农场档案管理基础工作与档案管理的现代化

吕连杰

（黑龙江省虎林市八五八农场，黑龙江 虎林 158400）

在大数据时代，各类信息呈现井喷式增长，这为档案管理工作带来了较大的难度，原有的人工收集方式和纸质档案管理方式很难满足当前的档案管理需求和档案服务需求。这就要求相关的档案管理人员能够积极探索新的档案管理方法，加大对新技术的引用力度，努力实现档案管理的现代化发展。农场企业的档案管理工作也不例外，也应将档案管理现代化作为档案管理工作的重要任务。

一、农场档案管理基础工作中现存的问题

（一）目录信息不完善

档案管理中的基础工作内容包括档案信息收集、整理、归档和分类管理。其中的信息收集指的是对一些生产过程的资料信息进行汇总，整理则是将其形成完善的文字内容，做好归档管理。归档的过程中，应注意明确标注页码，并且及时更新档案目录，为后期的查阅和提取提供便利。但从当前的农场档案管理工作来看，由于管理人员缺乏对档案管理的重视，很多档案内容均存在页码不全，且目录信息不全的问题，这就为档案资料的应用率造成了较大影响。

（二）案卷标题内容不准确

案卷标题是帮助相关人员快速提取档案信息的关键内容，但由于案卷标题描述不清，不能表现出案卷内容的关键要素，这会直接影响案卷的使用价值。部分情况下，还存在资料信息随意归档，不设置标题的现象，这种基础工作过于随意的现象很容易影响资料价值的有效发挥。

（三）其他问题

大部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；许多案卷未标页码。如果使用中掉页很难发现；组卷混乱现象比较严重，如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的：案卷厚薄不一。有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。从以上情况来看还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。

二、规范档案管理基础工作内容，促进档案管理现代化发展

（一）清查档案内容，去重增效

由于档案管理工作是在近些年才被逐渐重视的，前期的档案管理工作过于随意，很容易出现内容重复和管理无章的现象。在借助计算机技术和信息技术进行档案管理时，应首先对农场的档案内容进行全面清查，对于其中存在的重复内容进行有效筛选，去除重复现象，并且对档案资料进行重新梳理，同时剔除一些不具备管理价值的资料，为后续的档案资料转换工作奠定良好的基础。

（二）科学组合案卷，实现档案资料的规范化管理

将那些组卷过内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

（三）认真著录

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输人计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于档案室的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以档案室应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。

（四）明确题目内容，提升检索效率

档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的。还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。规范题名应掌握的原则与要点是：在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种必要时加上人名、地点和时间等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

三、积极引进先进技术，推动档案管理现代化进程

（一）分清主次，循序渐进的开展管理工作

进行档案管理现代化建设的主要目的是增强档案管理的效率，提升档案服务水平，改善原有农场企业存在的管理无序现象，借助计算机技术和信息技术实现档案信息的数字化呈现，使其能够随时随地的为相关人员提供档案服务，打破时间与空间的限制，这对于提升档案利用率具有积极作用。进行档案管理现代化发展时，也应围绕上述管理目的，合理确定档案工作的侧重点，对全部档案信息进行梳理后，录入计算机系统，实现纸质档案向数字化档案的转换，同时根据档案内容，分成多个管理层面，为档案提取提供便利。

（二）采取分层著录的原则，提升录入效率

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录。对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合及著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。

（三）合理分类，科学管理档案信息

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷。在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础。可以减少著录环节。大大地提高著录速度。

（四）设置关键词，提升检索准确性

“主题词”虽然有规范统一的功效却同时存在着查找烦琐、效率较低的弊端怎样取其利避其弊我们认为可以采取以“关键词”替代“主题词”的做法。即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇。这种做法不仅解决了手工标引速度慢计算机自动标引不准确的缺点而且解决了主题词的词义含量问题、分属关系。