高校人事服务数字化转型的必要性分析

谢芳

[摘 要]所谓“数字化”，指利用信息技术将在现实世界互联网世界进行全息重建，而基于高校人事管理服务的数字化就是将高校教职工以及和教职工管理有关的全部事务进行数据化处理，从而达到优化管理、降本增效、指导发展的目的。本文从实际人事管理工作角度出发，指出了目前高校人事服务信息化推进中出现的问题，提出了数字化转型的现实意义和必要性，希望为高校今后的信息化、数字化转型提供一定的理论依据。

[关键词]高校;人事管理;数字化转型

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.22.078

[中图分类号]F272.92[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2019）22-0-02

0     引 言

如今，全球经济数字化转型是大势所趋，数字经济成为全球经济增长的新引擎。在全球数字化浪潮的推动下，我国制造业、金融业、服务业等都在寻求数字化转型的出路，而高校作为高等教育的战略基地，有着培养创新人才、引领社会发展的作用，是经济发展和创新发展的原动力，为社会经济提供后备力量和人才储备。教师队伍建设和管理是高校发展的关键，但是目前高校人事管理存在信息化程度低、进程缓慢等问题，都在倒逼滞后的管理方式快速进行信息化和数字化改造。

1     高校人事管理数字化进程中存在的问题

经过深入调研国内十余所专科类和综合类高校发现，绝大部分高校都已经意识到人事管理信息化的重要性和数字化管理的优势，并且已经不同程度地开始推进人事信息管理系统建设，但仍然能够发现以下几点普遍存在的问题。

1.1   人事基础信息不完备，数据碎片化、孤岛化

数字化转型的基础就是数据，如果将数字化系统比作人体，那么数据就是人的细胞。数据质量直接决定了数字化的能力和所能达到的深度和廣度。近年来，由于计算机普及，很多资料逐步有了电子台账，但是一些历史上的工作痕迹、人员信息等因负责人变动，资料保存不规范，纸质材料丢失给数字化重现带来了巨大的困难。即便是已经形成电子记录的数据，由于手工录入的错误率较高，且不同人、不同时期记录的字段格式、数据标准没有严格统一，后期数据纠错和完善需要花费较高的人力成本和时间成本。通过调研还发现，并不是所有的人事数据都能得到有效的电子化处理，人事处各科室以及各相关部门之间的信息沟通不畅，导致数据碎片化，数据之间没有形成联动机制，数据滞后性严重，更新不及时，这些孤岛化、片面的数据对于管理分析、流程驱动、建立数字化信息体系是没有太多意义的。

1.2   数字化管理意识薄弱，系统使用黏合度不高

数字化转型的前提是思想转型、工作方式转型。无纸化的线上办公是高效的、现代化的办公方式。但是，一方面，高校人员习惯于传统的人事管理方式，形成了固化的解决问题的思维方式，一直走老路，沿用陈旧的办事流程，缺乏创新管理思维和先进的管理工具，因而办事拖沓，业务处置掺杂人情成分。另一方面，部分高校对推行人事管理信息化的迫切度不高，认为数字化建设就是找一个公司套用一个软件，现在的业务办理完全可以满足需求，没必要非要到搬到线上，认为高校教师只要做好教学科研任务就可以，不需要把时间花费在学习系统使用和维护个人信息上。究其原因，是因为没有意识到新形势下人事管理数字化转型的必要性。一个平台的建设、一个系统的运行仅仅依靠人事处的一两位工作人员是不够的，需要决策支持、顶层设计、统筹规划，需要全校广大教职工共同参与，快速建立准确全面的人才体系数据库，给数字化建设奠定坚实的基础。

1.3   系统建设推进缓慢，数字化应用不够彻底

国内各大高校对于信息化数字化的推进方式选择不同，有些高校使用的是教育部或人社厅统一下发的管理软件，优点是没有建设和维护成本，缺点是难以定制个性化，模块和流程上的二次开发有较大难度;综合性或工科专科类高校根据自身先天优势，使用本校教师和学生队伍开发的管理系统，优点是灵活性较高，能根据需要进行快速调整，缺点是团队缺乏专业性，后期维护力量薄弱;但是大部分高校选择使用第三方软件公司的成品，优点是建设周期短，专业性强，缺点是后期服务难以保证。系统推进缓慢的原因是多方面的，主要原因是前期调研不全面，没有根据自身学校的特点和实际管理需求，对对方系统的适用性和服务质量了解不全面，导致系统半途夭折。在建设过程中，高校人事处基本只有一名兼职人员负责对接，时间和精力投入有限;厂家后期服务跟不上，导致推进迟缓使用，上线三四年间仅仅使用其中几个模块;无法利用业务流程驱动信息更新，不能实现全业务办理，不能形成有效的联动机制，数字化应用程度不高，只能实现半自动化处理，停留在教师仍需要上交纸质材料或者去现场办理;人事处工作人员存在手工录入的现象，线上线下没有同步进行，不能实现真正的信息化和数字化，在人事管理数字化转型的道路上还有很长的路要走。

