谈电子档案管理中几个关键问题及其对策建议

马洪敏

摘 要：科技的进步带动时代发展，人们日常的工作中在电子文件与电子档案上的应用变得越来越广泛。比起纸质档案电子档案的确存在很多的优势，例如，在保存上或是在分类上，都要比纸质档案上的管理更加的规范与方便。但是即使电子档案存在这样或是那样的优势，在许多的方面还不能完整的将纸质档案给完全的替代，文章中就电子档案管理上的缺陷进行了相关的说明与研讨，便于电子档案能够得到更好的管理。

关键词：电子档案管理；科技进步；电子文件

信息时代与数字时代的到来，使得传统档案管理掀起一场技术上的改革热潮，档案上的管理也朝着数字化进军，在档案的形式上已经转化完成了，就是电子档案对纸质档案的取代，但是随之而来的问题是电子档案上的管理，电子档案管理技术针对于许多的工作人员来说还是一种新型的技术，许多人并没有将这种技术给进行熟练的掌握，所以将电子档案管理上的难点进行突破是当今工作人员应积极面对的问题。

1 电子档案管理的现状

1.1 管理标准化进展慢，制约了整理与归档

档案管理上的标准化是系统实现计算机管理的一个重要的影响因素，但是在实际工作上的应用实行分类的处理还是具有很大的难度，因为许多的工作单位已经习惯了传统的档案管理方法，对电子档案技术上的管理方法，在思维的模式上并没有真正的接受，就会出现各自为政的局面。许多工作单位并没有从全局的角度对档案工作的规范化进行考虑。

1.2 计算机技术尚未大规模应用于档案管理

虽然电子档案在一定的范围内已经将纸质档案给替代了，但是许多工作部门在基础硬件设施上却没有得到完善，许多的工作的单位到现在为止仍然没有将计算机给配备好，这也就意味着一些较为重要的文件在传输的过程中还是被以纸质的形式给进行保存，这样做的后果就是导致纸质档案没有真正的消失，电子档案也没有真正的将纸质档案给替代。兩种形式的档案模式共同存在。还有一件阻碍电子档案得到良好管理的因素，就是档案的管理人员并没有对管理上的知识进行系统的学习，并没有受到一个系统的管理技术培训，所以许多的管理人员在档案的管理上的仍处于初级阶段。

2 电子档案管理中出现的问题

2.1 电子档案管理过程中出现的漏洞

2.1.1 对电子文件原稿保存的忽视。目前，在计算机上起草和制作文件，已是办公常事。往往一旦文件定稿打印后，作为草稿性的电子文件的保存就经常被忽视。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施。随意对其进行删改，不是被清除就是被新文件覆盖。使具有原始性的电子稿件面目全非，失去了归档保存的意义。

2.1.2 信息安全与保密问题。电子档案存放位置的不固定性、载体的可转换性、信息接受对象的开放性以及文件内容的可分解性，造成电子档案与载体的可分离，使电子档案信息随时有被修改、窃取、销毁的危险。互联网的开放性。使电脑病毒和蓄意破坏的电脑“黑客”对档案存放载体形成威胁，载体一旦被电脑病毒感染或被“黑客”闯入，就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失，甚至造成整个信息系统瘫痪。

2.2 电子档案自身的缺陷

2.2.1 电子档案的原始性、真实性、完整性问题。对于纸质文件来说，肉容的原始性附着在形式的原始性上，其字体、字迹、图像、印章等清晰可见，内容真伪易于判别。但电子档案的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，使档案部门在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。

2.2.2 电子档案的长期可读性问题

当人们使用技术和设备将信息内容记录在磁性材料和光盘载体上后，电子档案就永远离不开这种技术和设备，人们只有采用这种记录档案信息内容的技术和设备，才能识别它的信息内容。因此，电子档案在阅读上的间接性和对生成环境的依赖性，决定了要处理、阅读电子档案必须借助于电子计算机将信息与载体结合在一起。

3 电子档案管理的原则

3.1 规范性原则

规范性是开展档案信息电子化最重要的原则，也是确保电子化档案信息可用性的基本条件。它要求所有档案信息的电子化必须按照规定的技术模式、文本格式和工作标准进行，并尽可能采用国际通用标准。档案信息电子化的主要目的是利用网络这种新的信息传递方式提供档案信息服务。因此，对上网档案信息的组织与传递必须采取各方统一认可的规范与标准。这样不仅能够减低因存储格式和软件平台的不同而进行转换所造成的资源浪费，提高信息存储传输的效率，而且有助于选择档案信息电子化的最佳技术方案。

3.2 可靠性原则

人们对电子文件的证据性、可靠性问题尚存在很多疑虑。这个问题的解决需要多方面的努力。除了采取各种技术措施、国家制订必要的认定规范外，文件、档案工作中相应的制度保障也是十分重要。在电子档案管理的全过程中，要严格制度、堵塞漏洞，不仅要确保归档文件和进馆档案的真实有效，还要注意在整理、鉴定、复制、调阅等各个环节遵守操作规程，建立必要的备份等，以防止信息的丢失和失真，维护电子档案的可靠性。

4 解决电子档案管理中问题的对策

4.1 信息保护措施

想要将电子档案数据上的原始性与真实性进行存根形式的保留，就要采取一些高效的信息保护措施。可以利用网络的便捷性入手，从入口、传输与使用三个关键阶开展保护上的工作。在对电子档案进行保存的过程中，一定要注意的问题是防止网络黑客的侵入，因为档案多为公司内部需要进行存档的重要历史信息或是重要的内部技术。在防止被病毒侵犯的技术方法有身份验证、防写或是档案备份等。这些技术上的使用后都可以对电子档案中的内容进行保护，确保文件在储存的过程或是传输的过程中可以不会丢失或是被篡改。

4.2 重视和加强对档案管理人员的培养

电子文件得到飞速发展的今天，电子档案管理上的人才越来越受到欢迎，所以培养与打造出一批档案管理上的技术人员是当前工作的重点。无论是档案的管理部门还是政府相关的各级部门，都需要将电子档案管理技术人才的培养工作提上一个新的日程。首先是通过多种渠道与方式对档案管理的专业与技术人才进行引进。其次是引进过来以后，根据管理部门的实际需要对档案工作的整理人员进行有针对性的培训。

结束语

通过以上的探讨，电子档案管理上的工作主要针对的是对档案信息的真实性与安全进行确保。通过信息手段上的技术支持，将电子档案上的完整性与真实性进行确保。这就要求电子档案上的管理人员能够拥有一个良好的技术触觉，对操作系统进行全面的掌握。可以根据时代技术的进步与管理结构上的变化进行相应的更新。可以保证电子档案可在周围环境的任意突变下，都能将重要的信息进行及时的保存。

参考文献

[1]尹波.浅议电子档案的管理[J].办公室业务.2016（20）.

[2]何维.OA无纸化办公环境下的电子档案管理[J].办公室业务.2016（20）.