纸质档案管理与电子档案管理的融合探讨

袁玮泽

摘 要：社会已经进入信息化阶段，而档案管理是信息发展的核心内容，要顺应时代发展的方向对其进行优化。传统的纸质档案不仅会占用很多的空间，而且不利于管理人员进行保存。于是人们结合了现代化的科学技术，开发出电子档案的形式来提高管理的效率。纸质档案管理与电子档案管理两者之间是能够相互促进和融合的，本文正是对其进行详细的分析，并提出了非常有效的改进措施。

关键词：纸质档案管理;电子档案管理;融合讨论

随着科学技术的不断进步，我国的档案信息管理工作方式发生了巨大的变化。但是其发展的过程也不是一帆风顺的，因为传统的纸质文档已经使用了很久，想要直接被电子档案替代是不现实的。工作人员应该改变自己的思路，试图将两者合理地结合到一起，只有完成了这两者之间的融合，互相取长补短，才能够对目前的档案管理工作进行优化。而且这种新型的管理模式更加高效，能够切实保证需要储存信息的安全性，通过与现代化管理模式的结合，使档案管理工作朝着更加规范的方向发展。

一、对于纸质档案管理工作的概述

（一）信息一览无余

纸质档案是当前储存和检索的主要形式，它能够直观地反映出需要处理的信息，更加便于工作人员进行管理和查找。而且纸质档案管理不需要现代化的科技，只需要进行翻阅就能够找到自己所需要的信息。大部分的工作单位仍旧使用这种档案管理形式，它对于档案管理者的要求比较低，并且受到的外在因素影響也比较低。

（二）存放时间长

纸质档案能够存储的时间是非常长的，这也是一种非常显著的优势。造纸术是我国的四大发明之一，自从其出现就被作为文字的载体。它的出现替代了传统的存储形式，文字不再被记录在石壁或者竹简上，写在纸上更易于人们保存和阅读。并且纸张的耐久度是非常强的，尽管会受到一些特殊情况的影响，但是只要做好相关的保护工作，就能够保存非常久。

（三） 同步归档

例如，当一线的城市吸引了国内外投资，就会使用资本不动产进行资金翻倍。产权在利用资金进行运作时，就会发生上次买卖还未完成就继续下次交易的情况。这种趋势滋生了同步归档的诞生，它在一定程度上能够提升档案管理的效率。同步归档能够反映出一个城市的发展程度，也是其向着国际化发展的必经之路。

二、对于电子档案管理的工作概述

（一）可以进行多样化管理

科学技术的发展促进了信息的交汇，也使得存储内容变得更加多样化。而且电子档案不只是对文字进行处理，它还涵盖了图片、声音等信息内容。这种存储形式是纸质档案无法完成的，是对档案管理工作的大胆改革，也使档案管理的方式变得更加多样化。

（二）载体小、存储量大

电子档案管理能够通过先进的信息技术，把相关的材料储存到计算机中，然后在需要的时候调用出来。这种形式突破了传统的档案保存限制，不再使用纸张作为信息储存的载体。同时电子档案不像纸质档案那样占用空间，一个小小的U盘都能储存非常大的信息量。这是纸质档案无法做到的，也是电子档案的优势所在。

三、如何把纸质档案和电子档案有效地融合到一起

（一）二者之间的共存

纸质档案和电子档案的融合是一种必然的趋势，这也是时代发展所需。电子档案都是以纸质档案为基础进行的，可以说是另一种形式的纸质档案。而相关的管理部门在收到请求之后，再把这些纸质文档转变为电子文档，真正实现这两者的共存。另外，电子文档也能够转变为纸质档案。但是由于我国信息化发展的速度不断加快，人们需要高效的档案管理形式，显然传统的纸质档案管理已经难以满足这种需求。而电子档案能够快速地对一些数据进行记录，尤其是查阅一些纸质档案难以找到的数据。并且它把科学技术应用到文件的密保工作上，通过设置密码来保证文件不被泄露。不过这种方式也不是十全十美的，很容易在使用的过程中损坏。因此很多工作单位把这些电子档案都转变为了纸质档案。目前主要存在的情况有两者，电子档案和纸质档案之间的相互转化，以此来实现两者的共存。

（二） 纸质档案管理和纸质档案之间的联系

纸质档案和电子档案的工作是非常复杂的，需要平衡这两种形式的存储特点，以实现相互之间共同发展的作用。所以如果想要把这两种形式充分融合到一起，就必须发挥其各自的特点，在其工作的过程中实现共赢。例如，在开展相关的查阅工作时，先对这两种形式进行彻底的分析，以此来形成一种更加高效的档案管理模式。这样能使两种形式在工作期间完美互补，最终实现档案管理的优化目标。例如，纸质档案吸收电子档案的查阅特点，通过更高效的检索功能查阅信息。打破了传统档案管理模式的限制，避免了翻阅大量书籍才能找到信息的情况。而且电子档案信息能够支持移动端设备的使用，减少了管理过程中所产生的消耗。

四、结语

由于大数据时代的全面到来，需要使档案管理工作更加地高效和便捷，这样才能提高相关工作的查找效率，有效地利用信息化、电子化管理模式，以此来代替之前的传统档案管理模式。与此同时，要打破传统档案管理工作的限制，把纸质档案和电子档案的管理有效地结合到一起，以此来实现档案资料的迅速搜索、下载和使用，进一步提升档案的资料价值。

参考文献

[1]蔡威娜.纸质档案管理与电子档案管理的融合[J].科技视界，2017（15）：198—201.