电子技术在档案信息化建设及管理中的重要作用

王欣恺

（黑龙江省绥棱县劳动人事争议仲裁院，黑龙江 绥棱 152200）

一、前言

在企事业单位中，大部分电子档案信息对于其正常运转都具有十分重要的指导作用。不断加强档案管理工作及推进档案信息化建设对于企事业单位的科学发展至关重要，电子档案因具有便捷操作、保存空间可有效节约及提供共享功能等明显优势特点而日益广泛应用于各行各业。

二、电子技术及其在档案信息化建设和管理中的重要作用

（一）电子技术及其特点

电子技术主要是指于19世纪末20世纪初的产生的一门新兴科学技术，是采用电子元器件对各种电路进行设计使现实生活需要得到满足的一种技术。现代电子技术在人类各方面中已得到渗透，并广泛存在于现代世界中，电子技术在物联网、智能家居的发展中日益发挥重要作用；可采用条件复杂化；集成化；绿色化；微型化；高精度，多功能和智能化等“五化”对电子技术特点及其发展趋势进行概括，该技术与信息、材料、电子、管理、能源等知识都具有重要关系。针对档案信息化建设而言，电子技术应用将使档案管理明显提高质量及效率，使人力及时间成本得到有效节约。

（二）在档案管理及信息化建设中电子技术的作用

一是在档案管理工作中不断提高质量及效率。在一定程度上，电子档案可确保整体工作运转的正常，档案信息化建设的科学、高效及管理可使档案管理工作质量及效率大幅提高。

二是档案管理信息质量进一步提高。档案中的重要信息是十分宝贵的重要资源，因此一定要在电子档案管理工作中提高质量，进而确保此类档案治疗的安全性及较高利用率，进而使电子档案信息充分发挥出其现实应用价值，在档案信息化建设及档案管理中进一步提高工作成效具有至关重要的作用。

三是档案管理的整体水平进一步提高。档案管理及档案信息化建设在提高档案工作的整体水平中具有重要推动作用，近年来，我国各企事业单位中都逐步成立了开展档案资源管理的专业信息部门，由此可充分说明加强档案管理及信息化建设工作对于档案管理水平的整体提高具有十分重要的作用。

三、加强档案信息化建设及管理的主要措施

一是在电子档案方面应积极制定更为高效科学的资源管理制度。电子档案资源管理制度的有效及完善可统筹监管档案管理及档案信息化建设等方面的工作，对于企事业单位的可持续发展具有重要促进作用，也可提供比较便利的条件。因此，在档案管理及档案信息化建设方面采取科学合理的制度具有十分重要的作用。

二是应加大电子技术研发及应用等相关工作的投入力度。档案管理及档案信息化建设离不开电子技术，因此，一定要在人员、技术及经费等方面加大投入力度，以用于电子技术研发及应用，这对于档案管理及档案信息化建设的整体水平具有决定性作用。所以，各企事业单位应在电子技术研发及应用等方面的工作中提高重视程度，并在经费及扶持等方面进一步加大力度。

三是对于档案管理信息化建设具有重要推动作用。受“宽带中国”战略的重要影响，随之产生了“宽带”档案概念，基于信息化建设而言，档案应对互联网的技术优势充分利用，积极建设一体化档案信息管理平台，涵盖电子档案管理及远程监管等具体工作职能，使电子档案管理资源基于社会公共服务实现全覆盖，针对较高质量的部分档案，还应建设“网上档案室”对其加强管理并提高利用率。

四是在电子档案管理工作中加强实验区和示范区建设。在信息化技术的影响下，档案资料能够采取集中化处理方式，以此为基础，可围绕电子档案管理工作建设实验区和示范区，也就是在其中装入即将有效利用的档案资料，在信息化档案管理工作中建立一个系统化规模化的工作试点，并结合信息化优势的充分利用，对原有档案资料不断进行扩充和优化，进而使确立的教育试点充分发挥电子档案管理及信息化建设的示范、引领作用。

五是对档案资料进一步加强开放共享。档案馆中保存的各类档案资料在信息化背景下，一直呈现出“流动”状态，也就是档案资料可对各类用户提供共享，档案资料本身也能够进行不断扩充和发展。所以，基于此在档案管理工作中对相关档案资料开放共享，进而使信息化优势逐步扩大，对于电子档案管理资源的不断优化具有十分重要的应用价值。此外，在档案资料开放共享过程中应特别注意采取适度方式，部分档案资料比较重要，还应采取严格保密措施，避免发生档案资料外泄的严重后果。

四、总结

综上所述，不断加强档案管理工作及推进档案信息化建设对于企事业单位的科学发展至关重要，电子档案因具有便捷操作、保存空间可有效节约及提供共享功能等明显优势特点而日益广泛应用于各行各业。在档案的传统管理方式中，管理工作及信息化建设不管是在管理理念、过程、模式及专业人才等方面都存在比较显著的不足之处，为进一步提高档案管理及信息化建设成效，一定要统筹全局，在管理工作方面进一步加强并在资金投入方面不断加大力度，对档案保密及保存等相关方面的工作提高重视程度，基于此开展比较深入地研究，对于不断提高档案管理工作的整体水平及进一步加强档案管理信息化建设都具有十分重要的意义。