新时期人事档案管理信息化建设研究

蔺彦梅

摘 要：随着社会信息化的发展和普及，经济快速发展，人们的生活水平和方式也变得截然不同，科学技术更是成为推进社会进步的主要动力，人们的工作和生活已经能够越来越离不开科学技术。其中计算机信息技术是人们生产生活中应用最广的也是最实用的一门技术，已经变成现代化信息化社会的重要象征。在社会各种组织形式中，人事档案管理工作是不可缺少的一项工作，管理的质量水平影响着组织的发展和管理水平质量的高低，所以在经济社会和现代化社会大环境下，人事档案管理工作也必须向着现代化信息化迈进，让先进的计算机技术在人事档案管理工作得到充分发挥，让人事档案管理工作更进一步。本文主要讲述为什么要实现人事档案管理工作的信息化、信息化过程中的阻碍以及如何实现等三个方面进行简要分析，希望能对人事档案管理信息化建设有所帮助。

关键词：人事档案管理;管理质量;管理水平;信息化建设

当前时代属于知识信息技术共同发展的经济时代，无论是从政治、文化还是经济层面都迎来了信息化现代化发展的重要机遇，每个层面都在为了实现现代化而不断进步，社会面貌更是日新月异。在如此时代背景下，人事档案的管理工作也由以往传统管理方式向着信息化管理的模式进行转变，管理工作面临着前所未有的机遇和挑战。但是因为人事档案的管理信息化起步较晚，进程较慢，经验不足，在探索过程中难免会遇到阻碍和难题，对工作的正常进行形成阻碍。对此，人事档案管理工作的各级人员应该引起足够的重视，提高信息化意识，不断创新和研究，争取早日实现人事档案管理工作的现代化和信息化。

1 人事档案管理信息化建设的益处

1）现代化管理提高管理效率。在互联网计算机家喻户晓的今天，信息资源极度发达，其价值也是与日俱增，这对人事档案的信息化管理提出了迫切要求。我们必须顺应时代大潮流，尽快实现信息化建设，同时信息化管理也能大幅度提高人事档案的归档效率和管理效率。

2）有利于将人事档案作为共享信息资源。在当前时代，信息化资源极具战略性，对于社会的发展和进步已经是必不可少了，所以，实现人事档案的信息化和管理模式的现代化，有利于将人事档案作为信息资源和战略资源，在网络上共享，为现代化建设贡献一份力。

3）方便后期的检索、查阅和调用。人事档案管理信息化的最终形式就是将文本档案加以编辑整理，进行网上录入或扫描等方式形成数字电子文件，即使用计算机或者专门的系统将纸质档案进行加工、编辑转化为电子档案，以方便存储，从而方便后期的检索、查阅和调用。

4）可以将档案作为资源更好地开发和利用。人事档案设立的作用就是为了将人事工作做得更好，这对人事档案的要求是极高的，需要建设多元化、层次化、立体化的人事档案管理体系，以适应社会和时代对人事档案的高要求。计算机信息技术的出现为人事档案管理的模式带来了巨大变革，信息化管理模式大大提高了人事档案管理的效率，极大程度上提高档案资源的开发和利用效率，对管理水平的提高和社会的进步起到了应用的作用。

2 人事档案管理信息化建设的阻碍

1）基础设施设置不齐全。要完成人事档案的信息化建设，首先需要有现代化设备如计算机、打印机、扫描仪、复印机等硬件设备和操作系统或程序等软件部分作为后盾，保障人事档案的信息化管理和开发利用。但是就目前社会现状来看，多数组织内部的人事档案管理部门硬件设备并不齐全，软件系统也很落后，这在一定程度上阻碍了人事档案管理的信息化建设进程。

2）对于信息化建设程度没有统一标准。在人事档案管理的信息化建设过程中，应该有一个最终目标或者建设程度的约束，各组织都要朝着这个标准进行建设，以标准来检验自身的建设效果和质量。然而在实际建设活动中，各组织均根据自身发展来制定相应标准，这就导致了在人事档案管理体系内不能形成统一网络，档案信息不能实现共享，信息化管理也失去了应有的意义。

3）人事档案管理人才缺乏。在当下，各单位人事档案管理体系中都有固定的人事档案管理专职人员，但是普遍学历低，文化低，缺乏专业技能，在信息时代的大环境下无疑是拉低了管理人事档案的水平，管理人员的专业素质不能进行文书档案管理工作的信息化深度研究，缺乏专业技术水平高的现代化信息人才。

3 如何实现人事檔案管理的信息化

1）基础设施的全面配置。先进的技术设备是实现人事档案管理信息化的必要保障，是人事档案能够进行信息化建设管理的物质条件，是开发和利用信息资源的媒介，也是网络共享和信息转移的主要形式。所以在新形势下要想实现人事档案管理的信息化建设就要在基础设施上加大投入，采购先进的计算机、打印机、扫描仪、复印机等设备，保障设备的更新和技术革新，设立符合组织内条件的最优网络信息管理系统，加快人事档案管理信息化建设进程，提高工作效率。

2）加快人事档案文本化到信息化数据化的转变。当前计算机网络比较发达，导致在以往的纯文本档案形式中出现了大量的电子文件，对此，档案管理部门应该同时对两种形式的文件加强收集，共同管理，并将工作重点放在文件的有效存档和二次开发上，这项工作需要一个更加专业的人事档案信息化系统，同时还要满足标准统一和科学高效管理两方面要求，并通过端口将档案文件和记录资料等录入系统，成为全国性的人事档案信息大数据系统，实现人事档案资源的全面信息化和数据化，方便共享和管理。

3）保证人事档案资料的安全。在人事档案管理信息化到一定程度之后就可以在网络上实现信息资源的共享，这是一定要注意保证人事档案资源信息的安全，避免因为信息泄露带来的严重问题。为确保信息安全，人事档案管理部门在信息化建设中要充分考虑各方面的安全因素，并付诸信息化管理中去，在信息资源共享时采取严密的安保措施，保障信息不被非法利用、不被篡改、不失真。同时要加强档案管理人员的安全意识，提高综合素质和综合管理能力，提高计算机操作能力和应用水平等。在平时工作中领带应该要求管理人员及时对电子档案进行备份和更新，设立管理章程和操作章程和细则，严格执行，多方便保障人事档案的安全。

4）增强人事档案管理的服务性。人事档案的管理工作有很大一部分是为对检索查阅人事档案有需求的人员服务，所以在信息化建设过程中要增强人事档案管理的服务性。这要求在信息化建设中投入更多的时间和精力做档案信息的细化分类，如深度提取和加工档案中的文字、图片信息、音频、影像资料等中的关键信息，在信息化系统中设置关键字检索，通过计算机将人事档案数字化储存，实现远距离传输，满足不同人对人事档案资源的各种需求，以此增强服务性。

4 总结

在当今时代，要想实现人事档案管理的信息化，需要加大投入，完善基础设备设施，加强人事档案管理人员的综合素质，加强信息安全管理，加快挖掘人事档案文本化向数据化的转变，同时加强人事档案管理工作者的服务性意识，全面加快人事档案管理的信息化建设。

参考文献

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