PDCA循环在医院医疗管理档案管理中的应用分析

倪涛

摘 要：医院的档案库与数据库中记载有医院在发展、科研、医护工作者信息与患者信息等各个方面的信息数据。对于医院档案的管理工作也是医院在管理中的一项重要工作，目前PDCA循环理论应用在管理中已经见到了显著的成效，在医院的档案管理中也可以应用进来。本文对医院档案管理当中存在的一些问题进行分析，并提出几点应用PDCA循环理论的策略，以供参考。

关键词：档案管理;PDCA循环理论;医疗档案

前言：PDCA循环理论中的四个字母分别代表了计划（plan）、实施（do）、检查（check）、总结（action）。这是一个完整的管理流程，具有周而复始的特点，能够对档案与信息数据进行更加系统的全面管理。在医院档案管理工作中应用PDCA循环，使档案管理工作中暴露出的问题被不断发现和解决，然后保留相关经验，这对于提高医院档案管理水平，提升医院管理工作的内在质量来说，具有重要的作用。

一、PDCA循环理念综述

1.PDCA循环的含义

PDCA循环理论是由“PDS循环”管理模型进行了进一步的细化与完善后最终确立的一种管理模式，由于这种管理理论的提出者是美国的管理学家戴明，这种具有循环特性的管理模式也被称作“戴明环”。目前，PDCA循环理论已经广泛地应用在各类企业的管理工作中，对于标准化管理和管理质量的提升都有显著的效果。在管理应用的实践中，使用PDCA循环理论能够有效地将单位的管理水平提升上来，它具有一套完整的内在管理体系，能够在管理过程中有序地进行循环，获得阶梯式提升的良好效果。在医院及逆行医疗档案管理的过程中也可以充分将这种管理模式应用进来，帮助医院优化自身的管理体系，对管理流程进行补充和完善，提升医疗档案在医院运营与开展工作中的便利程度。引用PDCA循环理论对于医院的资源整合以及科学的分析和管理也有着重要意义，主要体现在医疗档案架构的逐渐完善中，对于领导层而言，有了完整的档案管理结构也能提高决策的准确度和科学性[1]。

2.PDCA循环理论内涵

PDCA循环理论的内涵体现在它的四个实施阶段中，具体顺序是先对管理进行计划，然后落实到运行流程中，再对实施管理的过程进行检查，最后将管理中可能存在的问题进行分析整理与总结。在这过程中PDCA循环理论的科学性与理论优势得到了充分的体现，它是一个连续且不断循环的过程，从检查到整理不断循环往复，最终将管理不断完善，这种管理模式遵循一个固定的轨迹。

计划指的是在这一阶段的工作中如何制定管理目标，在现有的发展环境中如何对这一阶段的管理工作进行规定，计划阶段既是一个循环的开始，又是对上一个循环的延续。执行阶段则是对计划阶段中提出的管理目标执行工作的过程，是按照计划将管理工作落实下去的阶段。检查是在一阶段的档案管理工作完成后进行查漏补缺的流程，这一阶段中要进行具有系统性和有目的性的检查，针对重要数据和复杂的信息进行更加具有针对性的检查，将运行中存在的问题统一整合，发送到下一个阶段，也就是处理阶段。在处理阶段的工作中，要对上几个阶段中发现的问题进行统一的处理和解决，并对下一阶段的计划做出调整[2]。

3.PDCA管理法的意义

在过去的医疗档案管理流程中，许多档案所需信息无法在第一时间进行整合与系统地回收，医院中的档案分析工作效率低下，归档与上架分析质量也得不到有效的保障。而应用PDCA循环理论到管理流程中可以有效解决这个问题，档案管理的流程变得更加顺畅，管理的效率与质量都能得到相应的提升，对于各类信息的录入速度也能得到提升，数据获取的流程变得更加清晰，及时性也得到了保证。大部分的档案整理工作能够在当天完成，对医院中其他各项工作的快速响应也提供了档案和数据的支撑，因此也能降低医疗纠纷事件的发生概率，对于医疗失误发生的可能性也有降低的作用。

