高校自助服务系统建设与应用研究

林燕芬

[摘 要]随着高校信息化建设逐步深入，师生对于各种证明材料的办理也提出了新的、更高的需求，不再满足于传统的线下人工办理模式，而是希望可以通过信息化、自动化等方式解决这些问题。本文以此为出发点，结合自助服务系统建设与应用工作实践，探讨了自助服务系统建设过程中遇到的多种服务、跨多部门、数据融通等方面的问题。

[关键词]自助服务系统;互联网+服务;高校

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.22.081

[中图分类号]G647[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2019）22-0-02

0     引 言

高校学生由于要出国留学、交换、就业、工作晋升等，需使用在读证明、学籍证明、荣誉证书、奖学金证明、中英文成绩单、在读证明和学历学位证明等材料;教师由于要出国、购房、办理贷款等，需要开具在职证明、收入证明等材料。传统的做法是，按照办事流程，办理人需先向自己所在学院和部门提交申请书，再携带身份证件和申请书到相应职能部门开具证明文件并盖章签字。由于每年开具证明的师生人次较多，工作量较大，人事处、教务处、研究生处、学生处、外事处等多个相关业务部门都需要为此项服务配备专人专岗，师生在办理时要受到工作人员工作时间的约束，如遇专职司印人有其他公务外出等情况，将造成办理人用印事务困难。尤其对于多校区的学校而言，跨校区办理也会受到地域空间的影响，往返交通不便，耗时且费力。

随着高校信息化建设逐步深入，“互联网+服务”势在必行。由于证明材料的办理通常涉及的业务部门广泛、办理量大、办理时间紧急，发挥互联网和信息化优势，着力提升证明开具办理服务效率，自助服务系统应运而生。学校各部门都意识到了这一点，想办法解放劳动力，于是各自单独建设种类繁多的自助服务系统，这虽然在一定程度上满足了师生服务需求，但由于缺乏统一规划的建设，必然会带来诸多问题，主要体现在以下几方面。①效率低。目前，自助终端只能为某个部门服务，设备利用率较低，各部门软硬件需要单独建设与维护，投资成本和管理成本较高。②缺乏统一管理。学校自助设备分属不同部门，来自不同厂商，缺乏统一管理导致有问题难以及时处理。③扩展性差。自助终端上的设备一般关注本期建设内容，系统和设备缺乏可扩展性，无法集成第三方系统应用，提供硬件设备接口服务。基于以上情况，需要站在全校整体的角度思考并建设面向全校的自助服务系统，并对设备进行统一使用、统一授权、统一管理。

1     自助服务系统的建设目标与内容

目前，大多数高校都是多校区办学，绝大多数需办理上文所述事项的师生都在相对固定的某一区域工作和学习，如能实现在任一校区自动化办理相关手续，将大量减少办理人时间和人力成本支出，减少行政事务工作压力，提高公章管理效率，真正实现服务师生的目标。按照终端一次性办理、材料一步获取的原则，重新梳理、精简优化办理流程是自助服务系统的建设目标。即师生直接在終端完成选择、缴费、打印、盖章等事务，让办理人能感受到互联网信息技术带来的快速办理、一步到位、方便快捷。围绕上述建设目标，要实现多部门整合、跨部门服务的服务方式，需结合日常办理情况。自助服务系统主要涉及的业务部门及相关证明材料如表1所示。

2     自助服务系统的建设方案与架构

要实现上述建设目标，高校必须硬件与软件一起研发。在系统设计阶段，构建软、硬件一体化的自助服务系统设计方案，形成“软硬件一体化自助终端”。软件以校级数据中心为平台，将多个业务部门的数据进行共享与融通，并把多个业务部门的报表打印业务集成，形成“自助服务系统”，通过高清显示触摸屏与使用者交互，为学师生提供一个终端多种服务、跨部门的服务模式，实现完整的自助服务一体化解决方案。自助服务系统的架构主要包括：校园内提供n个学生服务终端一体机设备，通过集群服务器的模式统一管理，与学校现有的教务系统、研究生系统、人事系统、学工系统及核心数据中心相结合。

3     自助服务系统的技术与功能要求

在自助服务系统的开发与实施阶段，为了确保系统在代码、服务器配配置方面的安全可靠性，必须从技术层面和功能层面对系统进行要求与控制。

3.1   自助服务系统的技术要求

①基于J2EE体系架构和Oracle数据库;②系统使用MVC三层网络架构，系统所有软件功能采用跨平台Java技术开发，采用中间件处理方式，与学校现有的教务系统、校园一卡通系统进行对接，确保各个业务系统数据安全、系统稳定;③数据接口设计需标准化，方便系统功能扩展或系统迁移，保证和学校业务系统数据对接畅通，与校园卡系统、微信支付等第三方软件系统兼容;④前端使用view标签组件配置和JSP+XML+JQuery完成动态网页的处理逻辑，最大限度地保证业务系统和数据的一致性和稳定性。

