基于内部控制下公办高职院校自行招标采购管理研究——以QD职院为例

陈晓丽

一、加强公办高职院校自行招标采购内部控制管理的重要性

近年来，随着我国行政管理体制改革和经济体制改革的深化，十九届三中全会提出转变政府职能，简政放权，放管结合、优化服务要求；《财政部关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》、《山东省政府采购预算单位内部控制管理规范》围绕“放管服”，以问题为导向，规范与效率兼顾，落实主体责任、明确关键任务、指定牵头部门，强化源头管理、减少审核事项、扩大采购人自主权，加强内部责任管理和流程控制，形成健全的内部控制体系，彰显财政部门对政府采购活动内部控制管理的高度重视。

2016-2018年青岛市财政局政府采购限额由20万元提高到30万元，更多的自主权交给采购人，因此公办高职院校自行招标项目任务愈加繁重，也逐渐呈现出了许多问题。

公办高职院校招标采购的内部管理是一项涉及面广、政策性强、专业程度高、技术要求强的工作，做好采购业务中的内部控制工作可以有效防范和控制风险，保证各种项目信息的采集、归类、记录和汇总过程真实地反映公办高职院校发展的实际情况，使公办高职院校的招标采购工作处于阳光、公正、公平的管控体系中，增强国家对高等教育事业的宏观调控能力，最大限度地提高财政资金的使用效率，尽可能地杜绝采购活动中的违规和腐败现象的发生。

二、公办高职院校自行招标采购存在的问题

（一）内部职责不清，缺乏专业人员

高职院校在自行招标采购的过程中，校内各部门都有采购需求，但校内各部门职责划分不清晰，在自行招标采购过程中出现质疑、投诉等情况时相互推卸责任。目前，很多高职院校都没有独立的业务归口管理部门，一般都是挂靠在学院的资产处、财务处或后勤服务中心，造成多个业务环节集中在一个部门办理，既是“运动员”又是“裁判员”，不相容职责未实现分离。另一方面受人员数量限制，招标工作往往随意分配给不熟悉招投标法规的非专业人员， 工作中主观性较大，甚至出现违规操作的情况。这种管理体制明显不符合内部控制对招标采购进行归口管理的要求。

（二）招标文件制作不规范

由于高职院校缺乏专业人才，有的会委托一些供应商来制作倾向于自己产品的技术指标；有的采购人照抄产品说明书；有的参数反映指标过高或过低，提出一些与预采购的设备档次相差甚远的功能要求，导致招标文件不能反映需求部门的真实需求，使得后续的开标评标困难重重或流于形式。

（三）自行招标采购流程繁琐

目前，公办高职院校自行采购的流程一般参照政府采购流程，主要为学校审批项目资金预算，采购需求部门提出采购申请，业务归口管理部门审核，采购中心组织采购流程，发布采购信息及开评标；供求双方签订采购合同，采购项目建设验收付款。由此可以看出项目采购程序复杂，采购时间较长，采购效率较低。

（四）自行采购公告发布媒体范围有局限性

高职院校自行采购项目的招标公告一般在学校官网上发布，通常只有少数与学校有业务往来的单位关注或获取信息，造成符合要求的投标人经常不足三家。甚至有些高校为了使招标在形式上符合规定，私下拉拢其他单位陪标，这样显然不符合内部控制点的要求。

三、基于内部控制下公办高职院校自行招标采购的建议

（一）加强制度建设，明确内部流程及相关部门职责

QD职院招标采购工作实行需求部门、业务归口管理部门、招标采购中心三级管理体制，各部门根据其职责范围参与、组织实施采购工作，构建权责对等、相互制衡的采购管理及内部控制机制。

1、需求部门主要职责

（1）负责编写项目招标方案，科学编制项目预算，依法合规、详细客观地明确采购项目名称、数量、功能及配置要求、技术参数、交货时间与地点、售后服务、验收要求、经费来源、付款方式等内容；其中,工程类项目由审计处出具工程量清单及控制价。

（2）确保招标方案无倾向性，对招标文件倾向性负主要责任；基建、维修等个别项目，由业务归口管理部门编制招标方案，则由其对招标文件倾向性负主要责任。

2、业务归口管理部门主要职责

（1）负责项目招标方案的论证和审定，确保发布的招标文件真实、有效、无倾向性，对招标文件倾向性负审核责任；

（2）根据《QD职院采购质疑和投诉管理办法》负责对招标文件内容的有关情况进行解释答疑。

3、招标采购中心为学院采购工作的组织管理部门，其主要职责为：

（1）认真履行国家各项法律、法规及各项政策，严格按照招标程序组织招标采购工作，保证流程完整、程序合法、采购方式合法；

（2）组织招标代理公司制作招标文件，并发布采购公告，办理开评标相关手续；

（3）组织、协调处理招标采购项目质疑投诉事项；

（二）加强专家评审

事前，按照QD职院学院规定，采购预算资金30万元以下项目招标文件由招标代理公司内组织专家对招标文件出具预审意见，反馈学院；业务归口管理部门落实专家论证意见及专家对招标文件评审意见修改情况。若对专家意见有异议，提交相关说明，经分管院领导签字审批后，报资产采购中心存档，重大事项报院长办公会、党委会确定；

事中，增加专家对明显低价报价的资质审查。对投标人的报价明显低于其他通过符合性审查投标人的报价，要求其在评标现场合理的时间内提供书面说明并做出承诺，必要时提交相关证明材料；投标人不能证明其报价合理性的，评标专家将其作为无效投标处理。

（三）简化采购流程，增加快捷采购方式

图1 自行采购流程图

1、30万元以下的修缮、装修等零星工程通过院内竞价的方式按照优惠费率选定入围供应商，解决了修缮、装修等零星工程突发性、紧急性与采购时间的矛盾。

2、办公用品、办公耗材及奖品采购采用定点大型超市采购。

3、使用思政、科研、教改等课题经费，采购预算在30万元以下或者《政府集中采购目录》外的科研仪器设备及软件采购，由课题组组成采购小组，自行询价、比价确定供应商。受学院纪检监察室的监督，做好记录，由部门存档保管。

（四）加强信息化建设，提高采购效率，规避廉政风险

1、利用信息化手段开发了招标方案OA网上提报审批系统，解决了以线下签字审批的繁杂手续，提高审批效率。

2、通过开发网上竞价采购系统，真正实现院内自行采购项目“背靠背”报价，减少人为操纵。

（五）多渠道、多形式加强政策宣传，提高廉政风险意识

为广大教职工更好的了解、掌握招标采购政策、制度，针对招标采购工作常见问题，通过召开财务专题会、编制《招标采购一点通》手册、建立微信公众号等，加强制度讲解和政策宣传力度。起草制定了《评审专家承诺书》，委派参加评标的采购人代表参加评标前都需签订此书，以一张“明白纸”强化学院评标代表尽职履约。