4.PDCA循环的应用价值分析

医护工作者需要有较高的专业性，医院自身也属于特殊服务行列，在医院的档案管理中存在着大量专业的科研数据与患者的个人信息数据，医院中使用的各类设备及药品等的存储数据都包含在档案管理的范畴中，这样大量的数据要处理起来是十分复杂的吗，档案分析的工作存在很大难度。但是应用PDCA循环理论能够使档案管理过程中的发现问题速度得到提高，相应地解决问题的能力就得到了增强。且由于PDCA循环是一个不断重复的过程，能够在医院长久的发展过程中，使档案管理工作不断完善。在完成每一次循环以后，医院档案管理的质量就上升一些，在这样的过程中医院对于档案信息的管理能力不断被完善。所以，它能够促使医院的档案工作不断创新，与时代的发展变化相符合，不断解决问题，以实现既定目标。除此之外，PDCA循环的可操作性较高，资源的档案管理工作中能够得到过分的应用。这是由于它在设定目标时，具有几个明显的特征，比如明确性、实际性、时限性与可衡量性，并且PDCA循环并不是在一次循环周期中改善所有问题，而是在不断重复的过程中发现问题，逐步解决问题，这也使得PDCA循环模式在医院档案管理工作中能够更加长久地得到应用，并在应用的过程中有效地促進医院档案管理工作质量的提升[3]。

二、医疗档案管理中存在的问题

1.档案储存问题

病患的病例中存在许多图片信息，设备与药品中存在许多数据信息，这使得医院中的档案管理是对多种不同类型信息的整合。但许多医院在档案管理过程中对数据的分类处理与整合并不规范，对档案的管理方式也缺乏科学性。这就使得许多数据以不同格式共处在档案库中，加大了查找与应用的难度。同时也使得档案的准确性与时效性不能得到保障，为医院的管理工作带来了不少麻烦。

2.档案调用问题

目前来看，大部分医院在档案管理过程中已经应用了信息技术手段，帮助医护工作者进行更加高效的档案提取与查找，但在实际工作的过程中仍然有不少医护工作者更倾向于使用传统的检索与查找模式，缺乏专业指导使得他们的档案调取速度远远赶不上档案需要的紧急程度，对医院工作的开展造成了阻碍[4]。

3.垃圾数据过多

医院的档案库由于吸纳的档案数据信息种类过多，分类又不够明确，常常导致无用的垃圾信息和过时的不再适用的信息与有用的信息混合存储在数据库与档案库中，不仅占用了有限的空间，也影响着档案数据库的良好运行。人为操作的不规范举动也是造成垃圾信息过多的一大重要因素。垃圾数据与新数据混合存储为检索和调取档案增添了不少麻烦。

4.安全系数不足

在许多医院的档案系统中都存在安全系数不足的问题，这也和医院开始使用信息化的管理手段存在一定的关系。大多数医院的档案管理中忽视了防火墙和安全手段的应用，仅靠计算机完成医疗信息分析工作带来的一大弊端就体现在信息数据的安全性得不到保障上。大部分使用信息技术进行档案归纳的医院使用的管理系统存在老旧、长时间未进行更新与维修的问题这使医院自身的档案数据长时间暴露在危险的环境之中，甚至部分医院完全不注意信息安全保护工作，使得医护人员和患者的个人信息出现泄露，档案管理的效率也有所下降。

三、在医疗档案管理中应用PDCA循环的策略

1.计划阶段（Plan阶段）

这一阶段中要求医院对档案的整理与管理进行科学的制度规定，关于如何收集信息、如何整合信息，对数据和图像进行什么样的分类等进行严格的划分，将科研的档案数据与其他工作的档案数据进行明显的区分，哪些信息需要详细记录，哪些需要简要整合，以及各类信息的存储处理優先级都是计划阶段需要完成的工作。以医院中进行某项科研活动时的档案归纳为例，科研活动的每一个环节都应当被记录在案，包括科研的调查阶段、试验阶段、成果阶段等，这些过程中成功或失败的数据记录不仅要保存原件还要有复制件，具体如何进行收纳和整理就是计划阶段要做好的工作之一。

在医院档案管理的全过程中，对信息的收集是整合信息的前提，要将这一环节看做管理工作中的核心环节，对档案的归纳与汇集范围要进行明确，这样才能确保档案管理的内在基础不受扰乱。

在这一阶段中的具体工作流程可以再度细化为三个部分。第一是对归档方案的制定，要进行明确的具有可行性的归档模式划分，要对信息数据的种类与各自的特点进行明确，确保在实际的信息采集与归档工作中各部门能够协同合作。第二是对数据信息的收集与整理，在这部分工作中需要工作人员将收集得到的数据信息根据实际的指导方法进行合理地归档收纳，对不同科室的信息分门别类地整理。最后，要对所有信息进行更加系统地分类，对于科研档案和管理档案以及一些文书资料都要统计与分类，并做好清晰的标注[5]。

