铁路建设档案管理中存在的问题与解决措施

李永婧

（中铁十九局集团第二工程有限公司，辽宁辽阳 111000）

0 引言

档案管理是铁路工程项目建设中的一项必要性工作，需要记录归档铁路项目在建设过程中所有信息，为工程的竣工验收、维护保养等提供可靠的依据。档案管理人员不仅要及时整理、归纳、保存工程建设中涉及的全部资料，还应当在有关部门查阅、使用时能够快速准确地提供，对铁路工程建设的质量以及运营管理有着不可忽视的作用。

1 档案管理的特点以及作用

1.1 档案管理的特点

在铁路工程项目的建设过程中势必会涉及大量的图纸、文字资料等，将这些资料以重要文件的形式进行归档保存，就能够对工程建设的全过程进行全面的记录，同时这些资料是项目在建设过程中所用到的最真实、最原始的信息。但是，在铁路项目实际的建设过程中，由于项目规模较大，会涉及多个单位、多种领域，需要多种专业的资料，这些复杂的资料之间又相互衔接，在资料整理时需要理清它们的关系并在档案中呈现出来，因此也增加了档案管理的难度。

1.2 档案管理所发挥的作用

与普通档案所有不同，铁路工程建设项目档案所涉及的不同专业领域的资料需要采取不同的记录保存方式[1]。由于档案中的资料在铁路项目建设过程中需要用到，因此就对档案资料的实用性提出了很高的要求。铁路工程建设中的档案资料应当是图纸与文字资料相互印证的，这样在进行竣工验收或者运营的维修保养时能够以档案资料提供的信息作为依据。尤其是在铁路工程进行技术改造或者工程扩建时，就更加需要这些档案资料进行建设项目的设计、施工等，从而保证工程的安全、可靠。由此可以看出，进行有效的档案管理对于提高铁路工程的施工质量、运营管理均有重要作用。

2 档案管理存在的问题

2.1 档案管理制度不健全、人员不到位

有些建设单位在进行施工前未建立健全档案管理的相关制度，并且对制度的落实不到位，主要表现在：①未设立专门的档案管理机构并规定专职人员进行档案管理；②未制定档案进行立卷和归档的相应标准和要求；③缺乏相应的保存档案资料的场所和设备等。有些施工单位在施工过程中并没有指派收集施工资料的专职人员，同时也并未以文件的形式规定相关人员应当承担对档案进行全面管理的责任，这样就形成了资料无人管理的状态，造成档案资料不全面、不系统、不真实。

2.2 档案管理人员业务能力不高、人员流动性较大

有的建设单位指定的档案管理人员缺乏相应的管理知识，对档案资料的重要性不能正确判断，不能辨别资料的真实性，甚至不能核实竣工图纸与实际的施工工程是否一致，造成了管理人员在收集档案资料时不能将有价值的信息进行有效整理，使档案资料缺乏一定的系统性、完整性，给工程的后续工作带来了很多阻碍[2]。有些档案管理人员在收集资料时不能深入施工现场，对有些重要资料缺乏相应的证明，影响了档案资料的真实性。有些单位的档案管理工作未受到足够的重视，特别是频繁更换管理人员并在工作交接时未明确档案管理的责任及权限，使得很多档案资料未进行有效保存，影响了整体档案的系统性。

2.3 施工单位对档案管理工作不重视

进行项目建设时施工单位一般比较重视施工过程，而经常会忽视档案管理工作的重要性。人员的不重视导致施工进度与档案资料的归档缺乏有效的衔接，有时还是在项目完工后再对相关资金进行补充，这样就造成所归纳的档案资料并不是第一手的真实情况，失去了其真实性。

