基于大数据视野下的高校档案管理探索与研究

纪娟

摘  要：随着时代发展科技水平的提高，高校档案管理的重要作用也逐渐得到了各高校的重视。但是，许多高校的档案管理方法还较为落后，传统方法的短板也日益凸显。各高校都在急切的寻找新的解决方案。本文对国内各高校现有的档案管理方法进行分析，找到其存在的问题并结合现有的先进信息化手段提出了一些可行性建议，对于提高档案管理的效率和精准度会有不小的助力。

关键词：高校档案管理  信息化  管理方法

在时代飞速发展的今天，互联网技术的发展为高校档案管理提供了新的方法。各高校纷纷开始尝试使用信息化手段代替传统的纸质手段，再借助互联网建立相关的档案管理网站。如今，各大高校都开始提起对于档案管理的重视程度，高校档案的管理也逐渐成为高校综合实力的重要组成部分。在信息化发展飞速的今天，档案数字化既是机遇也是挑战。要借助信息化优势积极探索高效，精确的档案管理方法，从档案收集，分类，总结等各方面全覆盖。

一、使用大数据管理档案的必要性

（一）高校档案具有很大的潜在价值

高校檔案是学校多年进行教育工作遗留下来的珍贵的文字，图片文献对于高校的教学工作大有裨益，是高校珍贵的教学资源，也是高校实力的另一大体现。这些档案不仅是珍贵的教育教学资源，更是记载了学校的辉煌历史，合理的运用也有利于学校优良风气的形成。

第一，高校档案是学校建立以来进行的教学工作的重要体现，档案完整地记录了多年以来的教学工作，对于高校的教学工作具有很大的借鉴意义，积极从之前教师的教学工作当中总结经验，吸取教训，有利于高校教学质量的提高。

第二，高校档案记载的是学校多年以来的发展历史，详细记录了学校的起步，发展，学校一路走过来经历的坎坷与辉煌，这些都是一所高校校园文化的真实体现，通过对档案的整理可以运用这些珍贵的档案开展各种校园文化建设活动，从而将优秀的校园文化发扬下去。

（二）方便档案的整理和存储

传统的高校档案管理还主要依赖于纸质形式，这就需要建立相关的部门专门进行管理，而且在档案前期的整理归纳中也需要大量的人力，时间，精力。而且纸质档案还需要特别的去进行照看，即使在特别的看护下也还存在着档案出现损坏，丢失的问题。而使用信息化方式对档案进行管理大大减少了前期的整理，总结时间，减少了人员的投入，也提高了效率，节省了空间。而且使用信息化方式可以完全避免出现档案损坏，丢失的情况，保证了档案的完整性。

（三）可以大大的发挥档案的作用

由于高校档案的信息量十分巨大，查阅使用很不便利，但是其中的一些档案资料具有很大的使用价值却不能很好地利用，也就降低了档案的使用效率，使档案不能很好地发挥其作用。借助相应的软件对档案进行管理可以提高使用者的检索效率，让珍贵的档案发挥其真正的作用。

二、进行信息化档案管理的具体方法

（一）开发高效方便的档案管理系统

首先，要建立完善先进的档案收录系统，要针对不同的档案载体开发研究不同的档案收录方法。要在原始档案的收录与电子档案的管理两方面共同发力，使用电子档案彻底解决传统档案占用空间大，保存管理困难的弊端。其次，在对档案进行数字化收录后也要及时地对档案进行更新，逐步清理无用档案，使档案保持新鲜准确，对于档案系统也要及时地更新维护，保证系统的稳定，避免出现技术故障造成档案的丢失，损坏。最后，在档案完成数字化收录后要研发与之相配套的软件，使用者可以快速高效的查询到需要的内容，大大减少了之前纸质档案查询，收录的时间。使用数字化管理可以使使用者根据年份，关键词等进行查询，高效快速的查询到使用者所需的内容，提高其使用效率，让这些档案发光发热。

（二）完善高校档案管理的配套措施

1.关注档案的保密工作

高校档案不同于一些其他档案，高校档案记录了学校的教学，研究等方面的重要文献，而且还保存着有关学生个人信息，学校财务，人事变动等方面的内容，所以做好档案的保密工作是十分重要的。如果泄露或者被非法窃取就会对学校造成很大的损失。因此高校必须加强高校档案的保密工作，逐步建立完善安全的信息保护体系，建立相关的档案保护部门对档案进行专门的保护。

2.注意档案软硬件的保护

即使各高校或多或少都拥有相应的软硬件档案管理设备但是大多存在着设备更新不及时，硬件老化，配套软件落后的情况，使用时便会出现系统崩溃等现象。由于高校档案信息化管理目前还处在建设初期，也没有建立更加完善的档案检索系统、且分级管理也不明确，所以应加强软硬件的更新，定期对软硬件的系统进行维护，从而保证档案管理系统的安全使用。

3.培养专业的档案管理人才

数字化档案与传统的纸质档案有着本质的区别，对于档案管理人员又提出了更高的要求，不再只要求管理人员要耐心，细致。还要求管理人员了解互联网技术，通晓各种相关的档案管理软件，并可以熟练地使用。所以，高校要加强对于相关的档案管理人员的培养，培养出具备信息化管理水平的高素质管理人才。

（三）研究高校档案管理的配套设施

1.给予足够的资金与政策支持

高校进行档案数字化管理应提供充足的资金，要设立档案数字化管理专项资金。保证档案管理部门可以跟随时代发展更新数字化管理的软硬件设备，并可以按时对设备进行检查维护。招聘专业的档案管理人员对高校档案进行专业的管理保证高校档案得到最好的保护与管理。

2.要求其他部门积极配合

进行高校档案的数字化整理在提高档案使用效率的同时也可以以档案为跳板加强学校各部门之间的交流。但是，目前各高校还存在着各部门之间交流不畅的问题，所以高校要加强各部门之间的交流，共同交流总结并充实学校档案库，使档案库内容保持准确。

3.着手建立完善的档案管理制度

高校的档案管理工作是一项牵扯面较广，如果没有完善的规章制度那么档案的管理工作就无法正常进行，甚至减慢正常的档案数字化进度。所以要从规章制度上保证相关人员各司其职，认真工作，保证档案数字化的正常进行。

参考文献

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