“最多跑一次”理念下对公立医院档案管理的思考

文·陈康

自2016年起，“最多跑一次”的行政改革理念从浙江开始实行并逐渐推广到全国。不到3年的时间，“最多跑一次”的改革跑出了引人注目的“中国速度”，成为当下公共事业服务改革的焦点。“最多跑一次”是指通过优化办理流程、整合政务资源、融合线上线下、借助新兴手段等方式，实现群众到政府或相关部门办理“一件事情”时，在材料齐全、符合法定受理条件的情况下，从受理申请到做出办理决定、形成办理结果只一次上门或零上门。

而公立医院中数据壁垒难以打破、部门信息孤岛现象存在等问题严重制约了“最多跑一次”办事的深度和广度，也羁绊了“最多跑一次”的改革进程。本文通过分析档案管理现状以及“最多跑一次”服务改革面临的问题，深度探索破解“最多跑一次”档案管理数据壁垒的方法，为公立医院做好“最多跑一次”的服务改革提出几点建设性意见建议，为提升公共服务能力，缓解医患关系，重塑医院自身形象提供支持。

一、公立医院档案管理现状

（一）档案管理重视性不足

目前许多公立医院档案涵盖住院病历档案、门诊档案、患者定期随访档案、健康管理档案、科技档案、廉政档案、综合文书档案、人事档案等，实行分散管理，“各自为政”。公立医院没有充分意识到档案管理的重要性，未能重视档案管理部门，造成档案出现分离保管和信息孤岛，档案管理部门职责交叉与重叠，各部门相互依赖又相互牵制，责任推诿、工作推脱现象存在。

（二）档案信息化建设滞后

公立医院往往关注的重点是如何确保档案资料的完整和安全，确保对档案管理的硬件投入和建设，并没有充分考虑档案的实用价值，不愿投入人力、物力、财力去管理和建设智能化的档案管理系统。有些医院的档案管理已经步入数字化平台运行时代，查找、汇总、整理等功能逐步完善，但分析反馈结果等功能有待开发；医院电子档案系统缺乏完善的系统管理，如：档案管理的全面性较低、可查阅档案的权限较低、档案可使用范围有限、科研档案和病历档案混杂、有些公立医院还停留在纸质化材料阶段等。

（三）体制机制欠缺

目前国内许多公立医院的档案管理工作缺乏严格的监督制度，在建立档案方面尚未做出完整统一的要求，管理制度缺失，加之部分规章制度并未随着现阶段工作需求的变化而与时俱进，导致管理方式和管理手段落后。

二、档案管理“最多跑一次”的服务改革面临的困境

（一）心理壁垒：数据跑路存在风险

在档案管理中推行“最多跑一次”服务改革，必须以高质量、高标准的数据跑路为核心，依托于档案的信息化建设，切实提高社会服务效率。目前公立医院信息化建设已经取得了一些成绩，但却依然存在一些心理壁垒。首先，在惯性思维作用下，很多档案管理者尚未充分意识到档案数字化正在成为档案资料的一种重要形式，导致在实际工作中对档案管理信息化数字化的工作不够重视，导致收集的数据质量不高。其次，档案管理者对数字信息安全性存在担忧，因数字档案具有易修改、易复制、易传播等特点，有被窃取、篡改、非法传播以及数据被深度挖掘等潜在危险性。

（二）体制壁垒：数据共享缺乏协同

为全面助力“最多跑一次”服务改革，必须建立全方位、宽领域、多渠道、广角度的数据收集系统，打破各级部门信息孤岛现状。数据档案的开放共享意味着单位或部门花大力气形成的特色资源，有可能因为开放共享而失去垄断优势；同时档案数据的开放共享也意味着公立医院自身的工作状况被置于更多人知晓和监督的境地。在没有行政力推动的情况下，档案数据的所有者很难有开放共享的自发动力。

（三）技术壁垒：数据运转受到制约

“最多跑一次”服务改革要取得实质性效果，必须倒逼技术创新，从技术层面消除档案数据壁垒、实现档案数据的开放共享。因电子档案具有易复制、修改、删除等特点，加之电子证件、电子印章、电子文件权威性与纸质材料效力不等，其权威性未得到同等认可，极大影响了网上办事的深度和广度，从而制约了“最多跑一次”服务改革在公立医院全面落地。

三、档案管理模式改革策略

虽然“最多跑一次”改革关注线上线下两个维度，但是数据流才是“最多跑一次”改革的“血液”，数据的共享和开放是其核心内容。因此档案部门要实现“数据多跑路，群众少跑腿”的改革初衷，让档案数据开放共享，需要完善数据共享顶层设计、建立统一的数据技术服务标准、优化数据开放平台功能，让“最多跑一次”改革取得实质性效果。

（一）完善数据共享顶层设计

推进“互联网+档案管理”，推进“最多跑一次”的改革理念，必须要有制度保障，才能建立长效工作机制。首先要按照档案数据安全管理规范、档案数据脱敏等国家或行业标准对公立医院档案进行管理，其次要从医院层面建立档案管理制度，确保档案数据开放目录体系并能及时更新，最后打造数据安全交换空间，依托于多级授权、多级访问控制、安全标记、安全审计等技术和方法来确保档案数据的安全稳定。要实现“最多跑一次”服务改革，必须冲破体制壁垒，促进要素流动，实现数据资源的共享，充分体现人文关怀精神，为档案利用者提供优质、便捷服务。

（二）建立统一的数据技术服务标准

要为“最多跑一次”服务改革保驾护航，就必须提供高质量、高标准、易传播的数据，面对数据壁垒难以打破、信息孤岛客观存在的问题，打破“封闭”比“共享”更安全、“不作为”比“作为”更可取的心理壁垒，主动采取行动。例如在采集、编目、归类、汇总、整理档案等方面，建立统一的技术标准以实现数据的整合统一，对档案数据的形态、质量、运行平台、管理体系等因素进行统一规定。通过统一的标准收集多领域数据，利用不断发展的数据挖掘和分析技术，挖掘公立医院档案数据背后的价值，实现数据价值的“再发现”。通过建立统一数据技术服务，实现查询过往就医记录、保险报销材料、病例档案、病因病例分析、医治方案等功能，从申请、审核到出结果、快递寄送等“最多跑一次甚至跑零次”的目标。

（三）建立安全统一平台

建设档案数据共享平台和开放平台。充分利用现代科技手段，在原有管理方式上予以完善创新，通过计算机技术建立档案资料的搜索引擎，科学依据档案存储的要求，搭建“最多跑一次”事项电子化归档平台数据库，充分利用各部分的归档数据，推动电子文件数据资源“一库共享”，实现档案工作转型升级。通过云共享等新兴信息技术，对内部档案的上传、储存以及使用流程进行信息化管理，确保重要的档案信息能够在内部实现资源共享，方便内部人员查阅和调用档案信息，提升档案使用效率。

档案资源是医院重要的信息载体和信息来源，对医院的发展发挥着不可替代的作用。只有完善档案管理模式，通过档案管理与“最多跑一次”深度融合，打破数据壁垒、信息孤岛现象，建立数据传输的有效通道，提高医院档案管理“最多跑一次”办事的深度和广度，才能为公立医院档案改革保驾护航，为“最多跑一次”政务改革提供优质的后续发展动力。