计算机信息技术在人事档案管理中的应用

马书群

（河南信息工程学校，郑州 450003）

引 言

现阶段，随着我国科技水平的不断提升，很大程度上促进着计算机信息技术的进步，实现了生产及生活中的广泛应用，为人类及社会发展带来了极大的便利。将计算机信息技术应用于企业人事档案管理工作当中，其工作效率及工作质量将会得到明显的提升，使得人事档案的价值作用得到充分发挥，更好地服务于企业发展。基于此，本文首先概述了计算机信息技术在人事档案管理中的应用意义；其次分析了当前企业人事档案管理现状；最后探讨了企业人事档案管理中计算机信息技术的应用对策。

人事档案管理作为企业的一项重要工作，以往的传统人事档案管理模式所存在的弊端日益突出，已经无法满足人事档案管理工作需求，降低了管理水平。而在互联网时代背景下，计算机信息技术在企业人事档案管理中的应用成为发展的必然趋势，这是提升企业人事档案管理水平，保障企业稳定、可持续发展的关键，因此企业领导人员及管理人员要提起足够的重视。

一、计算机信息技术在人事档案管理中的应用意义概述

（一）有助于提高人事档案管理效率

企业人事档案完整地记录着企业员工的个人经历、学习状况、社会关系以及奖惩等方面的信息，这是企业领导人员重要的查阅资料。通过将计算机信息技术应用于企业人事档案管理工作当中，构建数字化档案信息管理系统平台，不仅能够更加快速及时地查阅到企业员工的相关资料，并且档案管理效率得到了明显的提升。

（二）有助于降低人事档案管理成本

企业人事档案管理工作是一项长期性工作，企业发展必须要重视起该项工作。在过去的一段时间里，企业在人事档案管理的过程当中主要以纸质档案为主，需要较大的储存空间，并且需要配备专业的队伍进行管理以确保人事档案的完整性与安全性。与此同时，在翻阅纸质档案后，会导致其出现一定的磨损，降低档案信息的储存效果。然而将计算机信息技术应用于企业人事档案管理工作当中，构建数字化档案管理系统，不仅能够达到信息快速传输与共享的目的，而且云存储的出现，能够实现对超大容量电子档案信息资料的存储，管理成本明显降低。

（三）有助于丰富人事档案管理形式

传统企业人事档案信息主要以纸质形式为主，然后通过文件和照片来实现对人事信息的保存，不难看出其形式是非常单一的。然而将先进的计算机信息技术应用于企业人事档案管理工作当中，能够借助多种形式来储存人事信息，甚至实现了文字、图像以及音视频的混合储存管理，极大地丰富了人事档案管理形式。

（四）有利于开发和利用档案资源

计算机信息技术在企业人事档案管理中的应用，在更好开发档案信息资源的同时，提升了其利用效率，在人事档案管理工作当中所起到的作用也越来越重要。企业人事档案主要是为人事工作提供服务的，应用计先进的计算机软件，构建立体化人事档案资源集成管理模式，在充分开发并利用档案资源的同时，更好地满足档案管理工作需求，为企业发展打下良好的基础。

二、当前企业人事档案管理现状分析

（一）对人事档案管理工作不够重视

现阶段，我们发现部分企业在发展的过程当中，往往忽略了人事档案管理工作，领导不重视导致员工缺乏管理责任心，对于人事档案管理处于应付状态。与此同时，当前部分管理人员对于人事档案管理存在错误的认识，将其是作为保管的事务性工作，只需要做好对个人材料的保管，确保其不丢失，并没有意识到企业发展、经济提升和人事档案管理之间的密切联系，导致很多企业在发展的过程当中缺乏对档案管理工作的规划与安排，再加上人员配置及经费投入的不足，极大地降低了企业人事档案管理水平。

（二）人事档案管理硬件设施投入不足

要想更好地储存管理人事档案，建立完善的档案室至关重要。但是，当前我们发现大部分企业档案管理室较为陈旧，设施设备落后，并不愿意在这一方面投入过多的资金，忽略了对先进硬件设施设备的配置。还有的企业存在文书、科技档案公用档案室的现象，导致档案管理非常混乱，久而久之会导致档案材料出现破损，影响到人事档案资料的利用。

（三）专职人事档案管理人员配备不到位

众所周知，企业人事档案管理工作量较大，但是部分企业为了节省成本，往往存在一人身兼多职的现象：工作人员不仅要做好人事档案资料收集、整理、分类、归档等工作，同时也要完成文书、科技等方面的档案管理工作。这进一步加大了工作人员的工作压力及工作量，久而久之导致其身心疲惫，降低了企业人事档案管理水平。

（四）人事档案管理人员管理综合能力不高

企业人事档案管理工作的开展，离不开专业人员的支撑，工作人员自身的水平能力及综合素质在很大程度上影响着人事档案管理水平。当前我们发现部分企业档案管理人员专业水平参差不齐，综合素质亟待提升，并不具备良好的计算机应用水平，缺乏良好的工作责任心和积极性，不熟悉业务流程，在实际的工作当中存在敷衍了事的现象，极大地降低了企业人事档案的完整性与安全性。

（五）人事档案管理的信息化程度不高

现阶段，随着我国计算机信息技术的快速发展与进步，在各个领域中均实现了广泛应用。在企业中的应用，为办公工作的开展带来了极大的便利。通过构建计算机信息化管理系统，能够有效提升企业人事档案管理效率及质量。但是，当前我们发现部分企业领导人员并不注重对先进技术手段的应用，传统管理思想根深蒂固，虽然也有部分企业逐渐应用计算机信息技术展开档案管理工作，但是却并没有完全实现信息化、自动化人事档案管理。

