民国档案文件级目录题名用语原则及实现策略初探⋆

陈萌

（天津市档案馆 天津 300191）

1 民国档案文件级目录题名与检索利用

民国档案从政治、经济、社会等多个维度反映了民国时期的历史生态，在资政育人、编史修志、学术研究、对外交流等方面发挥着重要作用。近年来，公众对民国档案的利用需求日益增加，对获取档案信息的质量、内容和效率也提出了更高的要求。相应地，民国档案资源的表现方式和著录要求也正在发生深刻的变化。

按照《“十三五”时期国家重点档案保护与开发工作总体规划》的要求，2016年10月以后，全国各地的综合性档案馆相继开展了民国档案文件级目录著录工作，这是一项艰巨且细致的基础性工作，也是一项正处于探索发展阶段的技术性工作。民国档案文件级目录著录工作是对民国档案信息的深层次挖掘，是民国档案实现文件级检索的根基。“检验该目录体系的标准，就是其所揭示的档案信息以及目录本身，是否具有内容的完整性、结构的合理性、查询的适用性、使用的方便性、检索的快捷性等特征。”[1]所以，民国档案文件级目录著录工作的核心是目录条目具有检索意义。

全国民国档案资料目录中心规定，民国档案文件级目录著录项共计28个。其中，文件题名的著录是民国档案文件级目录著录工作的重点和难点，也是最耗时费力的著录项。“题名一般指文件标题和案卷标题，是直接表达档案内容特征、中心主题并区别另一档案文件的名称。”[2]文件题名揭示了文件的主要内容，也在一定程度上反映了文件的特定特征和自身的特有价值。

目前，我国档案利用工作中最主要的检索方式仍然是通过题名进行检索。文件题名是民国档案目录检索体系的核心和灵魂，它的科学拟定对于民国档案的检索利用至关重要。民国档案目录检索体系要有效地发挥存储和查检功能，必须依赖于题名著录的完备性以及揭示文件内容的确切程度。因此，民国档案文件级目录题名应全面、准确、客观地揭示文件主要内容，突出具有检索意义的关键事由，促进民国档案信息的提取、传递、共享和利用。

2 民国档案文件级目录题名用语现状

民国档案文件级目录著录工作所依据的标准包括《文件著录总则》（GB/T3792.1）、《档案著录规则》（DA/T18-1999）、《民国档案目录中心数据采集标准 民国档案著录细则》（DA/T20.1-1999）和全国民国档案资料目录中心制定的《民国档案文件级目录数据采集操作办法》。这些标准中关于文件题名只有几条笼统的著录要求，对其表述语言、格式和表述内容都没有进行科学、详尽地规范。

一些地方综合性档案馆在工作实践中对“民国档案文件级目录题名的语言表述方式”这一问题进行了摸索和探讨，形成以下两种意见：

2.1 改用现代公文语言

一些地方综合性档案馆尝试采用现代公文语言来拟制民国档案文件题名。他们认为，制作民国档案文件级目录的核心任务是帮助和方便当代及今后的利用者快速查找档案。[3]目录是给现代人使用的，所以需要使用现代公文语言对其进行规范。人为设定的“体现时代特征”的规定增加了题名规范化拟写的难度。[4]这一理念在著录实践中表现为，民国档案文件题名除人名、地名和专有名词外，一律改用现代公文语言来表述。使用现代公文语言的文件题名格式为：“责任者+关于（或‘就’）+事由+的+文种”。

2.2 保持民国公文语言风格

一些地方综合性档案馆主张文件题名应保持民国公文语言风格。他们认为，题名应符合民国时期的语言表达习惯，现代用语磨灭了民国时代的语言特色。[5]保持民国公文语言风格的文件题名格式为：“为+事由+事致+受文者+文种”。

在民国档案文件级目录著录工作不断推进的大背景下，如能对“民国档案文件级目录题名的语言表述方式”这一问题进行专题研究，进而形成全国统一的指导性意见，可以避免地方综合性档案馆各立标准、各行其是，促进全国民国档案资料目录的有效融合和共建共享。

3 民国档案文件级目录题名用语原则分析

民国时期是古代文书向现代文书发展的时期，又是由文言文向白话文变革的特殊时期。我国现存的民国档案以民国公文为主，主要是民国时期各职能部门、企业、民间社会团体的往来文件。民国公文大多文白交杂，没有标点段落，其公文文种、行文格式、公文用语都有特殊的程式规定。这是民国档案区别于其他时代档案文献的特点，也是拟制文件题名的难点所在。

