谈新时期如何体现实物档案管理的价值

黄富才

摘 要：随着信息技术的发展和组织对精神价值的不断重视，实物档案的管理模式也需要从传统的单一化管理，走向价值的挖掘性管理，使得实物档案对于组织而言具有较为显著的贡献价值。长期以来实物档案的价值主要用于保存和展览，其所蕴含的精神和文化价值较少地被宣传和挖掘。基于此，本文对实物档案管理的价值进行了分析，主要分析了实物档案的特点、实物档案管理存在的问题、实物档案所蕴含的价值、以及针对实物档案管理方面存在的问题提出了相应的解决方案，得出了相应的结论。以期这些结论能够给组织的实物档案管理工作提供一定的指导性建议。

关键词：实物档案;管理;保护;文化;价值

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009 — 2234（2019）10 — 0174 — 03

1.前言

实物档案是组织发展过程中的重要组成部分，每个组织有其自身的特点，其所馆藏的实物档案是对组织发展过程的一种记录，它能够代表组织发展过程中所取得的成绩、组织的价值观、组织所倡导的组织文化等，这些价值对于组织的发展而言具有重要的意义。由于实物档案材质各异，形状、大小、规格各不相同，实物档案被反复提取利用的概率较高，这对实物档案的存储与管理提出了较高的要求，使得实物档案管理难度偏大。同时，实物档案的价值需要被不断挖掘，以体现实物档案对组织发展的相关贡献，这便进一步增加了实物档案的管理难度。对此本文针对提升实物档案的管理价值进行了研究，所研究的结论对组织提升实物档案的价值具有一定的理论和现实价值。

2.实物档案的特点概述

实物档案对组织的历史具有十分重要的纪念价值。通常情况下，一个组织的奖杯、奖旗、证书、领导题词、旧公章、相关照片字画等都属于实物档案。这些实物档案记录了一个组织在历史发展过程中所出现的经验和智慧结晶、所沉淀下来的价值观、以及发展过程中的阶段性成果等。同时，实物档案除了以上这些实物外，部分组织还存在与该组织行业特点有显著关系的物品，被组织馆藏为实物档案。例如，铁路部门的实物档案包括具有组织特定意义的纪念车票、具有时代特征的制服、铁路路徽、铭牌标志、调车信号灯、钢轨、四代牵引力动力机车等，而部分电子企业的实物档案包括他们生产的第一代产品样本、具有时代特征的电子产品等。这些实物档案形态各异、材质不同、大小不一，对这些实物档案的馆藏需要根据各个实物档案的特性和馆藏条件进行针对性的保存〔1〕。

3.实物档案管理存在的问题

3.1实物档案收集归档不规范

组织的实物档案在收集归档之前往往分散在各个部门中，目前这些档案的收集、登记、保管、归档等过程的无序管理问题较为突出。例如，部分锦旗悬挂在相关部门的墙壁上;部分奖杯或证书放在相关部门的展览柜上;部分奖杯或证书归入档案管理部门后，仍然堆积在档案柜里，未对这些实物档案按照相关标准进行分类管理;部分具有馆藏价值的仪器设备、工具、模型等也未按照标准和要求存在在相关地方，也未按照要求进行保护。这些实物档案的收集和归档过程较不规范，使得这些实物档案易出现丢失、毁坏等问题。组织中对实物档案的收集和归档需进行规范化管理，是组织当前需要解决的问题之一〔2〕。

3.2实物档案的利用率较低

由于实物档案的收集归档缺乏制度保障，使得实物档案的利用率偏低，其自身的价值难以充分体现出来。实物档案在收集及保管方面存在诸多不规范化问题，部分实物档案被存入档案后，长期闲置在档案柜中，这些实物档案的价值和意义也难以被相关使用人挖掘。例如，组织在某些活动中所获得的奖杯、具有纪念意义的锦旗、一些纪念册或磨具等，这些具有馆藏价值的实物档案进入档案室后，大多实物档案的价值主要在于陈列与展览，更多实物档案的价值未被充分体现，从而也无法让实物档案的管理水平获得更多硬件或软件资源的支持，也无法让相关部门重视实物档案的管理，这不利于实物档案的管理水平与时俱进地获得提升〔3〕。

3.3实物档案保存难度较大

实物档案作为记录组织各项社会活动和工作历史的重要载体，其真实地反映了组织在其发展历史中所获得的成绩和沉淀的价值观。因此，完好地保存实物档案对于组织而言具有十分重大的意义。实物档案不同于纸质化或电子化档案，其是由各种不同的材质构成，形式复杂多样，形状、规格、大小各异，例如部分实物档案由水晶、玻璃、金属、塑料、石膏、陶瓷、纸质、布料等组成〔4〕，部分实物档案由石头、木头、动植物标本等组成，同时不同金属、不同木料等的活性不同，其所需要储存的湿度、温度、光线不同。另外部分实物档案的形状较大需要较大的保存空间，而部分实物档案易损坏，备份难度也较大。这对组织保管实物档案提出了较高的要求，使得实物档案在实际的管理工作中存在诸多问题，对实物档案的保护措施仍需要进一步完善。

3.4实物档案管理人员专业素质不足

长期以来，实物档案的管理主要以储存在相关档案室为主，工作相对简单，因此组织的实物档案的管理工作主要由组织的其他岗位的人兼职，或者由非专业人士担任，档案工作者自身对实物档案的专业知识不足，管理意识也较为薄弱。随着实物档案的价值不断被挖掘和提升，实物档案的管理工作也需要更为专业的人士担任。当前，实物档案管理工作存在工作环节重复性问题，实物档案的管理载体众多，且其分类也日趋细化，个性化和针对性管理工作均需要大量的重复劳动，这种大量的重复性劳动需要更为专业的复合型人才才能胜任。同时，为了不断提高实物档案的管理效率，实物档案管理工作需要不断满足业务需求、模块化设计、网络技术等要求，这也需要实物档案管理人员的专业素质不断提升，以适应新时代实物档案的管理要求。

4.实物档案的价值分析

4.1组织价值观的沉淀

随着组织的不断发展，组织也具有自身的发展特点，这些特点会由具有代表性的实物记录下来，实物档案是一个组织发展的物质成果和精神活动状态，对组织的价值觀沉淀具有重要的作用。组织在发展的过程中，因为各种需要，可能会参加各种活动，在活动中获得某种奖项，这些奖项对于组织而言具有重要的认可价值，是对组织该阶段发展成绩的肯定，对组织而言具有重要的收藏价值。随着组织的进一步发展，组织所获得的奖项、锦旗、证书、牌匾等实物档案数量越来越多，这些实物档案均代表着组织被公众认可的价值，其也代表了组织的一种价值方向，这种价值方向随着时间的沉淀会形成一种较为显著的精神和价值观，例如组织长期做公益事业所获得的证书、奖杯等，或组织长期参加具有创新意义的活动等，这些奖项能够代表组织具有慈善、公益、创新等价值观，它在长期的沉淀中会给组织形成一种稳定的、清晰的价值观。