图书资料检索与信息化建设的研究

辛巍

摘 要：近年来，信息技术在图书情报事业中得到了广泛运用，利用信息技术搭建信息管理平台，除了能够快速完成图书资料检索外，还能够提供自助服务，减轻图书管理人员的压力，也让读者获得更好的服务体验。在这一背景下探究图书资料检索信息化建设的可行性路径，具有重要的应用价值。本文首先辩证分析了传统图书资料检索存在的缺陷以及信息化检索具备的优势，随后分别从管理层面和技术层面，就如何加快推进图书资料信息化检索系统的建设展开了简要分析。

关键词：图书资料;卡片目录;信息化检索;平台设计

引言：图书资料不仅具有珍贵的保存价值，而且还能够为科学研究、社会发展提供必要的信息参考、经验借鉴。随着图书资料借阅人数的不断增加，给图书管理人员也带来了较大的工作压力，传统的图书检索模式，需要花费较长的时间才能找到读者需要的图书资料，不利于服务质量的提升。为了向读者提供更加满意的服务，同时也是为了更好的发挥图书资料的使用价值，必须要树立创新意识，积极推动管理模式变革，探索图书资料信息化检索的实现路径，既有必要性，又有紧迫性。

1 传统图书资料检索方式的缺陷

1.1 卡片目录反映的内容有限

社会科学院内存储的图书资料，具有种类杂、数量多、年份跨度大的特点。图书目录卡片上记录的图书资料信息，通常只包含了分类、名称、作者等简单的信息。由于内容有限，不能精确的反映出图书资料的具体信息，在进行检索时，如果图书资料的年份相近、名称相似，就容易出現混淆的情况。图书管理员费时费力找到的图书资料，并不符合读者的借阅需求，既浪费了时间，又不能满足读者的需求。

1.2 卡片目录检索浪费较多时间

当前社会科学院存储的各类图书资料，还是以纸质为主。这些图书资料日积月累，数量不断增加，占用的储存空间也在不断上升。其中很多年份较为久远、使用频率较低的图书资料，被堆积在库房的角落里。如果有读者想要查询和借阅这些图书资料，就需要图书管理人员花费大量的时间，按照卡片目录逐一检索。由于读者人数多，管理人员少，如果不能及时提供检索信息，就会让后面的许多读者长时间排队等候，这对本单位的口碑和形象都会造成负面影响。

1.3 图书资料的共享利用价值低

图书资料如果“束之高阁”，虽然保证了其安全性和完整性，但是由于没有得到人们的借阅、参考和利用，也就失去了图书资料存储管理的意义。目前来看，虽然通过卡片目录的方式，也能够满足一部分读者使用图书资料的需求，但是与整个库房存储的图书相比，只占了极少的一部分。这样就造成了多数资料没有发挥应有的价值。除了对图书资料潜在价值的挖掘和利用效率不高外，还存在一个突出问题就是图书资料的共享利用率不高，这也与知识经济时代提倡的“知识共享”理念不相符合。

2 图书资料信息化检索的应用优势

2.1 检索速度显著提升

在收录图书资料时，通过扫描仪等设备，可以将图书资料的详细信息记录下来，存储到数据库内。后期需要对这些图书资料进行搜索时，图书管理员只需要按照读者的需求，输入关键字，即可在不到1s的时间内寻找到图书资料的结果。相比于以往的卡片目录检索，工作效率提升明显。从读者角度来说，可以在更短的时间内获得自己想要的图书资料，不必花费过多的时间排队等候，获得了更好的服务体验。

2.2 图书资料利用率提升

图书管理人员通过对检索记录的统计和分析，将各类图书资料的检索频次、借阅次数按照升降序排列，可以很直观的掌握每一种图书资料的使用情况和利用价值。对于其中检索和借阅比较频繁的，就可以提前进行复制、备份，以满足更多人的同时借阅需求，避免出现图书资料出借之后，其他读者无法借阅使用的情况。另外，图书管理人员还可以对图书资料进行整合利用，挖掘其中有价值的信息，进一步提升图书资料的使用价值。随着信息化建设的不断成熟，社会机构的图书资料室、高校的图书馆等，还可以通过信息化平台实现图书资源的共享，让其价值得到最大化的发挥。

2.3 实现了图书资料的精确定位

由于书库内各类图书资料的数量较多，如何在最短的时间内精确的找到读者所需的目标图书，是现阶段图书管理员必须要考虑的问题。通过加快推进检索信息化建设，管理人员就可以通过输入关键词的形式，直接定位到与之匹配的图书信息。如果检索结果中有多条包含该关键词的类似图书，还可以启动高级搜索，输入更多的图书信息，例如作者、出版社、出版年份等等，从而提高筛选水平，确保得到唯一的检索结果，实现精确定位。

3 图书资料检索信息化建设策略

3.1 提供资金保障，完善信息基础设施

要想充分发挥检索信息化的应用优势，首先需要引进一套完善的信息基础设施，为管理人员开展图书资料的检索、借阅等工作提供便利条件。鉴于当前图书资料室内的信息设施比较薄弱，这就需要社会科学院提供一定的专项资金，支持信息基础设施的建设工作。要立足于本单位图书资料管理工作的开展需要，提前做好建设规划，既要满足检索工作开展需要，同时也必须尽量的控制成本。除了在前期的硬件设施采购与安装上需要投入资金保障外，后期在维护、更新、升级等方面，也要注意持续性的提供资金支持。

