新医改背景下医院档案管理优化分析

文/辽源市中心医院 牛猛

随着社会经济的不断发展，过去传统的医疗管理模式由于对卫生健康、医疗服务水平等方面的关注度不够，已经不能满足人们对医疗的实际需求，促使新医改不断推进。新医改背景下，社会对医院在各方面都提出了更高的要求。作为与医院服务水平、医疗活动的开展、医院发展规划等方面直接相关的工作，医院档案管理工作需要按照相关要求不断进行改进，优化管理制度，不断提升档案管理工作的科学合理性。

一、新医改背景下医院档案管理问题

（一）档案管理制度不够完善。正所谓以史为鉴，通过档案管理整理医院过往发展中相关问题的资料，能够理清过往问题解决的经验与教训，在某种程度上来说，医院的档案资料忠实记录着医院的发展历程，需要医院建立一个完善的档案管理制度，对工作的开展进行严格的监督，确保档案管理工作落到实处。档案管理制度的制定会将工作的标准以行文的形式进行公布，成为相关工作人员的参考标准，确保医院有价值的资料能够被保存下来。但是在很多医院实际管理工作开展中，档案管理由于管理效果并没有经济建设、医学研究等方面的效果明显，没有受到应有的重视。相应的，在档案管理制度上的建设也没有其他制度健全、科学，甚至在具体的档案管理工作中存在资料收集标准不统一、资料遗漏、科室不配合等问题，无法将珍贵的医院资料全面收集整理。

（二）档案管理投入不够。正是因为档案管理工作不受重视，医院在管理规划中能够分配给档案管理的资金与资源都是有限的。虽然说在新医改过程中，为了顺应档案管理信息化、智能化的要求，很多医院开展了档案管理信息化建设工作，但是受限于投入的局限性，实际的软件建设以及硬件设备投入都不够好。同时在人力资源分配中，档案管理人员的标准有时候并没有严格按照人员录用的标准进行，造成工作人员的素质不能适应岗位的需求，无论是个人的业务素质还是职业道德修养都不高，影响到档案管理的效率。

（三）档案管理存在多头管理问题，档案丢失现象多发。在医院档案资料中存在不同的资料类型，每一种的实际使用频率都是不一样的，有些频繁，有些尘封。这些资料在归档后有部分存储在综合档案室，有部分由各科室自行保存，各种资料没有集中进行管理存储，在外停留过程中，很容易出现遗失或者损坏的问题。这些资料大多没有在档案室内进行备份，一旦科室中没有保存好，出现遗失损毁，将是永久的遗失，无法补全，真正成为历史，资料的真正价值并没有全面发挥出来。归根到底，出现这些问题的原因是由于医院档案管理中存在多头管理的问题，没有针对档案的收集整理与存储制定一个统一的标准与要求。

二、新医改背景下医院档案管理改革的方向

（一）信息化。当前各种信息化技术在社会方方面面得到广泛的应用，信息化已经成为一种社会大趋势，在医院档案管理过程中如果能够应用信息化的管理形式，不仅能够大大节省档案管理工作所需要的管理成本，还能够切实提升档案管理工作的精准性，档案信息的收集力度大大加强，收集来的信息的保存时限也能得到有效提升。在后续档案使用过程中，信息化管理能够实现数据即时共享，大力促进医院档案管理事业的健康可持续发展。在新医改背景下，信息化管理已经成为不可规避的大趋势，甚至决定了医院在未来很长一段时间内档案管理工作形式、档案应用形式以及档案制度建设水平的高低。

（二）标准化。信息化档案管理是建立在标准化的基础上的，通过标准化的档案管理形式能够有效保障档案管理的最终质量。医院档案具有其特殊性，不仅关系到医疗改革事业的推进与发展，还与具体的病患医疗工作相挂钩，通过提升医院档案管理的标准化建设，能够在制度化的基础上不断提升档案的精准性，让医院档案资料的价值得到最大化的发挥。因此在医院档案管理工作中，需要根据实际情况建立一个程序完善、操作正确的标准化管理程序，让医院档案资料能够充分满足现代化医疗事业发展需要，将基层档案管理工作落到实处，切实发挥医院档案的价值。

（三）创新化。现代社会不仅是信息化时代，也是大数据时代，档案管理工作不再是传统的信息数据收集与录入，更重要的是充分借助大数据技术的应用来挖掘数据潜藏的应用价值，在医院档案管理工作中也不例外，需要借助档案管理更好地服务于现代医学工作的开展。档案管理工作人员不仅要对已有的医院档案进行数据检索与挖掘，还要充分了解现实医疗研究需要的基础上，为其提供更全的治疗数据，切实提升医疗服务工作的质量。

三、新医改背景下医院档案管理优化措施

（一）树立档案管理意识，加强档案管理制度建设。医院档案资料并不是靠哪一个人能够完成的，它需要全体医护人员协作，才能够确保档案资料的全面性，因此要在医院上下大力宣传档案管理意识，并建立起全面的档案管理制度，用制度来约束与监督，让全体医护人员都高度重视档案管理工作。制度的建设要根据医院的实际情况进行，针对不同的科室、不同的岗位，需要设置不同的管理要求，比如对领导层，不仅要加强档案管理工作，还要在工作中做好档案管理的宣传工作，以身作则参与档案管理责任分级制度建设，高度重视医院档案管理信息化建设。而在普通医护人员群体中，则要对其在档案资料提供中所起到的辅助作用进行明确规定，以制度来约束其行为，提高对资料收集的配合度。当然，不同类型的档案需要制定不同的管理制度与标准。

（二）加强档案管理信息化建设。新医改背景下档案管理信息化建设具有现实意义：要加大对管理的软硬件投入，通过档案资料的收集、录入、分析与存档等流程的智能化操作来取代传统的人工作业，能大大降低错误率，同时以计算机与不同科室建立起线上沟通渠道，能够完成在线档案收集，档案管理的时效性提升。档案管理信息化能够与医院整体的信息化发展相适应，更有利于医院的全面发展。为了使用信息化建设，在档案管理人员的配置上，不仅要求具备有档案管理的基本素质，还要懂得一定的计算机技术，并在日常工作中做好人员培训工作。

（三）将档案管理与医院建设统筹在一起。档案管理工作的最终目的是为了利用档案资源，医院档案管理也不例外。要想实现这一目的，需要确保档案资源的全面有效性，通过综合档案管理的形式将各科室的医疗资料集中管理，如果有科室需要长时间利用档案，可以复印，如果不能复印，那也要建立完整的责任机制。档案管理涉及的所有资料都要进行电子备份，以防出现遗失。要将档案管理工作与医院的建设进行统筹，档案管理人员要对医院各个科室的情况有充分的了解，把握不同科室提供的档案资料的类型以及质量要求，并且做好相关的督促工作。医院档案涉及资料类型广，需要工作人员多方面收集，主动与其他科室打交道，这样才能最大限度确保档案资料的质量，在医院需要的时候，才能够拿出全面的资料来提供信息支撑。

新医改背景下优化医院档案管理工作需要将其真正纳入医院管理中去，不能继续任其边缘化发展，要借助新医改的契机，对医院档案管理工作进行全面改革，改进具体的工作流程，确保有价值的档案资料能够保留下来，并且其作用能够发挥出来，促进医院健康可持续发展。