笔者认为，民国档案文件级目录题名用语应秉承既保持时代特征，又便于检索利用的原则，通过实证研究寻求两者之间的最佳平衡点，偏废任何一方都是不明智的。

用现代公文语言拟制民国档案文件题名的优越性主要表现在符合现代检索工具规范化、标准化的要求；适应使用自然语言进行计算机检索的需要；贴近当代利用者的阅读习惯，便于使用；规范目录制作质量和提高工作效率等方面。但是，这种做法使民国档案文件题名脱离其历史语境，从而衍生出另外两方面问题：

3.1 不利于精准揭示民国档案原文意图

民国公文术语繁复，语义艰深晦涩，通篇迂回推诿、规避取巧之词，其文件题名如果改用简单直白的现代公文语言来表述则可能无法精准揭示文件原意，究其原因主要有以下两个方面：

一方面，用现代公文语言拟制民国档案文件题名对著录人员的文字功底和知识储备是极大的考验。一些著录人员对民国公文的理解存在不同程度的偏差，语言融会贯通的能力达不到要求，用现代公文语言拟制文件题名时可能遗漏部分文件信息或曲解文件意图，降低了文件题名的概括力和精准度。另一方面，一些民国公文中包含特定历史时期或特定领域的专有名词，这些时代特征鲜明、适用范围较窄的专有名词很难找到能够精准传达原意的现代词语来代替。如果单独保留这些专有名词，使之与其他用现代公文语言表述的文字组成一条文件题名则不利于题名语言风格的统一。

档案传统意义上被视为诚信、历史来源和权威的代名词。[6]用现代公文语言拟制民国档案文件题名很可能陷入词不达意的窘境，这是对历史记录的误读误判。相比之下，保持民国公文语言风格的文件题名更加忠于民国档案原文原意。在著录实践中，只要民国档案文件题名容易理解且不会产生歧义，就不要强行改用现代公文语言来表述，更不要使用现代词语。

3.2 不利于民国时期特色历史文化的传承

在我国现存的建国前档案中，只有革命历史档案的文件题名必须使用现代公文语言。革命历史档案和现行档案的形成者是同一个政权，其题名的语言表述方式也应与现行档案保持一致。

拟制明清档案文件级目录题名的首要原则是“题名所用文字尽量体现档案的时代特征”。[7]题名句式宜采用古代汉语叙述句，不应将词语完全现代化。在题名修辞与语言风格上，应与文件内容和谐统一，以尽可能反映历史档案原貌。[8]同为旧政权档案，明清档案的文件题名应保持明清时期特征，民国档案的文件题名也应保持民国时期特征。明清档案、民国档案、现行档案的语言风格各不相同，如果它们的文件题名都用现代公文语言来表述则从文件级目录的层面磨灭了旧政权档案的时代特征和自身特色，不利于维护历史真实面貌和丰富民族文化内涵。不同历史时期、不同文化体系、不同政权形成的档案都应保持时代特征和自身特色，不应被后世人为地干预或改述。

民国档案文件题名保持时代特征有利于民国时期特色历史文化的传承。民国档案是研究民国历史的第一手资料，其最重要的价值是历史价值，为追求检索利用的便利性而磨灭民国档案的时代特征是舍本逐末的短视行为，对旧政权档案的敬畏和尊重是现代档案工作者眼界和格局的重要体现。

4 民国档案文件级目录题名用语原则的实现策略

4.1 沿用民国公文格式

目录是识别档案的基本依据，其描述出了档案的特征，反映出一种档案与其他档案文献的区别与联系，为利用者区分和选择档案提供依据。[9]民国档案文件级目录应直观地彰显民国时代特征，具有一定的辨识度，而使其彰显时代特征最直接的方式就是文件题名沿用民国公文格式“为……事致……函（或其他文种）”。在著录实践中，民国档案文件题名不能以现代公文文件题名的标志性介词“关于”开头，更不能改用现代公文文件题名的格式“关于……的通知（或其他文种）”。

拟制文件题名是一项主观性很强的工作，语言表述习惯因人而异，即使是文化程度相当的两个人为同一份文件拟制的题名也会有所不同。为保证文件题名规范统一，可先行对待著录的民国档案进行调研摸底，将内容相近或文种相同的文件适当归类，为每一类文件制定统一的题名格式模板，并安排专门的小组负责一类文件的著录工作。例如，人员委派的训令、指令、委任令格式：“为+受文者+事由+事+文种”，即“为派XX任主任、XX任局长事委任令”。再如，会议记录、会议纪要格式：“为……事第XX次会议记录（或会议纪要）”。复如，表册类文件按照事由不同可分为保证书格式、收据格式、纳捐票格式、任用审查通知书格式、业务动态表格式、证明书格式等。这种根据题名格式模板分类著录的方法使著录人员能够严格按照民国公文格式组织文件题名，有效提高了著录工作的质量和效率。

