工程项目物资设备采购成本控制方法的分析和探讨

□ 李长义

(中国交通物资有限公司，北京 100120)

1 引言

当今世界，建筑市场竞争日趋激烈。现代工程项目施工企业，越来越注重控制和降低生产成本，获得更高的利润。目前，工程项目管理中，物资设备采购费用约占项目施工总成本的70%左右。通过科学有效的管理，加强项目物资设备采购成本的控制管理不仅可以降低项目施工总成本，提高项目利润，而且可以保证施工质量和工期，做到保质保量按时完工。

2 做好物资设备成本控制管理的意义

2.1 实现公司发展战略的必然要求

随着世界经济一体化的发展，国家区域一体化战略、城乡一体化战略和“一带一路”倡仪向纵深推进，国际和国内众多基础设施和民生工程正在逐渐落地，更多企业进入到工程建筑市场，这一市场的竞争也变得越来越激烈。在进入门槛较低的工程建设领域，面对激烈的市场竞争，成本领先战略成为了众多工程施工企业的战略选择。市场竞争从表面看是产品价格高低的竞争，但是，实质上是生产成本高低的竞争。只有不断降低工程成本，才能降低投标报价，从而在竞争中生存并发展下去。物资设备采购成本在施工总成本中所占比例较大，降低物资设备采购成本可以有效地降低施工总成本。因此，企业的发展战略要求做好物资设备采购成本控制。

2.2 保证工程质量和工期

目前，建材市场竞争激烈，产品规格、质量、性能和价格多样化，也日益鱼龙混杂，质量不一。只有重视和加强物资设备采购管理，严格按照工程设计和规范标准的要求采购质量合格的产品，才能确保工程施工质量和安全，不出现因为施工材料或设备质量不合格而出现返工的问题。做好物资设备成本控制，项目各部门相互配合，提前编制采购计划，按照工程用料计划适时进行采购，这样，才能及时准确地提供项目施工所必须的物资机具，避免因物资设备供应不及时导致的停工误工等问题，保障项目工期。

3 项目物资设备采购成本控制存在的主要问题

在物资设备采购成本控制方面，通过工作实践和经验总结，各施工单位都形成了比较多的行之有效的管理办法，项目物资设备采购管理水平较之前已经有了较大的提高。同时，仍然存在一些亟待解决的问题，主要表现在：

部分项目管理人员片面追求高产值和现场生产，生产大于一切的错误观念仍然存在，没有及时发现和彻底解决物资设备采购、使用和管理过程中出现的各种问题，不重视项目物资设备采购成本控制和管理；经验丰富、沟通协调和解决问题能力强的物资管理人才匮乏，物资设备管理人员工作能力和技能需要提高；没有严格按照项目整体预算的要求，控制物资设备采购和使用数量，部分物资设备采购数量超过预算数量，施工材料使用数量较多；项目管理人员节约意识不高，仍然存在物资设备使用浪费问题；对国内和国际相关建材市场以及项目所在地区域建材市场调查和研究不足，没有做到货比三家和错峰采购，采购产品价格较高。

4 项目物资设备采购成本控制的建议

4.1 提高项目人员采购成本控制意识，成本控制人人有责

项目全体人员特别是项目管理人员要重视物资设备成本控制，树立成本领先的正确经营理念，抛弃片面追求生产和产值的错误观念，项目全体管理人员要从自身做起，勤俭节约，带动项目全体人员贯彻节约的经营理念。大力倡导在满足工程施工要求的前提下，采用更经济环保的设计方案，减少钢材、水泥、沥青和项目用水用电等各种重污染能耗的材料设备的使用，降低生产成本，减少项目支出；出现的任何物资设备浪费问题，项目人员都有责任指出并改正；通过召开物资设备节约使用专题会议的形式，培养项目全体人员的节约意识，分享和学习各种成本节约和控制的先进做法和经验并通过项目宣传栏和宣传标语等形式，广泛宣传和提高员工节约成本的工作意识和技能。

