探讨信息化时代机关事业单位档案管理的创新

冯瑞

摘要：在社会和经济快速发展的今天，事业单位是促进我国经济发展必不可少的一部分，对我国的现代化建设作出了重大贡献。文章从机关事业单位档案管理的创新意义，对档案管理存在的问题进行了初步分析，提出了信息时代档案管理创新的措施，希望对档案管理工作有所帮助。

关键词：事业单位;档案管理;信息化时代

引言

档案管理工作离不开档案，随着事业单位的不断发展及改革进程的不断推进，其缺陷日益暴露，档案不全的问题、不完善的内容和档案管理工作问题还有待解决。互联网技术的发展推动了信息时代的到来。信息数字化对人们的生活、工作、生活、学习起到很大的推动作用，一定程度上促进了档案管理方式的变革和档案管理水平的提高。

一，机关事业单位档案管理的创新意义

1.符合时代要求

每个时代都有自己的特点，信息时代也不例外，在这个时代的条件下，大量的档案无疑会使管理更加容易，现有的管理方法比较陈旧，受人为因素影响较大，为了改变这种状况，必须引入信息技术。在信息时代，档案信息平台和技术可以大大提高工作效率，而不是手工操作。目前，档案更加真实、完整，为组织单位提供可靠的支持，以应对信息时代的挑战。

2.规范档案管理

档案管理过程中经常发生违规行为，因此，事业机关单位内部缺乏有效的管理模式。信息技术的应用有助于形成和发展一种新的模式，即最大限度地减少人为因素的影响，大大降低管理难度，以完成这项复杂的质量保证任务，档案管理人员必须按照系统要求履行职能，当然，实现这一目标需要一个过程，首先，信息技术与档案管理没有充分融合，无法充分发挥技术优势，在多边努力中，融合步伐加快，档案管理人员摆脱了繁重的工作，开始思考如何进一步开发档案管理流程，随着建设水平的提高，档案管理工作越来越规范化。

3.提高工作效率

随着时间的推移，档案资料将继续增多，不仅数量增多，种类也会丰富，这无疑会使工作更加复杂，必须利用信息技术的潜力来完成这项任务。将文件集成、数据分析和信息检索等主要功能转移到信息平台，不仅可以减少工作量（由档案管理员实施），而且还可以提高效率。

二、信息化时代下机关事业单位档案管理工作现状

1.档案信息收集渠道單一

考虑到档案管理信息化的发展趋势，服务单位可以对档案进行信息化管理，首先要广泛、全面地收集档案资料，获取更多有价值的档案资料，支持档案资料的后续处理、规划和使用，目前，尽管积极努力更新档案管理信息，但档案信息的收集仍然受到关注，而且，信息收集渠道一般仍以纸质形式呈现，即使纸质档案材料可以通过扫描等方式转换为电子档案，当档案数据不完整时，不可能在其他方面提供太多的帮助，这显然不符合部门档案管理的目标。此外，由于财务、技术等因素，一些组织单位往往无法使用硬件，部门工作人员对档案认识不足，软件开发滞后，这也给档案数据的收集带来了严重困难。

2.档案信息价值发挥受限

有效利用档案，通过收集、处理和整理，档案的归档和保管可以在实践中充分揭示档案的价值，促进档案管理的真正提高，从而实现档案管理的基本目标。但在本组织各单位档案管理的现阶段，由于档案本身不完整、不准确、不真实，必须适时进行档案管理，档案保存的效率自然不足。

3.信息安全问题日渐凸显

在信息时代，信息技术的应用虽然可以为档案工作作出巨大贡献，但也可能导致一些信息安全风险，如泄密、数据丢失等。目前，许多部门和单位在档案管理中对信息安全重视不够，在信息安全方面采取了相对温和的预防措施。这样会造成严重后果，如系统漏洞、网络病毒传播等。例如，在处理个人事务时，一些员工会收到个人文件，这对员工的人身安全构成严重威胁。

三、信息化时代档案管理新思路

1.转变档案管理观念

与信息时代的传统档案管理不同，信息时代的档案管理工作需要在观念和内容上进行全面的改革和创新，传统的档案管理方法只是管理。信息技术极大地提高了信息共享和传递的速度，在这种情况下，随着对档案资料的要求越来越简单，档案机构必须改变档案管理的态度，将传统的档案服务转变为档案服务，已成为管理档案信息化进程的理念，如充分发挥信息技术优势，为经济单位提供高质量的电子资料，方便档案存取，扩大档案服务。

2.提高档案工作人员的综合素质

当前，档案管理者在本单位的发展中发挥着极其重要的作用，这不仅关系到档案信息化的进程，同时也关系到其信息工作的质量。要提高档案质量，首先要加强档案管理人才的培养，单位定期或不定期的培训和认证可以使他们更快地提高知识水平。档案工作者还可以利用专家组取得的方法，不断探索档案信息化领域的新途径、新思路，有效提高档案信息化工作质量。

3.建立健全档案信息化制度

档案管理必须创新，而完善的管理制度和信息化是基础和前提，因此，机关事业单位必须建立健全的管理制度和标准化的信息系统，树立管理和管理的标杆，对不合格的员工和人员实行严厉的处罚，确保档案的有效管理，目前我国电子档案系统还停留在文件处理阶段，要加强数据库研究，建立专业档案数据库，进一步优化电子档案。

4.强化信息安全管理

随着事业单位的不断发展和改革进程的不断推进，其缺陷日益暴露，档案不全的问题、不完善的内容和档案管理工作还有待解决。计算机技术的发展带来了信息时代的到来。信息、数字化对人们的生活、工作、学习起到很大的推动作用，一定程度上促进了档案管理方式的变革和档案管理水平的提高。

结语

综上所述，事业单位的档案信息化建设越来越受到重视，档案工作人员要认真分析档案管理过程中所遇到的问题，积极探索档案信息化的具体思路和方法，鼓励信息档案管理创新，使档案工作更好地为社会经济目标服务。

参考文献

[1]王芳.创新机关事业单位档案管理的重要性及途径[J].办公室业务，2018（16）：110.

[2]张艳菊.大数据时代事业单位人事档案管理信息化建设探讨[J].办公室业务，2018（15）：43-44.