基于财务共享模式的会计电子档案数据管理：基本框架与实现路径⋆

尹卫军

（中国石化催化剂有限公司长岭分公司 岳阳 414012）

较之传统财务管理模式，财务共享模式是信息化时代财务管理的转型与升级，企业在财务管理上可抽离出共同的重复的业务交托于具有财务管理功能的共享服务中心进行综合处理，基于此模式，烦琐的财务管理更为简洁化、便捷化、标准化。财务共享模式为现代会计档案管理提供了全新的发展契机。尤其是在2016年1月1日后，《会计档案管理办法》的实施从法律层面肯定了电子会计档案管理的效力，加之大数据、云会计的快速发展，以数据形态为主的电子信息数字化的会计档案管理成为主流趋势。财务共享模式下开展电子会计档案管理可对会计档案进行跨区域收集，归集到财务共享服务中心（FSSC），而后进行统一保管，对会计档案实现了电子化的管理，电子会计管理中无论是获取凭证、报销、入账还是归档保管都实现了线上操作，会计档案管理更为便捷高效。

1 财务共享模式下电子会计档案数据管理趋向

1.1 管理重点：属地管理转向FSSC管理

财务共享模式的推行使得传统的财务管理重点发生了实质性的转变，即从经济属地财务管理转向财务共享服务中心FSSC管理。财务工作者在会计档案的管理上开始应用影像资料，对此，需要保证电子会计档案各种资料的一致性、内部规定的统一性，对于原来不一致的业务需要进行重新的标准化定性。同时，加强防范新型防控点，即强化财务共享模式下对于电子会计档案管理的风险防控。

1.2 管理要求：注重流程化与标准化

财务共享模式下，电子档案管理走向集约化，管理过程的链条呈现延长化，越来越多的岗位进入会计档案管理之中，在此过程中，电子会计档案管理极易出现交织错杂的问题，影响了电子档案管理实效性。因此，在FSSC下开展电子会计档案管理愈发注重流程化与标准化，简化操作流程，避免管理交叉、信息差异、处理效果出现瑕疵等问题，确保电子会计档案管理的专业性与实效性。

1.3 管理要点：开展集中化管理

如上所述，财务共享模式下电子会计档案管理工作链条延长，因此，为保证电子会计档案管理质量，需要考虑到诸多内外部风险因素，对影响电子会计档案质量、管理的因素等进行集中化管理。在实际的管理过程中，必须对各项档案资料进行有效的整理与管理，综合考虑各种影响因素，实现全面有效的管理。

2 财务共享模式下电子会计档案数据管理基本框架

企业发展规模不断扩大，随之涉及到的会计档案资料愈加烦琐，企业在会计管理工作上需要更加精细化的核算，厘清成本与客户群等要素。企业财务管理在使用的软件上涵盖诸多子系统与子模块，在处理这些子系统、子模块业务时会自动生成营业费数据、人工成本、资金缴波等各项费用分录，其涉及的整体数量较大，由此便需要打印与之相关的凭证，增加了打印数量与成本。传统使用纸质档案进行会计档案管理工作时，需要大量的纸质资料，占用空间极大，且需要打印大量凭证，整体工作效率较低[1]。大数据时代，云计算、云共享愈发成熟，财务共享模式应用更为广泛，电子会计档案管理成为主流趋势，会计档案管理从传统的纸质档案转向电子档案，同时搭载云端技术开展远程访问与线上管理，档案管理效率及利用效率显著提升，且可随时随地对档案信息进行访问。改变了传统档案工作中纸质管理的繁琐，同时降低了办公成本，减少了人力、物力支出，且会计档案管理效率得以明显提升。基于财务共享模式，立足于大数据时代背景，从会计档案数据信息的采集到处理及后期应用建构电子会计档案管理框架如下：

2.1 电子会计档案采集

财务共享模式下的电子会计档案管理搭载财务共享云平台，利用云计算等云端技术，对EPR系统、资金管理系统、费用管控系统、会计核算系统、银企直联系统、影响管理系统、安全管理系统等进行优化整合。具体言之，基于财务共享模式的电子会计档案在采集整理各类电子会计文件后，对这些文件属性进行标定，将其传送至FSSC平台，集团企业可从FSSC的影像识别系统对子公司上传的凭证进行影像化处理，而子公司仅需扫描识别原始纸质平整便可将其上传至FSSC，这些为电子档案信息化管理的业务审批、财务管理提供了信息化管理的基础。企业可利用MySQL、Oracle、SAP、用友、金蝶、HBase、MongoDB等数据库对云端原始数据进行查询、处理、分析，并基于此提供全面的数据信息，从而自动生成电子会计凭证。专业会计人员对这些凭证进行审批后，可将明细账、银行存款记账、现金日记账等账簿进行登记，而后利用MyReport 等系统生成自动电子财务报表。然后，对银行电子回单支付数据进行稽核确认，由银企直联系统直接获取，在电子回单与记账凭证间建构起信息关联与集成系统关系，为后续电子会计档案的信息整理及利用提供支撑[2]。银企直联系统所取得的电子银行回单汇总表在很大程度上可代替纸质银行对账单，银行余额调节表、单位收支报告皆可形成电子报表形式，从而直接校验电子对账结果。

