试论信息化背景下数字档案室的建设

阿以古力·外力

摘 要：随着当前时代的不断发展，我们更加注重进行信息化技术的应用，尤其在进行数字档案室建立的过程中，要结合信息化背景下的发展特点，发展信息化工程，同时，针对数字档案建立过程中所存在的问题，进行有效的解决。同时，建立数字档案室，对信息资源进行安全保管，能够提高资源的利用效率，提升建设水平，所以，在下文中，我们了解数字档案室建设的新背景以及当前数字建设过程中所面临的问题，比如缺乏先进的观念，没有法规作为保障，管理存在一定的障碍等，针对具体的问题提出有效的措施，能够对思想观念进行更新，促进部门联动，推动电子档案运行机制的建立，能够把数据作为中心进行有效数据共享与利用。

关键词：信息化背景;数字档案;建设策略;时代特征

所谓数字档案室就是利用现代信息技术对信息和档案进行收集、整理，建立电子档案平台，对资源进行整合，能够促进各网络平台的应用，加强对档案信息安全性的提升。同时，提高信息的利用效率，促进信息共享[1]。所以了解当前数字档案室建立的背景，能够适应时代的特征，解决其中所存在的问题，对思想观念进行更新，推动电子档案管理运行机制的建立，加强数据为中心的共享体系建立，加强对数据保护，促进电子档案的利用，加强人才队伍建设。

1 数字档案室建设的背景探讨

当前信息技术在各行各业中得到应用，尤其在信息化建设的过程中，能够对电子文件进行应用，记载研究管理工作、详细事件，提供一定的决策依据。同时，提高各项活动开展的质量。其次，借助数字化档案来进行事件的永久保存，能够促进整体信息资源的整合。所以，在当前的数字档案室建设的过程中，我们了解信息化的背景，能够积极面对新环境所带来的挑战，提出有效的解决对策。

2 数字档案室建设所面临的问题探讨

2.1 存在落后的观念和认知障碍

在当前的数字档案室建设过程中，要对人们的思想问题进行解决，但是，由于长久以来人们缺乏数字档案意识，在对电子档案进行认知的过程中存在障碍，没有与传统文件管理进行区分，所以，无法发挥电子档案的价值，同时，导致档案部门在进行初级档案建设过程中，会遇到一些人财物匮乏的阻碍，无法推进科学电子文件的有效管理，也不能对数据和信息进行有效的整合、利用、共享。

2.2 相关规范和标准不统一

在进行数字档案建设的过程中，要统一规范和标准进行有效的建设，但是，从整体层面来看，与电子文件管理相关的法律法规与標准较少，同时，没有对电子档案管理进行有效的界定，部分电子文件法律效率不明确，无法进行信息的有效保护，使得电子档案开发与保密关系之间存在矛盾。所以，在进行数字化建设的过程中，我们能够对法律问题进行研究，在实际推动过程中，促进规范和标准的统一[2]。

2.3 存在管理障碍，数据安全性较低

在数字档案室建立的过程中，要加强信息化建设，进行总体设计统筹规划，同时，由于电子档案的管理模式不同，在进行数据应用的过程中，由于其自身的不稳定性会导致电子文件受到干扰的可能性较大。其次，当前信息网络具有一定的开放性，会使得一些黑客利用病毒来对计算机进行攻击，从而获取自己所需的信息，导致数字档案安全性降低。

2.4 缺乏高效利用的人才

在当前的数字档案建设过程中，要对电子档案进行开发，但是，由于缺乏专业的档案信息化管理人才，会制约数字档案的进一步发展。其次，档案信息化发展程度存在一定的差异，无法对资源进行有效的共享，同时，可利用的电子档案较少，会损失电子档案的资源价值，制约整体信息化发展水平和深度。

3 信息化背景下数字档案室的建设策略

3.1 改进思想观念更新，营造良好发展环境

首先，要对观念进行中认识到信息化建设的特点，对现代电子档案管理模式进行创新。其次，要加强相关领导的支持，建立全局意识，主动的对电子档案进行利用共享，促进数字档案室的建立。再者，要加强宣传，利用多种途径进行档案工作的有效标准落实，增强人们的电子档案意识[3]。比如，要引导相关数字档案管理人员能够意识到信息化技术应用的价值，从国家层面和系统层面来进行思考，对电子档案进行利用，加强宣传，提高人们对档案的认知。

3.2 促进部门联动，建立电子档案运行机制

首先，要建立电子档案的管理小组，由不同部门共同组成，发挥部门之间的联动作用，共同解决数字档案问题。其次，对电子文件进行有效的管理，参与到电子文件的开发过程中，能够有效的提升电子文件的利用效率。再者，与部门进行对接合作，提出流程优化的解决方案，进行建设成果的示范。比如，要发挥不同部门之间的作用，设立管理小组，对各部门的电子档案进行收集，加强对电子档案的整合，进行大数据的有效分析，从而获得档案成果，对档案成果进行应用，促进各部门进一步运转发展。

3.3 加强制度建设，明确电子档案标准规范

首先，要推动立法工作，出台相关数字档案建立的法规，加强信息保护，同时，对电子文件的存放和处置要进行明确规范。根据文件丢失现象，要明确法律职责，为电子档案的利用创造环境。其次，出台相关规范标准，对电子文件进行有效的管理。比如归档数据标识、存储、交换安全等，出台相关政策，健全工作制度，对数字档案室的质量核查，确保电子档案的价值。

3.4 发挥数据中心作用，促进电子共享体系建设

首先，我们能够加强规划，对档案信息化建设进行有效的方案，制定详细步骤来推动工作。其次，把数据作为中心来建设平台，围绕业务数据来提高数据利用价值的提升，能够加强信息资源的整合，对应用系统进行有效创新[4]。再者，组建备份中心，能够对电子档案进行存储，避免出现意外，避免数字化档案的建设造成较大的损失，能够有效的保护数据安全。

3.5 促进电子档案利用，加强服务体系的建设

首先，在进行数字档案建立的过程中，我们对电子档案的利用效率进行提升，能够选拔合适的人才，促进人才队伍的建设，获取一定政策和资金的支持，培养信息化人才，定期开展培训，能够掌握电子档案的管理技巧。其次，提高利用服务水平，使电子档案与业务流程进行有效对接，能够将具体的管理活动进行流转，促进档案成为移动的知识库。

4 结束语

综上所述，在信息化背景下对数字档案进行建设，要进行全面建设规划，由于部分数字档案室仍处于初步阶段，在具体推进的过程中，要结合实际状况来解决现实问题，比如缺乏整体法规的约束，思想观念较为落后，人才缺乏，没有进行有效的管理使得电子文件的保护性能较差等，所以，对档案信息化发展程度进行加深，能够促进资源的共享和利用，提升整体信息化发展水平。所以，要进一步攻破重难点，稳步推动进行档案电子化的构建，适应当前时代的发展，促进数字档案室建设模式的创新。

参考文献

[1]张巍筠，刘雪丽.试论信息化背景下高校数字档案室的建设[J].北华航天工业学院学报，2017（06）：43-45.

[2]裴建华.浅析企业档案信息化建设[J].办公室业务，2011（S1）：18-20.

[3]杨桢.谈煤炭企业档案管理信息化建设[J].办公室业务，2014（09）：155.

[4]李明明.基于网络环境下企业档案信息化建设的对策[J].商业经济，2011（12）：72-73.