3.2   自助服务系统的功能要求

在系统的功能性方面，主要围绕5个子系统和1个电子签章服务进行。①自助终端服务子系统。实现自助服务、自助缴费、自助校验、委托打印、安全监控及终端管理功能;提供用户登录（校园统一身份认证登录、刷校园卡登录、刷身份证登录）、项目选择、报表预览、支付、打印和取件一站式打印服务。②管理端服务子系统。实现打印项目管理、批量打印管理、权限管理、打印查询与统计、日志管理功能。③委托打印管理子系统。实现委托打印申请、查询及受托打印查询功能。学生或者教师不在学校急需材料文件时，可以登录自助服务系统，提交委托单，委托在校同学或教师打印;受托人接受委托后，在自助终端以受托人身份登录，帮助委托人完成打印需求。

④报表集成管理子系统。实现报表服务、数据集成方案管理、数据抽取管理及报表调用接口开发功能。主要包括两方面，一方面是数据集成方案管理，即维护与业务库数据同步关系，确定各数据选项同步策略;另一方面是数据抽取管理，可以根据数据集成配置情况，系统进行定时或实时数据同步。⑤智能管理子系统。实现终端监视管理、终端控制管理、终端预警管理、系统备份还原管理及系统保护管理功能。⑥电子签章服务。实现打印出来的证明材料，通过电子签章的方式，自动完成盖章。

4     自助服务系统的后台管理与控制

对于一个完整的系统而言，后台管理和控制必须兼顾软件和硬件两个方面。在软件方面，自助服务系统要支持管理员进行各种后台管理端服务;在硬件方面，要尽可能通过物理感知技术实现智能管理。

4.1   在软件方面

在软件方面，管理员可对打印项目的各项属性和信息进行维护，具体包括以下几方面。①打印项目管理。维护打印服务项目基本信息、打印参数、终端机器IP地址、打印机参数及打印项目对应打印机纸盒关系等信息。②权限管理。提供各打印服务报表授权管理。③打印查询与统计。指针对各类打印服务的打印记录、缴费记录进行查询的功能，可查询统计各打印项目的受理情况，包含各打印项目在某个时间段内的打印总份数，也可以查看某个打印项目的所有服务受理明细，并提供数据综合统计分析功能。④日志管理。提供日志管理与查询功能，包括系统操作日志、终端设备操作日志及预警日志，并提供综合统计分析功能。

4.2   在硬件方面

在硬件方面，智能管理设计体现在以下几方面。①终端监视、预警管理。系统要方便查看各终端设备状态，对于CPU温度异常、卡纸、断网断电、缺纸、缺墨和触摸屏等核心部件异常状态预警，能够及时通过邮件或短信、微信、邮件等方式通知管理人员。②终端控制管理。系统要求能够支持自动开关机、远程开关机、远程唤醒、来电自启动、红外感应等功能，对于定时开关机时间，要求能够远程设置，方便管理员操作。③终端预警管理。提供对主机、打印机、触摸屏核心部件异常状态预警功能，能够通过邮件、微信等方式发给管理员。④系统保护管理。提供操作系统、浏览器保护功能，确保浏览器崩溃时自动重启，系统宕机时能够自动重启，要求终端机器具有防病毒功能。

⑤安全监控管理。设备上配有摄像头，提供缴费或打印时自动拍照存档备查功能;设备配备机柜锁，机器纸盒需用钥匙开启，保证设备及纸张安全。

5     自助服务系统具备的特点

实践证明，经过前期软硬件的设计与开发，自助服务系统投入使用以后，为师生带来的高效与便捷是显而易见的。总结起来，自助服务系统具有以下特点。①管理集中化。系统实现对全校终端设备进行统一管理，对各部门服务应用进行统一管理和授权，软件在服务器上集中部署、统一管理，实现设备、服务、用户角色等统一授权，提供一系列报表、监控及预警功能，使管理和维护更加方便。②平台化。系统是站在全校的视角进行统一设计，对系统结构设计进行深入优化，提供丰富的软件接口，方便终端设备接入，可以方便扩展应用服务，支持各类中间业务平台。③开放性与可扩展性。系统具有应用集成开放能力，使第三方应用服务能够轻松接入系统中，学校可以根据系统提供的完整API接口，在服务平台上不断扩充各种自助服务应用，同时也支持与其他厂商一起参与自助服务建设。

6     結 语

自助服务系统作为高校信息化建设的必要组成部分，为师生办事带来了极大便利，深受师生欢迎。自助服务系统的推广与使用，一方面体现了信息技术对“互联网+服务”的积极回应，另一方面对于高校管理体制而言，也是一次梳理和变革，在解放思想和解放生产力的同时，也一定程度上杜绝了官僚主义的管理作风，对高校的整体深化改革有所贡献。