三、企业人事档案管理中计算机信息技术的应用对策探讨

（一）建立人事档案管理框架

1.加强档案管理信息化网络建设

大数据时代的带来，计算机信息技术在企业管理中的应用成为必然。将其应用于企业人事档案管理工作当中，构建档案信息化管理系统，能够为接下来人事档案数据信息的管理和维护工作的开展带来更大的便利，并且能够极大地提升数据信息传输的安全性与稳定性。新形势下，企业以往传统的档案管理模式已经无法满足人事档案管理工作需求，影响着档案管理及维护工作的开展。因此企业管理人员要充分意识到计算机信息技术的应用优势与价值，借助其优势构建认识档案管理信息网络化系统，并建立相应的档案管理机构，为接下来档案管理工作的开展打下良好的基础。

2.强化人事档案管理人员的信息化水平

新形势下，借助计算机信息技术进一步加快信息化网络建设，并建立更加规范的企业人事档案信息管理系统机构，更好的保障了档案管理工作的开展。为了最大限度的发挥出档案信息化网络系统的功能作用，企业要充分重视起对人事档案管理人员信息化水平的强化，促使其掌握良好的计算机信息技术应用能力，更好的完成人事档案管理工作，保障企业良好发展。

3.企业领导的高度重视和大力推动

企业在发展的过程当中，领导人员是否重视计算机信息技术的应用，是否支持人事档案管理信息化建设，直接影响着企业人事档案管理信息化水平。基于此，新形势下企业领导人员要充分意识到计算机信息技术的应用重要性，加大对人事档案管理工作的支持力度，加大资金、设备以及人才方面的配置与投入，将人事档案管理信息化建设提上议程，充分结合企业实际状况提出人事档案管理要求，确保规范化、高效化完成人事档案管理工作。

（二）做好信息化网络技术档案数据的维护工作

1.提升网络化硬件设计和软件设施的建设力度

企业人事档案管理工作量巨大，为了更好的保障人事档案管理工作的开展，要重视起对网络软硬件设施设备的建设力度，配备先进的设施设备，为档案信息化管理打下基础，同时也能够更好的保障企业人事档案管理系统的稳定运行，确保人事档案信息数据安全。

2.确保网络化档案信息数据的安全稳定

在互联网时代背景下，档案数据资料安全问题引发了社会各界的关注。基于此，企业要积极应用计算机信息技术构建人事档案管理信息化系统，提升人事档案信息在输入、传递以及处理等方面的安全性。以某企业为例，新形势下人事档案管理工作得到了领导人员的高度重视，通过实时化监控人事档案数据信息，有效确保了其安全性，实现了更加长久的应用。不仅如此，通过构建人事档案信息化系统，有效解决了当前人事档案信息量大和信息采集困难等方面的难题，使得企业人事档案管理水平得到了显著提升。

（三）人事档案材料的收集

在人事档案管理的过程当中，资料收集是一项重要工作。为了更好地完成该项工作，有必要建立健全完善的人事档案管理制度，明确资料收集工作内容、流程以及方式方法，确保做到有章可循，以此来确保所收集到档案资料的完整性。与此同时，为了提升档案真实性，在收集资料时应做好调查工作，掌握最原始资料，并及时做好资料更新工作，进而更好地保障档案资料的真实性与全面性。

（四）档案信息的信息化处理

在过去的一段时间里，企业所采用的档案管理模式需要耗费大量的时间与精力，并且工作效率低下。新形势下，要借助计算机信息技术来展开对档案信息的数字化加工，实现动态信息化录入人事档案资料。目前档案信息处理主要是通过两种方式完成的，一种是手动查询并录入信息数据库，在这一过程当中首先需要按照资料做好对职工信息的分类录入工作，在数据库中直观展示员工资料信息，使得管理人员能够及时的查询到所需要的信息资料，这不仅降低了时间与精力的损耗，并且资料查询效率明显提升；另一种是对现有电子档案以及数字化档案的归纳与整理，近年来随着计算机信息技术在各个城市、行业领域的广泛应用，很多企业均实现了档案数据信息化发展。企业在人事档案管理的过程当中，针对这些重要的个人档案信息，在纸质文件保存的同时，应形成电子文档，并做好备份工作，有效避免信息档案出现丢失、失真以及老化现象。

（五）人事档案信息的安全管理

计算机信息技术的应用，为人们的生产生活以及工作带来了极大的便利。但是在这一过程当中却也引发了一系列的风险问题。因此必须要重视起人事档案信息的安全管理工作，进一步加大对档案信息化管理监控力度，尤其是对于电子档案，要积极应用当前先进的加密技术、入侵检测技术、访问控制技术等等，最大限度的降低遭受病毒、黑客的入侵几率，避免档案资料出现丢失、泄露，保障企业人事档案资料安全。

结 语

当前随着计算机信息技术凭借自身的诸多优势，在各个领域中实现了广泛的应用，取得了良好的应用成果。人事档案管理作为企业的一项重要工作，针对当前所存在的一系列的问题，企业领导人员及管理人员要引起足够的重视，加强对计算机信息技术的应用，在应用的过程当中要重点做好上述几个方面的工作，最大限度地发挥出计算机信息技术的价值作用，在促进企业人事档案管理信息化发展的同时，促进其认识档案管理水平的提升，保障企业的长远、可持续发展。