4.2 提炼结论性原词

民国公文中常常出现诸如“无庸置议”“应毋庸议”“未便擅专”“碍难照准”“尚属可行”“似有未符”“殊难置信”等表示处置结论的惯用词语，可称它们为“结论性原词”。例如，题名为“为王修一申请洽购罗斯福路二八零号房屋碍难照准事致中央信托局天津分局函”的文件，其中，“碍难照准”表示申请的事不能批准。此外，“未便照准”“歉难照准”也表达此意。再如，题名为“为核减刘万顺捐额应毋庸议事致第七区税捐稽征所指令”的文件，其中，“应毋庸议”表示文件事由清楚明白，无需讨论。

在民国档案文件题名中，结论性原词主要有两方面作用：首先，它能够真实再现民国公文语言风格，使题名在遣词用句方面更加“民国化”。其次，它是具有检索意义的关键词语。拟制题名时，档案中的结论性原词一般情况下照录；如果一些结论性原词特别生僻难懂可酌情替换为通俗易懂的同义词或近义词，使利用者能够正确理解题名所表达的意思。

4.3 合理利用原文事由

题名应准确揭示文件的核心内容和行文诉求。一些民国公文利用行文结构和陈腐套语迂回、婉转地表达真实意图，拟制题名时无法从这类文件中直接提炼具有检索意义的结论性原词，这就要在充分理解文件主旨的前提下自行组织语言对文件内容进行概括，但要注意这些自行概括而成的文件题名揭示文件信息是否穷尽、传达文件意图是否精准的问题。

文件题名应保持时代特征的原则不能被机械地执行为照录原文事由。民国公文中的“事由”或“摘由”不能直接作为正式题名著录，需要进行提炼、修改、补充，甚至重新归纳。

例如，一份文件如照录事由则题名为“为脚踏实地团队为先故不作客套谢嗣百维事致兴中学会天津分会函”。这份文件在缺少结论性原词的情况下仍照录原文事由，导致题名没有检索点。在理解文件主旨的基础上，题名可概括为“为激励工作事致兴中学会天津分会函”。

再如，一份文件如照录事由则题名为“为请示所拨小麦应由兵站还是储运处进行加工及所列商号小麦就地拨交还是统一第一聚点存储再拨交事致河北田赋粮食管理处韩处长代电”。原题名将拨交小麦的多种供选方案一一列出，不仅啰嗦冗长，而且口语化严重，可精简为“为请示拨交小麦办法事致河北田赋粮食管理处韩处长代电”。

复如，一份文件如照录事由则题名为“为请代为吹嘘以谋工作事函”。其中，“吹嘘”一词不宜出现在题名中，可替换为“推荐”或“举荐”。

4.4 辅助性词语的处理

民国档案文件题名要保持时代特征就不能只关注具有检索意义的关键词语的语言风格，一些常用的辅助性词语也要处理得当。

在工作实践中，著录人员会有意识地审查题名中的关键词语是否符合民国公文语言风格，却常常因过于熟悉现代语言习惯而下意识地使用一些只出现在现代语言中的辅助性词语，比如，连词“和”、结构助词“的”等。

民国公文中不会出现连词“和”，一般用“及”或者“、”来表达连词“和”的意思。例如，题名为“为向会计课借灯徐广益拒绝不借并态度恶劣情形及请如何处理事致高课长和黄副厂长呈”的文件，其中，“和”是现代语言中的连词，不应出现在民国档案文件题名中，可用“、”连接题名中的两位受文者。

现代语言中出现频率颇高的结构助词“的”在民国公文中也鲜有使用。例如，题名为“为请止购三千米皮线及一千五百米皮线并改购每盤三百米者三盘每盤六百米者两盘事致材料课刘课长函”的文件，其中，“者”是民国公文中经常使用的助词，它在题名中的作用相当于现代语言中的结构助词“的”。

辅助性词语的不恰当使用，尤其是“跨时代”使用是对文件题名细节的忽略，使题名人为加工的痕迹过重，既不利于题名保持时代特征，也会给后续的检索利用工作带来困扰。

4.5 剔除冗余公文套语

民国公文多以套语来架构，公文套语在其特有的行政场域中标明了公文层次的起讫承转，是民国公文的标志性特征之一。但是，如果为了保持民国公文语言风格而将冗余无用的公文套语纳入文件题名则会干扰文件主要信息的表达，不利于检索、阅读和传播。