4.2 严格按预算数量采购物资，控制物资设备采购数量

签订项目承包合同之后，项目部根据投标价格、设计图纸和利润指标等因素，编制项目标后预算，包括项目预计总收入、预计总成本和预计利润等。项目物资设备主管部门应根据上述预算、施工部门用料计划和现有库存等情况，编制项目物资设备采购总计划，此计划经项目相关负责人签字确认后生效。项目物资设备采购部门应严格按照上述计划的要求，进行市场调查，提前备货，做到及时准确保证现场物资供应。在施工过程中，根据施工细化图纸，每一部分设计用量都应准确计算，物资设备主管部门要将此细化设计数量加上合理损耗数量减掉库存剩余数量作为计划采购供应数量，做好施工过程中供应数量的控制。每一部分完成施工后，要计算实际物资使用数量，如果发现超出计划使用数量，那么，物资设备主管部门要联合预算和施工部门一起查找原因，避免下次类似问题发生。在项目接近完工时，对累计使用总数量接近预算总数量的物资设备，要提前对用料部门做出必要提醒；对累计使用总数量超出预算总数量的物资设备，要通过召开项目专题会议的方式，单独查找原因和解决办法。

4.3 全面具体做好采购市场调查，集中采购和集中管理，降低物资采购单价

当前，国家供给侧结构性改革成效显著，一些落后产能已经逐渐被取缔或淘汰，合格和优秀供应商市场占有率提高。在这种背景下，作为物资设备需求方，项目和公司要配合好工作，项目及时将物资设备需求计划上报公司，公司集中不同项目采购需求，做到集中统一采购，增加物资采购数量，提高我方对供应商的话语权和议价能力，降低采购单价。公司要建立电子招标采购系统，线上投递标书、评标和定标，减少招标采购时间，提高采购工作效率。相关采购人员要做好市场调查，充分了解建材市场，通过良好的工作配合，与优秀供应商建立长期合作关系，同时，与价格合理、服务到位、质量合格的供应商建立战略合作关系，逐渐形成公司和项目完整的合格供应商网络，达到互利双赢的工作目的。公司和项目相关主管部门要定期举行物资设备管理人员专业知识和业务技能培训，提高相关采购人员对建材市场价格变动的预判能力。项目主要管理人员要定期召开建材市场价格分析专题会议，分析近期建材市场供求情况、价格变化趋势和影响因素，做到错峰采购。

4.4 做好物资设备采购成本核算统计

对项目物资设备采购成本进行及时准确的核算统计是做好成本控制的有效方法。通过核算，项目管理人员可以确定项目实际采购总成本。项目需要建立的基本物资设备成本管理台账包括：采购计划和实际执行管理台账、采购合同和实际执行管理台账、物资设备收发存管理台账、采购结算管理台账，采购付款欠款台账。高效的物资管理离不开专业的物资设备管理软件进行统计，项目要配备专业的物资设备管理软件，基本工程包括计划管理、合同管理、结算管理和供应商欠款管理功能，只有应用大数据平台软件，才能对复杂多样的物资设备进行及时有效的核算和统计。根据项目标后预算和细化图纸，计算出每一施工部位设计使用数量，增加合理损耗数量，确定每一施工部位物资计划使用数量。根据此使用数量计划和库存数量，确定每一施工部位物资设备采购计划，建立物资设备采购计划台账。登记签订的采购合同信息并对合同扫描件进行归档，建立采购合同管理台账。项目实时发生的出入库业务要及时录入物资出入库业务明细账，录入内容包括物资类别、物资名称、规格型号、数量、单价和总金额、供应商和使用单位和部位等信息，根据物资出入库明细账，建立项目物资收发存管理台账。根据采购合同约定，按照结算周期要求与供应商对账并办理采购结算，建立采购结算管理台账。对账后合同双方确认的采购结算金额是目前采购合同实际执行金额，据此建立采购合同实际执行管理台账。根据采购结算台账和项目财务部门提供的供应商付款台账，建立项目采购付款欠款台账。符合公司固定资产管理规定的机械设备要填写固定资产管理卡片，组成固定资产后发放给相关负责人员使用，各种机械设备要建立能耗使用台账，根据能源消耗定额定量领用燃润料等物资。

5 结语

以上是对工程项目物资设备采购控制方法的分析和探讨。物资设备成本控制管理属于工程项目管理的一部分，此管理方法应贯彻到项目经营施工全过程，从而，实现项目资源和资金的最优配置，达到降低生产成本和保证施工进度工期的目的。