现阶段对于电子文件归档与共享的探讨

文/中共白城市委编办 谷洪涛

随着计算机被不断应用，计算机日益发展强大，档案不单单是纸质的文件，有多种介质为信息载体的文件也不断发展，并被不少单位所应用。电子文件是通过计算机存取并可以上传到网络的文件，现阶段我国电子文件的归纳与共享日趋向数字化发展，计算机记录档案并保存传输，成为了有效的途径。数字化档案管理服务是计算机发展的产物，数字文档与电子文档归档在信息处理、传递、利用和存储中息息相关。传统上所说的电子文件，是指人们通过生活中形成的资料和文字，通过计算机进行编辑整理和归纳。相比传统的纸质文件来说，电子文件的收集归纳更为庞大，且十分艰辛，需要足够的耐心细致完成。对于电子文件的归档与共享，更是艰苦细致且数据庞大，整理起来相对困难。现阶段一些事业单位还存在传统观念，认为电子文件不是文件而忽视了他的归档。有些事业单位怕增加员工工作的任务量，不实施电子文件的归档与分享。因此对于电子文件归档与共享，需要从源头抓起，逐步向单位办公自动化与信息管理工作的大局靠拢。应根据单位实际开展电子文件归档与共享的工作，顺应信息化的发展，促进电子文件归档，进入办公自动化和信息管理工作的发展。要明确建立工作制度，严格监督信息化工作。

一、纸质文件与电子文件的对比

传统的档案一般采用纸质文件，纸质文件保存时间短，容易被破坏，而随着互联网的发展，计算机逐渐进入人的视野，电子文件取代以往的纸质材料是潮流趋势。电子文件可以将以往的材料通过信息化保存，加长了文档保存的时间。拟稿人可以直接将文件输入电脑，储存到办公室信息数据中，分享给档案人员技术人员实现信息即使共享。相对纸质文件来说，更加快捷方便，纸质文件虽然有自己的工作流程，立卷存档，方便随时更改，信息化档案又太过依赖于计算机，而想要随时更改就必须使用计算机并进入相应的系统。为了完善对计算机的依赖性，单位更要加强计算机硬件设施，做到随时随地可以找到资源，不受地域的限制。

相对纸质文件来讲，电子文件可以通过计算机系统进行有效的多角度的重新规整，对于不同需求的用户来说，可以根据文件的特征内容迅速找到相应的文件，利用办公自动化系统，对所需的文件进行重新的组合，大大减少了寻找文件的时间，提高了工作效率。

综上，纸质文档的载体相对较为安全，而电子文件载体的稳定性相对较差，电子文档存储时间长，但是容易被损坏；纸质文件存储时间短，无法长期保存。经实践证明，简便安全的方式是采用网络移交归档，从而达到共享的目的，并利用光盘存储备份。

二、电子文件的归档

（一）利用计算机网络进行信息归档。单位在进行归档的时候可以借助计算机信息管理网，开通电子文件专门的网线。各单位的计算机随着信息化的发展也逐渐联网，可以将重要的文件传输上网并加密，只供内部人员共享。这保证了数据的可靠性与通用性，也是事业单位在进行文件归档和共享的重要点。对一些高级的单位机密，可以通过电子文件形成编目进行细致化整理，也可以利用网络相关的技术向档案部门传输，将上网的文件和未上网的文件统一管理，便于日后办公。要对档案的文件格式进行统一的要求，规整出统一的格式，方便查询。加强对电子文件的归档管理和共享工作是推动我国现阶段档案信息化建设的重要途径，把收集的档案进行数字化管理，能够节约工作效率，提高信息化发展，建立可靠严密的信息化机制不仅要注重单位的硬件设施，更要强化软件设备。

（二）对电子文件信息整理汇集。要对电子文件信息不断整理汇集，需要计算机与信息管理部门配合负责，为适应时代的发展，实现办公室自动化的工作需求，计算机信息系统要由分散各一转向集中统一，打破传统的纸质文件，建立新的信息化系统。计算机和信息管理部门需要规划统筹，开发集中统一的信息系统并实现各部门共享，将信息管理部门作为电子文件的汇集点。每日对电子文件进行归档，保存有价值的文档，这是信息化发展的重要途径。

三、做好电子文件归档和构想的重要措施

（一）不断完善信息化体制。事业单位要不断完善信息化的体制，建立统一的电子文件管理标准。要做到相关部门对文件管理与档案管理的统一规划与整理，并建立共享机制，方便其他部门查阅查找，要明确相关部门的工作职责，确保从文件的形成到归档到后续查阅有迹可循，制定科学合理的电子文件归档管理规则，对归档的电子文件做到原始性、真实性的鉴别。

（二）确保电子文件的准确。对于归档内容要做到电子文档的真实性，以保证档案的安全可靠。由于电子文件是通过计算机保存的，在形成文件的过程中，往往对字体、签名、印章等不能做到完全的转化，要尽可能做到真实统一，可以通过相应的计算机扫描设备，将印章签名及字体扫描并复制到相应文件中，这保证了电子文件的真实性和原始性，有利于后续的阅读。为了保证电子文档的安全，相关部门对于特殊的文档可以进行加密，对加密的文件进行妥善保管，防止受到损坏和被删除。尽量做到电子文档的真实性，确保以后利用当中的准确。

（三）做好电子文件的审核工作。电子文件是指运用数字设备生成，以数码形式存在于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读处理，并可以上传至网络的文件。与纸质文件相比，电子文件存在着一定的问题，电子文件太过于依赖计算机，而且过程中容易被修改，可能失去文件的真实性，因此要做好电子文件的审核工作。对电子文件的审核，主要是审核电子文件的内容结构和背景信息，进行鉴定后方能上传共享，确保它的形态与原始状况一致。为了确保电子文件的安全性，相关部门要做好对电子档案的控制与管理，对文件的使用权限进行设定，并且对收入的档案进行审核，要对下载制作的人员身份进行确认，确保资料档案的安全，可以利用计算机的相应功能防止文件的拷贝，对电子档案的信息内容应根据层次进行管理。所谓的共享并不是全部人对所有的资料都能够随意下载复制。运用系统对文件利用的全过程进行跟踪监督，并生成记录，为日后查证需要提供保障。为保证电子文件管理升级需要一定的质量要求和技术要求，要对电子文件实施全过程进行监督和监控。明确电子文件的生成途径，以及后续下载流转信息，是相关部门的职责，对必要的元数据和背景信息要及时归档，确保电子文件积累的要求和归档的工作流程顺利进行，要建立查询、查阅审核与申请相应管理措施，规范文件的浏览，不断更新设备。

在信息化迅速发展的时代，电子文件作为数字设备及环境中产生的一种新型文件，已经变成了社会信息交流和共享的重要状态，与各个工作活动密不可分，利用信息技术制作传送电子文档，相关部门有效对电子文件进行归档管理，实现电子文件数字共享的服务模式，是大势所趋。加强对电子文件的归档管理和共享工作是推动我国现阶段档案信息化建设的重要途径，把收集的档案进行数字化管理，能够节约工作效率，提高信息化发展，建立可靠严密的信息化机制不仅要注重单位的硬件设施，更要强化软件设备。建立健全的电子文件及电子资料管理体制，不断提高工作人员的道德观念和工作素养，增强各个部门的沟通交流，加强文档的保密，加强文档的真实性，才能让单位发展更加迅速，达到节约开发资源的目的，要提高信息时代电子文件管理和共享的层次，做到真正的信息化发展。本文通过探讨电子文件归档和共享服务的措施和原则，分析电子文件的归档与数字化管理，为单位文档归纳提供了有效的借鉴。