2.执行阶段（Do阶段）

在计划确立之后就要应用到具体的管理工作中来，计划流程的下一步是执行流程。在医院的档案管理工作中，要对计划阶段中确立好的计划进行复盘，并严格执行。先前确立好的制度也要严格有效地落到实处，落实到工作的每一个环节中。确保每一个工作人员明白这一阶段的工作是什么，怎么做，如何处理以及进行更加科学地反馈和工作提交。在档案管理过程中要根据计划的制定将档案中收集到的信息数据进行合理的分类，分类的原则是要有结构性和类别区分明显，不应出现分类模糊、信息归类不明确等问题。为了进一步加强医院科研档案管理工作，建议相应的管理部门要加强员工的档案管理规范规则培训工作，定期组织医院档案管理系统化的学习，组织一些相应的知识竞赛活动等，强化工作人员的业务水平，使工作人员熟悉掌握科研档案管理的规范和流程。

此外在档案管理的实施过程中医院可以通过颁布一些分类与整合的制度来时刻提醒工作人员应当如何工作，例如针对本院档案的信息重要性颁布切实的《保密制度》和《档案查找与借阅条例》等，对人员的档案调用与查阅进行制度上的规范。医院中的信息网络安全性也要通过信息技术手段进行切实的保障，可以引入更加先进的防火墙和信息安保系统对信息与档案数据的安全性进行维护，防止丢失与被不法分子盗用。

3.检查阶段（Check阶段）

在将计划落实到管理工作中之后就要进行细致的检查，通过检查才能发现问题并找出解决对策，可以说检查工作对于整个档案管理运行流程都能起到一种监督的作用。尤其PDCA循环中存在着周而复始的特性，检查流程不断被执行，能够使管理工作被不断完善不断优化，最终达到一种螺旋提升的效果。在医院中，档案数量庞大，档案中的信息类别多，这些都使得档案馆管理过程中需要并必须有一套完整且科学的检查流程。进行有效的检查工作能够帮助管理者及时发展工作中存在的问题，并及时与其他部门共同商议解决对策，在检查过程中，管理者需要将档案管理中的每一个流程落实到个人，方便进行追责与问责。

检查既要有周期地进行，也要不定期地随机抽查，通过这样的方式时刻确保档案管理的工作行之有效。档案管理工作中可能存在的数据信息不完整、数据与实际有偏差、信息损坏、信息虚假等问题在发现后要及时修改或补充，并对问题发生的原因进行调查，力求将问题的解决一步到位。检查与管理的负责人员对待检查工作要有责任心和信念感，不可粗心大意或得过且过，医院的管理阶层要建立起专业的档案信息检查团队，确保检查流程有完善的理论支撑，有科学可行的具体检查举措。

4.处理阶段（Action阶段）

在这一阶段中，对于上一阶段中已经发现的各种问题都要提出切实的解决办法，有关工作人员在检查后要及时将结果反馈到处理中心，对于存在的问题要统筹分析，进行拆解，追根溯源，查清问题的源头。领导者在对检查结果进行全面的分析后不仅要提出切实的解决方案，也要对下一阶段的计划工作进行调整与改进。做到按时限办理，逐步提升三日归档率与当日办理率。

此外，对于办公室工作人员，需做好相关实践经验的总结工作，使档案管理工作更好的衔接于下一个质量循环当中。也要将档案管理的实际情况与下一次循环的内容有机融合，通过内自省与问题解决方案的共同讨论寻找到计划中的完善与改进的可能。通过逐级检查与反馈上报将下一阶段的管理标准不断优化，综合提升医院在管理方面的效率与质量，使医院的档案管理工作逐渐走向科学化、标准化、流程化，为医院的良好发展打下坚实的基础。

四、总结

综上所述，在医疗档案的管理过程中，应用PDCA循环理论对医院的档案管理和数据分析整理有着重要的意义，对医院的管理工作提高效率的质量起到至关重要的作用。当PDCA循环出现在医院档案管理工作以后，档案管理工作变得更加规范化和科学化能确保医院档案管理工作与时代发展变化趋势相符合，提高医院档案管理工作质量，促进医院的可持续发展。

参考文献：

[1]马伟建，徐昊，李磊.医院文书档案管理中PDCA循环的应用分析[J].中国卫生标准管理，2019：17-20.

[2]陈懋.PDCA循环在医院科技档案管理中的应用浅析[J].办公室业务，2019：127.

[3]曹雯君.病案管理中应用PDCA循环法的实践分析及研究[J].世界最新医学信息文摘，2019：182-184.

[4]徐燕;王莹;曹茜凤.“互联网+”联合PDCA循环在医院档案管理中的应用[J].办公室业务，2019：114-115.

[5]黄英男.运用PDCA循环改进医院档案管理制度和流程[J].兰台内外，2018：34.