3 加强和规范铁路建设项目档案管理的措施

3.1 建立健全档案管理制度

为了确保铁路建设项目的档案管理工作有效进行，应当在施工的各阶段在档案资料的收集与整理工作和施工进度保持一致，使档案资料真实、完整、系统。建设单位应当在合同中对各单位的档案管理工作进行明确规定，确保档案资料的全面并有效衔接，同时还应当对档案管理的质量进行考核，考核结果直接与各单位的经济利益挂钩，相互制约推动档案管理工作的有序进行。各参建单位需要按照合同中的相关要求完善档案管理制度，设定独立的档案管理机构并有专职人员进行管理，单位的主要负责人对该项工作进行监督管理，将档案管理工作纳入考核体系（图1）。同时，监理单位还应当对档案资料的真实性、系统性进行有效监管。

图1 档案接收的一般流程

3.2 档案管理规范化

铁路项目建设过程中的档案资料应当全面收集，这是确保档案资料高质量管理的前提。由于铁路工程项目是一个规模庞大的系统性项目，涉及的每个施工阶段都会产生大量的文件资料、图纸等，也导致了档案管理工作的烦琐、复杂，因此就需要档案管理人员极具责任感和较高的业务技能，对资料进行细致、有序的整理，并根据资料的属性进行归档，确保档案资料的系统完整。

铁路工程项目档案工作应当进行规范化的收集、整理，所需要收集的资料有：①项目的勘察设计文件、对施工技术有价值的建议、文件；②相关的招标文件、设计方案、施工方案以及监理文件等；③重要技术、质量、安全等相关证明文件，事故报告、整改措施以及评价验收资料；④工程施工中的各项批复性文件、质量评定表、工程数量汇总记录；⑤设计、技术变更记录；铁路线路的设计、施工中相关的图纸；⑥采用新技术施工的相关技术资料；其他对铁路项目竣工验收、维修保养过有价值的资料等。

所收集的资料应当具有一定的衔接性，资料之间可以相互印证。然后将收集的资料根据其内容、施工环节等进行保存：技术性文件则按照制度、施工记录、评定以及相关证明的顺序进行归档；竣工图根据施工里程、专业以及图纸编号进行排列，同时在案卷目录中准确记录。

在对竣工图进行编制归档时，其中图纸的质量以及竣工表的编制水平会直接关系到项目最后的验收工作，因此需要重视图表的编制。在当前的项目施工中，大多数情况是边设计边施工，因此也造成了图纸资料的收集远远滞后于项目实际的施工进度。为了确保施工及时用图的需求，档案管理人员以及相关的设计、技术人员应当在接收到图纸的当天及时进行登记、分类并归档，同时发送至相应的施工单位。

3.3 进一步提高档案管理人员素质

铁路项目具有线路长、站点多而且技术复杂的特点，在建设中会涉及多个专业领域，因此需要相关的档案管理人员不仅懂得档案管理的标准，还应当具备一定的工程技术知识。另外，还需要管理人员进入施工现场进行资料的收集、核对[3]。因此需要加强对档案管理人员的技能培训，不断提升业务水平，在面对资料时能够快速准确判断是否有保存的价值、应当如何保存等，还可以确保他们能够全面收集真实的施工资料，在资料管理时确保资料的系统性完整。通过培训还可以将档案管理人员打造为集技术、档案管理与于一体的综合性人才。另外，档案管理人员自身也应当提高学习意识，转变工作思路，深入施工现场全面收集第一手的真实资料，并做好资料保存的记录、移交等手续，不断提升档案资料的管理质量。

3.4 加强项目档案验收

项目验收时应当遵循严格的标准，对档案资料的完成性、系统性进行审核，尤其是对前期图文资料、隐蔽性工程的相关信息以及竣工图纸等进行更加细致的检查，如果档案质量不合格应当限期整改，对于复查仍不合格的情况不予通过验收，并且无法结算工程尾款。

4 结束语

铁路工程项目对于国家交通有着重要的作用，因此应当加强对档案资料的管理。首先要确保参建单位的领导重视该项工作，从制度、人员、考核等方面加强档案资料的管理。另外还要加强对档案管理人员的技能培训，提升他们的业务水平，使管理工作系统、有序地进行，从而确保铁路工程项目施工过程中的档案质量。