加强和改进供电企业数字档案管理工作的思考

文/国网海门市供电公司 袁蓓娟

一、我国供电企业档案管理现状

（一）档案保存不完善。我国供电企业档案管理制度不够完善，导致档案保存存在不完善的问题。在制度上未涉及档案管理工作中的方方面面，以至于在档案管理工作中缺乏指导以及严格规定，档案管理缺乏严格的流程。一些供电企业对档案管理的分工不明确，这样会导致一些档案缺失，并且无法具体追究责任，在规章制度上面不能够做到责任落实到人，从而导致工作人员不认真，存在一定的侥幸心理。一些档案存在格式不统一，这样的档案无法进行统一的装订，给档案管理人员带来了巨大的不便，增加了工作量，效率低下。这些问题都会导致档案在收集、整理、入档时档案缺失、不完整、混乱的现象。

（二）缺乏档案管理意识。在当下的档案管理工作中，无论是企业高层决策者与管理者，还是档案管理者本身，都存在着一个误区，认为档案管理对于企业来说是一个可有可无的工作。有些企业的档案管理者根本就不是专业人员，并且这些档案管理人员也缺乏严谨的工作态度，从而导致在档案管理过程中出现方方面面的问题。档案管理意识缺失，会给数字档案管理带来巨大的阻碍。如没有管理意识，那么再严格的档案管理制度都形同虚设，毫无作用。一些供电企业只重视经济，而轻视管理，这样会导致工作人员的档案管理意识薄弱，从而在一些电力建设活动中，遗失一些重要的文档，这样会导致档案不完善、不系统，保密性较差。当以后工作中需要一些档案资料时，存在找不到的情况，对供电企业来说存在一定的风险。档案管理意识薄弱是档案不完善的根本原因。

（三）无专业的人员管理。我国现今供电企业档案管理人员并不专业，大多数供电企业的档案管理人员是一些学历较低、不够专业的文案人员。这些人员缺乏一些系统的管理方法，如果不定期培训，将给档案的整理带来巨大的不便，甚至出现入档错误的现象。在供电企业工作的档案管理人员应具备专业的背景，这样可以提高数字档案管理的效率，减少错误率。当需要调用文档时，可以做到准确无误。

二、加强和改进数字档案管理的措施

（一）提高工作人员的档案管理意识。首先，应该解决根本的问题。工作人员档案管理意识薄弱，上级要严格落实档案管理规章制度，以身作则，对档案管理有一定的重视度，并教导下级重视档案管理。对档案管理人员应该有更高的要求，不仅仅要重视档案管理，而且要具有与电力相关的知识储备。在档案管理人员的招聘上，要格外上心，必须要有严谨、负责、认真的态度，还要有上进心，能够快速学习新的技术。除此之外，要有过硬的电力专业知识，这样可以加快档案的录入与分类，提高工作的质量。当然也应该熟练应用现有的硬件，将纸质档案转成电子档案。

（二）加强数字档案管理。信息量大幅度增长，数字化档案管理体现出独特的优势。数字档案管理可以避免因为一些不可抗因素对纸质档案的损坏和遗失。数字档案管理可以进行云端处理，这样不易丢失。但因为其方便复制，所以应该对一些重要资料进行加密，并且档案管理人员要签订保密协议，不能随便将信息泄露给他人。不同的供电企业应该与自身相联系，建立适应自身的档案管理系统。

（三）不定期抽查，考核档案管理人员。不定期抽查可以检查档案管理人员的工作情况，并且可以对其工作能力有一定的了解。这样可以及时发现工作中的不足，并对不足做出改进。不定期的抽查可以检查档案管理人员是否有不断学习改进的能力，这样才可以保证数字档案管理的正常运行。对档案管理人员要进行严格的考核，对不合格的工作人员应有一定的惩罚措施，对于优秀的工作人员应该进行奖励，做到奖惩分明。除此之外，还应该定期对档案管理人员进行培训，学习优秀的管理系统，并进行必要的创新。

三、数字档案管理的好处

（一）便于管理和保密。数字档案管理相比于传统的档案管理来说，最显而易见的就是以数据形式存放于计算机中，档案不易丢失，方便读取，保密性好。纸质档案受一些自然因素的影响，导致档案丢失，不易恢复；数字档案管理可以进行云端备份，这样不易丢失。纸质档案管理，档案比较多的情况下，不太容易读取。当需要一些档案时，需要一定的时间进行查找、调取，并且需要大面积的存储空间；而数字档案管理就要方便很多，不需要大面积的存储空间。传统的档案管理，保密性不太好；而数字档案管理，可以对特定的人员进行授权，对需要保密的文件进行加密，这样提高了保密性，相比于传统的档案管理要好很多。

（二）优化了管理者的知识结构和队伍结构。数字档案管理不同于传统方式的档案管理，这种信息化的管理方式与其他各个领域之间的关联十分密切，已经渗透到了生产生活的方方面面，尤其是针对于供电企业。在供电企业的数字化档案管理中涉及信息量大，种类繁杂，领域广，因此要求相关的管理人员必须拥有完备的知识结构，能够驾驭多方面的档案信息。如此一来，就能够做到相关档案的管理和一些问题的处理驾轻就熟，避免因为缺乏对相关领域的了解以及知识结构的不完备而引起档案管理上面的工作失误，从而为企业带来不必要的损失。另外，在数字档案的管理中不可避免地需要涉及对计算机以及相关软件的熟练使用，因此新的档案管理人员必须要求其拥有一定的计算机技术能力。这里的计算机技术能力是包括多方面的，其中包括对软件的使用能力，对硬件的使用能力，还有数字通信技术的掌握等等方面。数字档案管理的过程中要求管理者的知识结构和队伍结构必须进行变化，这是客观环境的变化所导致的，任何人都不能否认这个过程和现实，但是这个过程确确实实给企业带来了效益。

（三）改善了管理方法，提高了工作效率。在数字档案的管理中不可避免的淘汰了传统的档案管理方式，采用高效率的现代档案管理模式，从而简化了从前档案管理上重复繁杂的工作，通过计算机技术来进行档案管理工作，不但大大提高了效率，并且还改善了工作质量，减少了工作中引起的失误，让工作人员能够在有限的工作时间之内完成更多的工作任务。另外，信息化时代工作的节奏都比较快，时间就是金钱。通过将档案进行数字化管理，大大减少了调阅相关档案信息的时间，并且还突破了空间上面的限制，能够在需要调阅档案信息的地方，进行信息的调阅。因此通过数字档案管理可以大大提高管理效率和工作效率。

四、结语

社会的飞速发展，带来了爆炸的信息量，信息管理显得尤为重要。供电企业的管理应该加强数字化的管理，这样可以提高工作效率，让企业有更多的精力发展其他方面。供电企业应该根据自身情况制定严格的规章制度，聘用合适、高能力、有创新意识的的档案管理人员，培养严谨、认真的工作作风。目前，大多数供电企业都存在问题，所以本文分析了一些存在的问题，并给出一些加强数字化档案管理的措施，希望给供电企业提供一些可行的措施，提高供电企业的工作效率。