拟制题名时，对民国公文中各类套语要取舍得当，果断剔除没有检索意义的公文套语，使题名通顺精炼、文词表述流畅准确。

例如，一份文件原题名为“为噩耗传来悲伤不已元勋冥逝举国皆伤典范永存谨以吊唁事致张委员唁电”，其中，“谨以”是表达敬意的公文套语，没有检索意义。如文件中有已故人员信息，题名应删减为“为吊唁XX事致张委员唁电”；如文件中没有已故人员信息，题名应删减为“为吊唁事致张委员唁电”。

再如，一份文件原题名为“为材料费仍由第三厂发给以资便利并恳请办理事致许台照呈”，其中，“台照”是请受文者阅知的敬辞，不应出现在题名中，类似的套语还有“台鉴”“钧鉴”“大鉴”“鉴核”等。

复如，三份文件原题名分别为“为准许袁士林长期休养事致文祺函”“为借面粉以解眉急事致台祺函”和“为邀请参加第五次治安强化运动绘画展览会及告知展览时间事致公祺函”，其中，“文祺”“台祺”和“公祺”不是受文者，而是民国公文常用的结束语，大意为“祝你吉祥健康，工作顺利”，应从题名中剔除。

在不丢失检索信息和影响文件原意的前提下，民国档案文件题名中不应出现的公文套语主要包括：修饰词、介词和重复词；叙述性和铺垫性词语；没有实际意义的惯用词语；字面意义上很难解释清楚，令人费解的词语等。

4.6 保留民国特定称谓

拟制题名时，民国时期的人名、地名和专有名词应照录档案中的原有名称，不能改为现今的名称。例如，题名为“为偕同人及友人等赴张垣、大同、归绥等处调查商情请致函各分支行事致中国银行函”的文件，其中，“张垣”是中华民国国民政府察哈尔省的省会，即现今的张家口市，档案中使用了它的别称；“归绥”是中华民国国民政府绥远省的省会，即现今的呼和浩特市。

《明清档案工作标准文件汇编》之《明清档案著录文字使用规则》（试行本）中规定：“著录中凡涉及规定的人名、地名以及一些专有名词术语，原则上要用简体字，但有些文字不适于简改的，要照录原字。”[10]对于同为旧政权档案的民国档案来说，一份文件中如果同一人名、地名或专有名词既使用了简体字又使用了异体字，从便于检索利用的角度考虑应著录简体字；如果一些人名、地名或专有名词没有简体字则应照录档案中原有的繁体字。

保留民国时期特定称谓和民国公文的常用、惯用文字是使文件题名保持时代特征的必要措施。档案馆可以通过编制参考资料或购买工具书的方式帮助利用者识别、理解民国时期的人名、地名和专有名词，解决检索利用过程中遇到的疑难问题。

4.7 疑难字词的考证

民国档案中常常出现一些无法辨认或晦涩难懂的字词，影响了对文件主旨的提炼和概括[11]，拟制题名时须审慎考证，考证结果务必有理有据。

对民国档案中一些字词的考证根据文件来源、形成时间，结合查阅相关资料即可获得确切依据，这种情况可以根据考证结果来著录文件题名。然而，遇到以下4种情况时，考证工作往往无法获得确切依据：

1、因档案实体破损或残缺导致部分文件内容无法获知。

2、文件字迹褪变油渗、洇化模糊，造成词句辨认困难。

3、文件中包含书写不规范、不易识别的手写字、蜡纸油印字、复写字等。

4、文件拟制水平较低，语言表述不准确，个别词句令人费解。

笔者认为，在考证无法获得确切依据的情况下，民国档案文件题名涉及的疑难字词应著录为“？”或“□”号以示存疑，待认知水平进一步发展后再解决遗留问题。这种做法是对尚存疑问的历史记录实行“最小干预”，避免因当前的认知局限对当代和后世的民国史研究工作造成误导。

5 结语

档案馆开展民国档案文件级目录著录工作的目的是深挖民国档案资料的内在价值，使其得到更加充分、有效地利用。但是，如果从更长远的时间维度去考量，当前的著录工作，甚至整个档案工作都不能仅以满足当代人的利用需求为终极目的，更应虑及人类文明的长远传承问题。档案工作的使命是传承历史和文明。档案工作者应以多元化视角和前瞻性眼光来看待民国档案文件级目录著录工作，处理好历史、现在和未来三者之间的承接关系。