3.2 提升图书管理人员的信息意识和信息技能

通过调查发现，一些社会图书馆虽然较早的引进了图书信息化管理系统，但是由于图书管理员对信息设备的掌握不熟练，也并没有发挥预期的价值。因此，社会科学院在建设检索信息系统的基础上，还必须结合在职管理人员的业务水平，制定培训计划，真正利用好图书检索信息系统，为自身工作开展带来便利，也进一步提升读者的满意度。例如，每个季度开展1-2次技术培训，将所有图书管理员分为两批，依次参加培训，这样既可以帮助图书管理员实现知识的更新，又不会对本单位正常的图书资料检索、借阅等工作开展造成影响。

3.3 建立健全与图书资料信息化检索配套的制度

从试运行情况来看，图书资料信息化检索确实在减轻工作压力、提高检索效率以及增强图书资料利用价值等方面发挥了显著优势。但是我们也必须看到，由于部分机关单位没有尽快的建立起与之匹配的工作机制，导致检索信息系统的价值开发程度不高，与前期的高投入相比，没有取得高回报，在一定程度上存在着资源浪费问题。因此，社会科学院在加快推进检索信息化建设时，还要同步推进制度建设工作。例如建立检索信息系统的操作规范，让图书管理员对各类信息设备的使用有熟练的了解;还有信息检索系统的养护制度，指导图书管理员定期做好信息设备的检修养护等。

3.4 注重培养读者使用信息检索的能力

虽然检索信息系统的运行极大的节约了读者等待的时间，但是由于读者数量多、图书管理员少，加上有部分图书管理员还要不定期的外出参加培训、进修，因此仍然可能会出现服务不到位的情况。为了解决这一问题，社会科学院也在大厅提供了几台自助终端，目的是让读者通过自主终端，自己完成检索，而不必到服务台排队等待管理员提供服务。但是也发现一些年龄较大的读者，因为对这类信息化、电子化设备不了解，不懂得如何使用自助设备。可以在设备旁边张贴操作流程指引，也可以专门安排一名负责人，指导读者使用自助终端完成图书资料信息检索。采用“人工服务+自主操作”相结合的方式，让图书资料检索的效率进一步提升。

4 图书资料检索平台的概要设计

4.1 系统登录模块

由于社会科学院中的很多图书资料具有较强的隐私性，为了保证图书资料的安全与完整，应当获取图书借阅者的必要身份信息。因此，在该检索平台上，用户需要注册并输入登录口令与密码后，才能进入到系统内部。登录系统后，可以进行图书浏览，自主完成关键词检索等一系列操作。

4.2 图书资料检索模块

在查询框内输入一个或多个关键字。多个检索词之间可用and、or等连接词连接。如果想检索短语，可将这短语用双引号括起。要注意检索字段为数据库中检索区域的范围。高级检索中有多个录入查询条件的文本框，在第一个查询框内输入一个或多个关键字。如果想检索短语，可将这短语用双引号括起。查询框右边为检索字段列表。点击下拉列表可选择检索字段包括图书书名、图书文摘、图书作者、图书关键字等。

4.3 图书分类管理模块

图书分类的基本操作包括添加、修改、删除等。由于社会科学院内的各类图书资料会不断的更新，因此信息系统内的图书信息也必须同步的调整。分类管理中左侧会有一个树型的分类，右边是分类的信息修改区，左侧的树型分类要很清晰的看出层级的结构分类和子分类，当选择一个分类的时候信息修改区会列出此分类的基本信息分类名称、分类编号、分类序号、分类说明。

4.4 图书借阅模块

该模块下根据操作需求的不同，又可分为若干个子模块，例如读者借书时，需要先提交申请，系统自动核对读者信息，判断是否有借阅资格。例如每一名读者最多同时借出5本图书，如果借书卡中已经满5本，无法继续借阅。另外，还支持读者自助进行续借，以及自助进行还书等。图书归还后，系统自动检测到图书归档信息，然后同步的将借书卡中的信息调整，不影响读者继续借阅。为了向读者提供更加便捷的服务，读者还可以通过官方网站等渠道，提前预约借书，对于一些备份较少、借阅需求较高的图书比较适用。

4.5 用户管理模块

该模块主要用于存储用户的基本信息。用户可以浏览自己的历史借阅、检索记录。对于一些电子图书，如果已经下载的，可以在该模块继续阅读。另外，图书管理员如果获取权限，也可以对用户执行添加、删除等操作。例如读者借阅卡丢失后，可以申请补办，这样就需要将原来的用户信息进行删除，重新添加新的用户信息。

5 结语

在图书资料检索中引进信息技术，建设信息检索平台，是信息时代图书管理事业发展的一种必然趋势。从实践效果来看，检索信息系统的应用，不仅在加快图书检索效率、保障检索结果精确上有显著优势，而且还能够通过互联网的资源共享，让图书资料得到充分利用，满足更多读者的使用需求，真正将图书资料的价值发挥到最大化。各机关单位也要通过提供物质保障、重视管理人员信息技能培训等一系列实际行动，为检索信息系统的建设与使用提供必要支持。

参考文献

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