟上干部的岗位变化，无法为人事管理工作提供有效的资源信息。尤其是干部人事的档案管理工作人员没有充分认识到档案管理创新的重要性，无法按照形势变化和档案管理要求进行工作调整，没有和实际的社会发展及时接轨，导致人事档案管理整体水平较低。

1.2 存在较多的管理权限纠纷

机关单位的干部人事档案管理中存在管理权限的问题，主要是表现在管理体制上。机关单位一般采取的管理模式是行政化的，不同部门在级别上有高低之分，因此在人事档案管理中，不同人员的使用权限是不同的。目前，干部人事管理中工作人员的管理职责界限不明，大多数档案是由综合档案管理部门负责，这样就会出现档案管理权限问题，导致人事档案管理效率低下，无法规范性地进行档案管理。若是出现权限矛盾就会产生纠纷和人档分离的现象，影响机关单位的正常工作运行。

1.3 忽视了档案管理工作的重要性

在机关事业单位中，部分上级领导忽视了干部档案管理工作的重要性，在意识上没有对其有足够的重视，导致单位整体不重视档案管理工作，给人呈现出刻板的、无用的印象，相关工作人员的待遇和福利较低，无法吸引专业能力强的人才就职。另外，机关事业单位没有对人事档案管理进行自主化管理，很少有人会主动从事档案管理工作，导致人事档案管理工作无法与时俱进。

2 改进机关事业单位干部人事档案管理的策略

为了能够有效地解决干部人事档案管理中存在的问题，机关事业单位应对传统的档案管理体系进行革新，将传统的档案管理模式转变成现代化的管理模式，提高人事档案管理的效率。

2.1 重视干部人事档案管理工作

首先，机关事业单位要在思想和行为上重视干部人事档案管理工作，在进行人事管理和干部的审评和考察中，干部人事档案管理部门应主动和相关部门联系，为其提供充足的干部档案，为开展人事工作提供完整的信息支持。其次，干部人事档案管理在机关单位人才竞争中要定期将干部人才的学习情况、评级考察情况进行公布，这样不仅不同部门能够及时进行信息共享，同时干部也能及时了解自身的档案信息变化，重视干部人事档案管理工作，不断提高干部人事档案管理的地位。在挖掘和储备人才时，领导要能够看到干部人事档案管理的价值，重视这部分工作，为创新和改革干部人事档案管理工作提供有力支持。

2.2 完善和规范档案管理系统

机关事业单位要创新传统的档案管理模式，在原有工作的基础上，主动利用计算机技术、信息技术、大数据信息开发，加强干部人事档案管理相关系统的完善和规范，提高人事档案的实用性和使用率。采用现代化的管理方式管理干部人事档案，可以及时收集和整合单位的人才信息，对这些信息进行反馈和跟踪查询，建立数字化和多媒体的档案库，解决档案管理信息不完善和效率低下等问题。干部人事档案管理的工作人员在机关单位的组织下进行现代信息技术的学习，在档案管理中逐渐落实大数据技术、计算机技术等，同时也能够研发或引进相关的档案管理软件。另外，机关单位应对档案管理制度进行完善，明确规定干部档案人事管理的范围及相关的工作流程，采用电子信息技术进行档案管理的信息化管理。在工作中实行责任到人制度，保证干部人事档案管理每个环节的工作能够有专门的工作人员进行负责，确保档案在收取和整理的过程中能够详细记录资料的来源和去向。为了能够确保档案安全保存，人事部门可以建立档案信息库，通过电子和纸质保存档案，定期更新和维修管理系统，保证干部人事档案管理的安全和效率。

2.3 创新档案管理方式

机关单位在进行现代化技术管理干部人事档案时，可以学习国外优秀的管理体制和理念，组织培训相关的人事档案管理人员，在培训中正确引导他们进行专业理论知识的学习，并进行相关的操作练习，对他们的学习成果进行考核，保证档案管理工作人员能够熟练掌握档案管理的新方式，不断创新管理方式。为了解决档案管理的权限问题，应加快档案管理的现代化管理进程，设立分离型的档案工作机构，这样不仅能够明确档案的归属，不同部门间也能够及时进行联系和交流，并进行档案收集和分类规整工作。机关事业单位首先要不断加强干部人事档案的基础设施建设，不断完善档案信息化管理的硬件和软件配置，实现资源信息共享。还要统一档案管理环节，确定人事档案管理的一般流程和目标，保证不同部门能够及时进行档案信息的调取，并做好调取记录。除此之外，机关单位要完善干部人事档案数据资源库，不同级别干部开放不同的检索权限，同时在内部信息系统中设置检索页面，以保证档案检索的安全性。

3 结语

机关事业单位应根据时代和社会发展的需求，及时进行干部人事档案管理创新，加强领导。干部人事档案管理人员在思想上应重视档案管理工作，不断完善相关工作的制度规范，采用现代化技术和方法进行档案管理工作。对干部人事档案管管理的工作人员要进行专业知识、能力和信息素养的培训和学习，树立全新的档案管理理念，采用现代化技术进行干部人事档案管理，实现数字化管理模式，提高干部人事档案管理效率。