纸质档案管理与电子档案管理的融合

邓良城

摘 要：档案在发展过程中对于人们历史记录的查询有着重要的意义，人们可以在不同时期通过档案记录下重要的历史原件信息，以便作为一种凭证为日后查询提供参考意见。但是近年来，随着各种信息技术的层出不穷，对于档案的发展也提出了新的标准和要求，传统的档案记录方式已经不能再适应时代社会发展的需要，其存在的弊端也较大。所以文章主要从传统纸质档案存在的缺陷性上进行简要的分析与总结，并结合现有的信息技术提出电子档案发展的重要意义，希望通过文章的介绍可以为相关工作人员提供一定的参考意见，并推动我国档案事业的发展建设。

关键词：纸质档案管理；电子档案管理；融合；探讨

1 电子档案管理的产生和电子档案管理的优缺点

1.1 电子档案管理的产生

电子档案的产生是在信息技术及计算机技术高速发展的前提下应运而生的，符合时代社会发展的需要，电子档案可以改变原有传统档案的记录方式，并通过简便的方式加以保存，在利用的过程中不需要再过费时，就能够在短时间内搜索到自己想要查找的信息资料，并通过计算机处理技术来完成信息的合成与使用，这是传统档案技术所不能比拟的。

1.2 电子档案管理的优缺点

电子档案作为信息技术也计算机技术结合的产物主要由以下优点：电子档案可以把文件的多媒体性体现出来，可以更加形象地展现文件所要表达的内容，方便读者可以更好的理解文件内容，而且电子档案的储存空间小，信息量大，还能够长期保存，便于复制、传送；电子档案可以使读者阅读更加方面，便于查找读者所需内容。电子档案也有其缺点：电子档案的载体主要是光盘、磁盘、磁带，这些载体具有不稳定性，寿命较短，容易被氧化，或者背化学试剂破坏；电子档案是在信息技术与计算机技术结合的基础上产生的所以电子档案很依赖计算机，没有计算机就不能够建立电子阅读档案；电子档案容易遭到更改，或者遭到电脑病毒入侵，所以电子档案的安全性不高；电子档案的保存比较困难，容易受到灰尘、磁场、温度等破坏。

2 纸质档案管理的独特价值及弊端

2.1 纸质档案管理的独特价值

纸质档案存储的真实性是电子档案存储所不具备的一个优点，读者在进行查阅过程中可以真实感受到纸质档案记录的真实性，但是纸质档案存储的时间要受到自身条件的影响，相比较电子档案存储，纸质的寿命要短一些，而容易被人更改信息资料，使得数据的准确性就会大为的降低。在提供参考数据的同时会引起人们的质疑。但电子档案存储也存在诸多的弊端，容易受到电磁干扰，存储过程中一旦出现此问题就容易发生数据丢失的现象，难以保存但整个电子档案的存储时间却很长。

2.2 纸质档案管理的弊端

虽然纸质档案有如此多的优点但是不乏也有一些缺点：第一，纸质档案的保存条件要求比较严格，纸质档案的载体是纸张，纸张的主要成分是纤维素。在酸碱的化学试剂作用下容易遭到破坏。第二，纸质档案在储存上占用空间大，存储的设备需要购买，费用较大，进而加大了存储成本。

3 电子档案管理与纸质档案管理的融合

3.1 电子档案管理与纸质档案管理的共存

虽然一定程度上来讲，电子档案有着较多的优势，但是从档案事业的长久发展来看，档案管理在发展过程中必须将电子档案与传统的纸质档案管理相结合才能更好地推动档案事业的发展。两者共存的主要原因体现在以下等几个方面：第一，电子档案是在传统档案基础上发展而来的，只不过是利用了现代化信息技术及计算机的使用，使得档案更加便利，相关人员为了提高工作效率在条件允许的前提下将传统纸质档案管理的方式改变了电子档案管理的方式，但是这种转变方式的存储并不是就要完全取代纸质档案的记录方式。第二，电子档案记录的形式虽然很大程度上能够改变工作方式，提高效率。但是在重要内容上也需要纸质档案记录的配合，因为信息数据的存储容易出现丢失或是泄漏等问题，这对于档案的安全性而言是极为不利的。所以作为档案管理者要充分考虑到這一点，将重要的信息数据在纸质档案上备份。这样一旦电子档子数据出现丢失等问题便能够通过查询纸质档案进行第一时间的解决。

此外，并不是所有地区都适合采用电子档案存储的方式，在一些相对比较落后的地区，人们对于电子信息技术还不是很了解，断然改变传统的存储方式不仅仅会增加成本，还需要大量的这方面的专业人才，电子档案存储要求档案人员不仅熟悉档案的日常操作，还要具备专业的计算机技术技能，这样才能将电子档案很好的运用。

3.2 电子档案管理与纸质档案管理的互动

档案管理形式通常情况下是由电子档案与纸质档案管理两种方式存在，并且每种存储管理方式都存在的很明显的优缺点，这就需要档案管理工作者在日常的管理过程中能够将具体的实际情况反映出来，然后选择以哪种档案管理方式进行存储，哪种为辅。在分清楚档案管理方式的前提下才能做好档案管理工作，充分发挥每一种档案管理方式在档案中的重要作用。相互促进和相互推动就自我功能完善的有机结合，这样做的主要目的是不仅仅可以大大提高工作效率，还能节约成本。两者相互促进及完善的具体表现主要体现在以下两点：

第一，电子档案管理对纸质档案管理的影响，前者可以加速后者的改进速度。纸质档案管理受到电子档案的影响，直接加速了档案管理流程，对于档案一体化的推进具有重要的意义。还有电子档案管理的实体管理模式促进了纸质档案管理，实体系统与固定的关系档案是传统纸质档案管理的基础，二者建立良好的关系才能够对档案进行检索。电子档案管理具有快速检索的功能，加之互联网的应用，读者能够更加方便地浏览到自己所需要的信息，而且电子档案管理可以根据不同的需求建立不同的联系，纸质档案借助电子档案的实体管理可以通过软件检索而更加快速地找到所需的纸质档案。第二，在纸质档案管理的影响下，电子档案管理可以变得更加完善。两者可以在相互影响下取长补短，然后进一步发展，形成一种综合管理系统。

4 结束语

从上面的分析得知，档案管理在发展过程中要想在激烈的市场竞争中获得较好的发展，就必须加强整体的优化创新与改革。在信息技术的大背景环境下，将各种计算机技术融入到档案管理过程中，将电子档案管理与纸质档案管理有机的结合，相互促进，相互弥补存在的不足，与此同时还要运用科学的管理方式来完善对于档案管理的保护，通过建立监督管理机制来促进档案人员对于信息数据的重视，做好档案管理工作。这也是为了更好地推动我国经济建设的发展，为人们便捷的生活提供有效的档案管理，进而改变人们对于传统档案认识的不足，使得档案管理的作用能够得到有效的发挥。

参考文献

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