2.2 电子会计档案处理

财务共享模式下的电子会计档案管理工作需要依托于财务共享服务中心（FSSC），而FSSC是基于大数据、云计算、物联网等现代化技术建立起的数字化平台，经过这一平台的处理档案信息的接收、传递、存储、利用实现了高效化、一体化与网络数字化，档案管理效率更高。搭载财务共享服务模式，处理电子会计档案时主要是要完善电子会计档案资料见的联系，确保电子会计资料得以构成完备、有序、统一化的信息资源体，提升电子财务档案的实际价值。企业应充分认识到财务共享模式下电子会计档案处理的优势，建构与企业发展相契合的电子会计档案管理系统，完善管理体制，规范管理流程，搭载FSSC开展有效的电子会计档案管理。同时认识到传统会计档案管理中所应用的会计电算化虽然可以开展电子会计档案的数据处理，但这种数据处理介于结构化数据之间，处理效率有限，但是财务共享模式下开展电子会计档案的管理，则可借助大数据、云计算等技术对海量数据进行跨结构的处理，并且可充分厘清更多数据间的关联，使数据处理结果更为有序、有效，便于后续对数据信息的计算分析。在对数据的分析处理上，常用技术为InfoBright、Hadoop、YunTable、SAP Hana 和Oracle Exadata等，基于此对各子分公司海量的财务数据直接导入分布式数据库和存储群中，进而借助分布式技术查询、分类、整合这些海量数据，为后续电子会计档案的实际应用奠定基础。

2.3 电子会计档案应用

财务共享模式下的电子会计档案的应用主要依赖于大数据挖掘技术，即利用大数据技术对数据进行挖掘与前期分析，常用的数据挖掘技术为R、HadoopMahout等，基于此进行后续的高级别分析，在数据之间挖掘出影响企业决策的信息，为企业管理提供有效的依据，确保电子会计档案处理的实际应用价值得以有效应用。财务共享模式下的电子会计档案应用分为两个层面，分别为检索与利用。电子会计档案检索是搭载FSSC，借助大数据技术进行数据挖掘与分析，对于大规模档案数据集则可以MapReduce 等编程模型开展数据集的并行处理，而且不管是存储于何种云端（私有云、公有云、混合云）的信息皆可进行快速的搜索与查询，满足各类用户的不同要求。在档案检索上，相较于传统纸质财务档案，财务共享模式下依托大数据、云端的会计档案检索更为便捷快速，并且检索精确度极高。财务共享模式下电子会计档案应用主要是对所需会计档案文件的检索，随后按照需求将其转化为实践应用。传统财务档案多为纸质档案，对其检索利用十分繁琐，且检索的多为原始数据，也只能进行最为简单的数值计算，无法开展人工智能计算，而财务共享模式下，利用大数据、云计算、物联网等则可开展更为繁琐的数值统计计算及人工智能运算，可有效提升电子会计档案应用实效性[3-5]。

3 财务共享模式下电子会计档案管理现实价值

3.1 分类式的档案处理，档案管理精细化程度显著提升

大数据时代，财务共享是财务行业工作的主流趋势之一，在此背景下，要想做好电子会计档案管理，必须明确档案类别，并做好不同类别的整合。传统会计档案管理工作中对于档案的分类主要依靠人力手工分类，将原始单据根据不同种类进行编号，统一管理，这种依靠人力进行的档案分类，耗时长，工作效率不高；但是财务共享模式下电子会计档案管理基于FSSC云平台对档案进行电子化分类，运用软件对信息进行录入、分类与整合，不同类别的档案归置于不同文件夹，每个文件夹中存放一种类别，文件夹中的信息也可进行自动编码，由此，后期账目的复核与记结账效率将会大幅提升。财务共享模式下，电子会计档案管理上会涉及到大量信息，有些信息如合同、订单等仍然需要纸质记载，对此，可在纸质文件的打印同时可进行自动化的信息录入，将信息同步于共享系统，经过整合处理，原始数据凭证与企业生产、经营各个环节的会计信息相关联，使会计档案管理更为全面化且精细化[6]。

3.2 实时化的数据更新，档案管理的实效性有效提升

传统会计档案数据信息多为静态的，且数据间往往无直接的联系。但是财务共享模式下的电子会计档案的数据信息既能独立存在，同时也可与其他信息之间建立联系。例如，分公司财务人员对档案进行扫描，基于影像识别技术对档案信息进行自动读取，而后传送至云端进行后续处理，同时，按照档案类型进行自动化的报表分类，便于后续搜索查询，同时为企业决策提供了依据，切实保障了财务档案管理的有效性。财务共享模式下，基于财务共享云平台将档案数据信息存储于云端，利用大数据、云计算，进行实时化的数据更新，数据存储空间较大，报表编制更为便捷，档案管理实效性凸显。

