公立医院档案管理中的问题及对策

王莎白

(恩施土家族苗族自治州中心医院，湖北 恩施 445000)

1 案例医院档案管理现状

案例医院为恩施某三甲医院，目前有59个科室，在职员工2 000多人。由于医院档案管理牵涉人员数量多、分工杂，随着就诊人数的增加，医院档案资料维护成本及难度逐渐增加。该医院档案室最早建立于1952年。2010年，该医院开展了创AA级档案室改革，成立了职能较为集中的中心档案室，并积极将1952-2010年档案录入电脑档案管理系统，实现整个医院档案管理系统的电子化。档案的电子化虽然方便了检索和查看，但因为网络信息化程度低，以及员工对电脑界面的接受程度低，虽然每份档案都尽量录入系统，档案的使用率并未提升。近年来，该医院再次开展了创AAA级档案管理部门的改造，目的也是为了提高档案的利用率，这一工作也给目前的档案管理团队带来诸多挑战。

2 案例医院档案管理存在的问题

2.1 档案管理科室分散，档案收集不够精细

医院档案管理首先需要将档案收集齐全，案例医院科室数量多，收集工作困难重重。目前，各个科室只知该存档的内容，对于档案管理工作流程及方法则无标准。按规定，各科室上传的资料由中心档案室核对。然而，由于中心室工作人员数量有限，难以核对档案资料是否收集齐全。且诸多档案的收集工作并未明确规定责任科室，一旦发现问题，实际责任难以明确。

医院各个科室收集的档案不成系统，上交不及时，给中心档案室增加了额外工作量。一些科室对档案资料的收集及移交不积极，损害了档案的精准性与安全性。一些科室安排人员兼任档案管理工作，兼任人员档案管理方式各异，缺少与档案管理中心的沟通，不配合监督检查档案，损害了档案的完整性。

2.2 档案管理缺乏监管，管理执行效率较低

案例医院档案管理缺乏监管主要体现在两个方面：一是缺乏监管力度。医院档案管理的重视程度不高，虽然档案管理配置了电脑、打印机等多种现代化设备，但是对于操作及执行档案管理人员的监管不力，档案管理质量更多的是依靠工作人员工作态度的积极性，而无责任机制。监管力度的缺乏直接导致了医院档案管理的执行情况欠佳。二是缺乏奖惩制度。由于该医院对档案管理缺乏奖惩制度，医院档案管理的执行效率一直无法提高，工作人员缺乏对档案管理工作的担当精神，导致医院档案管理工作效率较低。

2.3 档案管理标准不统一，信息共享困难

医院档案信息共享可以使信息利用最大化，提高档案价值，同时增加人们对档案管理工作的认同感。但是由于案例医院档案缺乏标准化管理，档案共享困难。档案的记录、归档、检索的方式方法在不同科室不同人之间存在差异，给信息利用和共享造成严重阻碍。

2.4 档案管理硬件不足，难以满足长远发展需要

案例医院档案管理硬件不足主要体现在档案管理空间不足，档案存放库房容积有限。医院档案不仅有纸质版的资料，还有胶片、影音等材质的资料，并且资料数量逐步增多。而该医院在档案管理方面投入的场地狭窄，使用空间不足，对医院档案进行长远发展造成阻碍。由于档案用房条件有限，其中储存的医院许多珍贵资料只有1份存档，一旦因发霉或其他因素遗失或者损坏将无法复原和挽救，造成损失难以估量。

2.5 档案管理人员混杂，专业素养尚待提高

该医院档案管理人员除档案室是专业从事档案管理工作之外，各科室档案管理人员专业素养参差不齐，档案管理知识缺乏专业性，跟不上现代医疗信息化发展要求。近年来，该医院要求档案管理人员开展工作前需要参加档案局的培训，并且要取得上岗证，但由于培训内容缺乏系统性，档案管理工作人员的专业素养并没有得到改善。

3 促进医院档案管理的建议

3.1 增加医院档案管理资金投入

第一，应投入资金增加档案管理的库房面积，改善管理空间环境。医院档案资料日趋复杂，数量逐渐增加，医院应加大场地扩建，改善库房环境。第二，提高档案维护费用，增加设备投入。信息化档案管理工作不仅需要高度集成化软件的专业人才进行定期维护，许多特殊材质以及无法加入电子档案的实体资料同样需要专业维护。这就要求医院增加档案维护费用、添置专业设备。

3.2 建立健全档案管理制度

首先，在组织架构层面，应采取统一领导、分级管理的方式。这样有利于人员的调动、岗位的合理设置，工作制度的维持。这也是实现维护档案的完整性与安全性的基础。其次，制定档案管理规章制度，实行精细化管理。在档案的记录、归档、借调、保存等事宜上，为每个科室制定科学的流程。同时，对难以推进的档案管理流程加以反思，对不合理不精细的地方，及时加以改革。最后，应加强档案管理监督，使制度执行更加有力，确保档案管理工作积极主动地进行，提高工作效率。

3.3 完善档案管理标准

首先，医院应从档案的生成时间、生成形式、书写格式、分类标准、归档方式、保存期限等各个方面开展标准制定工作，建立标准文书。通过标准的设立，确保从档案编写归档开始，就有统一的书写格式、统一的形式；每一份档案均有档案编号；每一类档案库，均有档案检索方式。其次，应协调电子档案与实体档案管理标准，做到虚实结合。电子办公已经在各医院普及，电脑是现代医院档案管理的重要载体，许多医学影像、病例、医疗技术资料都以电子档案形式存储在计算机中。电子化档案虽然以实体档案为依托，部分也有独立的文本。应根据电子档案管理的特殊性，协调实体档案与电子档案的标准。

3.4 增强员工档案管理意识

首先，从领导层面改变观念。领导层是医院的决策层，他们不仅决定了医院的工作重点及目标，更引领医院的发展方向，只有领导层意识到档案管理的重要性，给予资金及政策上的支持，才能在医院形成良好的档案管理环境。其次，促进医院员工重视档案工作。在医院大力宣传医院档案管理制度，开展广泛的宣传教育，提升岗位人员的自觉性，增加档案管理觉悟。只有每个员工提升岗位素养，推动档案管理标准化，医院档案管理工作才能顺利开展。

3.5 建立适宜的奖惩制度

首先，应根据档案管理制度及相关管理人员具体工作内容，制定个人档案管理工作目标。目标的制定要清晰、明确，让被考核者和考核者都能理解目标内容。其次，将档案管理目标量化。档案管理目标的量化可以避免档案管理考核主观化。可以从归档时间及档案编号正确率等方面制定量化指标。再次，衡量目标的可完成性。档案管理目标对于被考核人而言必须是可以实现的，过高可能会对被考核者造成不公平待遇，打消工作积极性。反之，如果目标制定得过低则毫无意义。最后，予以适当的薪酬奖惩。在量化指标的基础上，每月对员工档案工作内容予以考核，以实施奖惩。将档案管理纳入个人绩效考核目标，进行奖惩管理，有利于档案管理工作的开展。