1.4   缺乏专业性的指导意见和建设经验，缺乏既懂技术又懂业务的专业人才

高校在建设数字化系统时，由于缺少专业的指导意见，会有一种闭门造车的感觉。由于不同学校的专业性质和的人员特点等截然不同，别人的成功路径难以复制，可以借鉴的建设经验并不多。多数高校建设模式是人事处工作人员根据业务需求提供数据，厂家技术人员具体实施，信息化中心人员配合，但是在过程中有时会陷入技术人员人事业务知识薄弱，管理人员缺乏专业技术能力的尴尬境地，形成沟通障碍，达不到很好的合作效果。这不仅需要专业的软件开发公司投入精力去培养研发人员的人事管理知识，了解业务流程，在系统建设过程中协助优化流程，提出建设性的意见，还需要引进和培养具有技术背景的管理人才，从而更有针对性、更高效地提出业务需求，整合更标准和更规范的数据内容，懂得在合适的时间选择合适的技术支持。只有让业务和技术深度融合，才能带来业务变革，否则只能是两座孤岛，无法支持业务应用的快速变化和创新。

2     高校人事管理数字化转型的必要性

2.1   数字化转型是顺应时代发展的必然要求

国家互联网信息办公室在2019年5月6日发布《数字中国建设发展报告（2018年）》。报告显示，2018年，我国数字经济规模达31.3万亿元，占GDP比重的34.8%。当今世界，信息化、数字化、智能化是鲜明的时代特征，世界经济数字化转型成为大势所趋。中国共产党第十九次代表大会报告已将“数字经济”这个关键词纳入。兼容并包是现代大学的基本管理理念，在新的社会形势下，应当充分借鉴互联网社会化和市场化发展过程中所取得的创新成果，这些新的管理模式和前沿技术都可以应用到高等學校人事管理工作上来;落实到具体行动上，就是要进一步加强高校人事管理工作的创新意识，改革管理制度，推进数字化建设的深度与广度，为高等教育事业发展提供有力后盾。

2.2   数字换转型现代化高校发展的必经之路

我国要迈入高等教育强国行列，实现高等教育现代化是必不可少的一环。近年来，我国高校师资队伍不断壮大，人才结构不断创新，势必要求高校对人才管理方面提出新的管理思路和管理模式。很多高校现在都在提降本增效、减员增效，要用最少的人力成本发挥出最大限度的作用，就要让沉默的数据说话，向数据要效益。数据是最核心资产，平台是最关键载体，这已经达成共识。通过数据生成专业的决策报表，可以让领导一目了然地做出精准决策，比如师资队伍还缺少哪方面的人才，哪些学科建设还比较薄弱，文件制定时的标准依据在哪里，在人才项目申报和科技成果申报时哪些教师更有潜力，和其他学校相比差距和优势在哪里，未来的发展方向在哪里，对于这些问题的回答，数字化会起到一个非常关键的支撑作用，根据数据洞察实现最优决策。通过数字化，将人们从那些琐碎、繁杂的日常性事物中解脱出来，留出更多的时间和精力从教师发展和学校发展的角度去思考人事管理的创新点。

2.3   数字化转型是实现全方位人才管理的必要手段

在高校中一个人从进校到离校的全方位人事管理包括了人才引进、师资培养、职称晋升、档案管理、各类考核、薪酬管理等方面。从薪酬管理的角度来看，人事异动引起的薪酬变动通过线上实时传递，套用既定的工资标准，可以立即得到最新的工资项目。高校根据考核结果改革绩效分配方案，系统可根据内置规则进行程式化计算，测算方案的合理性，降低人工计算的难度，解放以表格为主的繁杂手工计算，并且所有的修改记录都有据可查，这是一个必然的趋势。从档案管理的角度来看，推行数字化档案管理，能够有效延长原件的保存时间，恢复档案材料模糊褪色的字迹，用数据备份的方法分地保存，不再受孤本限制和时间空间限制，方便异地调阅。从职称评审来看，通过系统进行评审不再需要教师一遍又一遍地填写个人信息，可以一次记录，随时调用，以后甚至可以实现视频会议的功能，打破地域限制，聘请外地的专家组进行职称审核。理想化的数字化平台是让信息代替教师跑路的一站式管理服务平台，在数据记录完备，流程设计精准，逻辑权限严密的前提下，就可以线上进行合同签订、证明打印、材料报送，可以一键办理进校、出国、请假等手续，打通各个服务平台的数据互联，形成有效的联动机制，提高人事管理自动化水平，减少手工办理的错误率，提高教职工满意度，打破人事处各科室之间手工传递信息的壁垒，实现资源共建、资源整合、资源共享。

3     结 语

高校人事服务的数字化转型是数字经济时代高校转型的重要组成部分。把数字化转型作为顶层战略和愿景有利于加速推进人事管理制度改革，有利于实现建设高水平大学的办学目标，但同时数字化转型也是一个循序渐进的过程，高校在推进人事管理数字化转型的过程中，要重要综合考虑政策引导方向、数据开放程度、资源保密性能和安全运营模式，在契合制度、合乎规范的前提下，数字化转型不再是可选项，而是必选项。

主要参考文献

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