信息化背景下关于改善高校网上自助报销模式的探讨

邵琼

（宁波大学计划财务处，浙江 宁波315211）

1 引言

近年来，随着高等教育事业的高速发展，高校经费呈现出规模日益增长、来源日益多元化的现象，为应对“取号难、排队时间长、报销量有限”等报销难情况，高校结合信息化手段推出了网上自助报销模式，该模式在一定程度上缓解了报销难问题，但同时表现出了不少问题。财务报销作为高校财务管理极其重要的一部分，为提升财务报销效率、提高财务服务水平，改善现有模式，以便更好地适应高校财务发展已迫在眉睫。

2 信息化背景下高校网上自助报销现状

网上自助报销是基于网络信息化平台建设的报销模式，这种模式的产生来自于国家“互联网+教育”理念的提出。

现有网上自助报销模式的流程大致可按人员身份分为两大部分：第一部分人员身份为报销人员，其所负责的内容包括整理并填报单据、打印报销单，提交负责人审批及投递单据；第二部分人员身份为财务人员，其所负责的内容包括审核单据、沟通反馈、账务处理及结算付款，该流程具体如图1所示。

图1

3 网上自助报销模式存在的问题及其原因分析

3.1 填报审批时师生与财务人员之间信息不对称

因高校财务报销所涉及的内容较多且复杂，不同来源和性质的经费有不同的管理方法和报销要求，财务人员所具备的财务政策知识与报销人员之间往往呈现出较高程度的不对称性。这一方面是由于报销人员大多是教学科研人员，他们往往不具备专业的财务知识，且不太会密切关注学校财务报销方面的政策制度，只是被动接受财务人员所指出的报销问题。另一方面也是由于学校政策须跟随财政政策的更新而更新，造成报销人员有种政策频繁变化无法适应的感觉。以上两方面的因素均造成两者之间的信息不对称，导致报销无法一次顺利完成。

3.2 审核时未真正实现“最多跑一次”

按照目前的网上自助报销流程，财务人员只有在报销人员向财务处投递成功报销单后才会进入审核流程，对于有问题的报销单，沟通反馈的压力往往会积聚在报销流程的后半段，且需要通过电话、短信等方式通知报销人员前来计财处办理，导致相关有问题的业务仍然未实现“最多跑一次”的设想[1]。

3.3 沟通反馈时信息传递滞后失实

报销人员成功投递报销单据后，虽然能够通过电脑端、手机移动端等系统实时查看，但对于已提交未制单的业务，其无法主动查看单据所处的状态，包括是否已分单、审核以及所存在的问题，只能被动等待财务人员的通知。同时，因为实际情况的复杂性，很多报销人员往往并不是相关业务的实际经手人，导致财务人员在与报销人员沟通时往往无法准确了解相关信息，且由于财务报销政策的复杂性，报销人员在与业务经手人传递报销信息时，往往也会出现偏差，进而导致信息部分失实。

4 关于改善网上自助报销模式的思考

4.1 普及财务知识降低信息不对称性

财务处可通过相关措施向报销人员普及财务知识，以降低双方之间的信息不对称性，具体包括：①针对目前已有的涉及财务方面的政策，可从专业角度进行解读，以此提醒报销人员在办理业务时所要关注的财务要点；②定期总结报销所遇到的普遍性问题，形成问题集，可公布在财务处官网等网络平台，方便报销人员有针对性地了解一般报销业务，提高报销成功率；③可提供具有针对性的财务讲解服务，如为各学院部门的外事秘书提供因公出国（境）方面的财务讲解服务，为刚进校的科研人员提供科研经费使用方面的财务讲解服务，为各学院的学生秘书提供关于学生经费使用方面的财务讲解服务等。

4.2 实现线上负责人审批及财务审核

可将电子签名技术、图片上传功能等内置到现有的网上自助报销系统中，以此实现线上的负责人审批及财务审核。具体操作如下，报销人提前将整理粘贴好的票据上传至系统中，系统按照报销人选择的经费项目自动流转到审批人处，审批人可查看单据及通过电子签名技术实现网上审批，审批人审批完成后，系统可自动流转到财务审核处，由财务对该报销单在网上审核，如果发现材料缺失或是存在问题，可直接通过系统退给报销人，报销人在接到退单后可直接查看财务对该报销单据提出的问题，其在补充完材料后可继续提交该业务。如果财务通过审核，报销人可于预约期限内向该财务审核人员递交原始纸质材料，待财务人员审核该纸质材料与网上提交材料一致后，即可完成账务处理。

4.3 提升财务人员知识储备及专业能力

要真正有效提高报销效率，提升财务人员的知识储备及专业能力是必不可少的。具体包括：①及时对国家、学校出台的相关政策及文件进行财务解读，以便财务人员能够了解、掌握政策的相关要求及精神；②定期组织分享不同岗位的人员对于财务软件的认识与运用，以便能够从更加全面的角度来认识和掌握财务软件的不同功用；③定期组织财务人员外出接受培训，以便加强不同院校之间的财务沟通交流；④加强会计人员的职业道德培养，形成良好的职业道德素养。