3.3 基于云端存储数据，档案管理处理效率较高

财务共享模式下的电子会计档案管理，利用共享技术，可将数据进行实时线上传输，纸质档案形式减少，同时，云端具有巨大的存储空间，电子档案存储应用更为方便。基于财务共享模式，利用现代化大数据、云技术、物联网等技术，不管是在会计报表编制上，亦或是对档案信息的分析处理上都进入了自动化时代，并且可根据企业目标计划及领导者需求进行有针对性的档案分析处理，定制个性化数据报表，无需大量人力物力，即可见，电子会计档案不管是在分析处理还是在实际应用上都具有极高的效率。

3.4 降低信息传输成本，促进生产经营发展

财务共享模式下，电子会计档案不再如纸质档案那般冗杂、笨重，经过云端技术处理过的电子会计信息通过网络传输并存储于云端，这种传输属网络化的线上传输，信息运算成本相对较小，且这些会计档案信息皆可进行跨区域的异地查询、检索、处理等，真正实现了跨区域的财务共享。同时，也可随时随地查询到历史会计档案，与当下的会计档案进行直观的分析对比，可以为企业提供更精准的经营发展趋势，便于企业做出更科学的经营决策，基于此，也可结合企业经营发展现状，有针对性地调整生产经营要素，为企业发展提供正确的航向指标，促进企业正常经营始终行驶于正轨，且持续前行。

4 电子会计档案数据管理的实现方法

4.1 完善软硬件设施建设

第一，完善硬件设施设备，为会计电子档案管理所需要的硬件设备配备专门机房，加大计算机等硬件设备的投入；第二，构建电子会计档案管理信息处理系统。财务共享模式下，需要依托大数据和云技术等才能实现便捷性的数据收集、实时性的数据更新、高效化的档案分析处理，因此，建构与之相适宜的信息处理系统显得尤为重要[7]。这里的信息处理系统正是基于大数据、云端处理、物联网等技术建构起来。在信息处理系统的建立上，首先，联合专业的系统研发企业，确保信息系统的技术水平得以应对企业会计档案管理中日益繁重的数据处理压力，此外，及时升级会计信息、银企直联、资金管理等系统；第三，强化对信息系统的网络安全管理，组建专门的系统维护团队，可装设防火墙、杀毒软件等，并且对信息处理系统进行日常维护，防止系统内部入侵木马病毒，减少档案资料被窃取的风险。

4.2 做好电子会计档案的分类、归档与处理

财务共享模式下，基于财务云共享平台进行电子会计档案的分类、归档与处理。在会计档案的分类上，各分支数据信息经过扫描上传至云平台的核心服务器，服务器对其进行分类，编制不同编号。在数据归档上，云平台会根据上传的会计凭证中的要素特点建立于之相关的会计信息，在此过程中，为保证企业系统与云平台之间接口顺畅对接，可根据在企业系统与云平台之间建立统一系统接口，如，中国联通在企业资源计划系统，即EPR系统之上，对会计档案的格式、信息接入频率等做了与企业会计档案信息相适宜的调整，设定信息接入标准，确保企业资金系统、报账系统、资源计划系统等与云系统的有机对接，确保电子会计档案有序归档。在数据处理上，要着力于提升数据更新速度，在共享模式下，做好对新数据的扫描，并及时更新数据信息，确保数据分析的准确性，为企业提供准确决策依据[8-9]。

4.3 强化风险防范

会计档案信息是企业的重要资源，其真实性与安全性直接关系到企业决策乃至企业利益。因此，在会计档案的管理上，企业应提高重视力度，着力提升管理水平与档案处理质量，全面规避风险。企业应基于财务共享模式，加强对电子档案管理系统的安全维护，做好信息的筛选，剔除错误信息或带有风险的信息。此外，完善制度，针对风险类型制定于之相应的处理措施及应急处理方案，提升企业对于信息风险的防范与处理能力，防止出现重大信息安全风险问题。

4.4 组建专业化电子档案管理人员队伍

新型财务共享模式下的会计财务管理，减少了人力的支出，但并不意味着不需要人力资源的保障，反而对管理执行者和财务部门人员的专业化信息处理水平有着更高的要求。对此，财务部门应引领一些人员做好转型，一方面，要求档案管理人员端正思想，认识到电子档案管理的价值，严于律己，规范自身行为，学习并严格遵循《会计档案管理办法》的规定，坚持保密性原则；另一方面，企业加强对电子档案管理人员的培训与教育，不仅要使会计管理人员具备专业的会计专业知识，还要熟练应用各类会计软件，了解财务共享模式下会计信息系统的应用与维护方法，掌握网络安全知识，提高会计电子档案管理水平，有效胜任现代会计电子档案管理工作。

5 结语

大数据时代，会计行业步入信息化进程之中，财务共享模式的出现更是为会计档案管理打开了全新的大门，会计档案管理走进了网络化处理时代，档案编制更为快捷，保存更为迅速，档案数据信息的挖掘、查找更为便捷、高效，跨区域的档案管理真正实现了财务管理共享化，会计档案管理工作效率显著提升，准确性突出，为企业决策提供了更为科学的依据，减少了企业对会计档案管理的资本投入，为企业的健康持续发展提供了有力保障。

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