新形势下如何做好电网项目档案管理工作

文/国网山东省电力公司电力科学研究院 王艳玫

通常良好的档案管理不仅是促进电网工程企业管理规范化的重要保障，更对电网公司的发展具有重要的推动作用。因此，档案在电网项目管理的各环节均发挥着无可替代的重要作用，应当引起企业的足够重视。

一、电网项目档案管理存在的问题

（一）档案整体记录不完整、不规范。就电网档案管理工作而言，最突出的问题当属档案记录的不完善与不规范。大多数电网项目在具体的建设施工前，因未能提前做好充分的准备工作，加之前期所考虑的事项步骤以及流程不清晰等问题，致使相关档案的记录亦存在不规范的问题。对此，为切实发挥档案在电网项目建设过程中的积极作用，便必然要对档案管理体系的完善建设给予高度重视。与此同时，针对电网工程的具体建设过程，企业应就工程的周期、人员分配、具体实施计划等各方面做出相应的安排，而在安排以上管理内容时，为确保相关管理事项均已安排妥善，则需基于档案所记录的问题来提前商讨解决方案，以此方能在提升人力、物力的运用效率同时达到节省资金与资源的目的。

（二）电网档案记录的方式单一，没有根据实际的变化作出改变。当前，诸多电网企业因在档案记录方面仍旧停留在简单的文字叙述层面而未能做到对诸如图像、声音等档案资源的及时更新与记录，因而使得环节流失的状况十分严重，而无法全面记录下电网工程项目实施的全部样貌，导致企业日后在管理项目过程中缺乏针对性。因此，为电网项目管理工作提供依据，需要充分重视档案管理的作用。当然，记录电网档案不能仅是凭借传统的纸质工具，而是要配备完整的记录设备，诸如画面的拍摄、影像的记录以及声音的收录等，均需相应设备来达成相应的目标，这样才能够形成一套相对完整的管理体系。这是企业发展的必备基础，对于整个电网企业的发展都起到了间接的推动作用。

（三）档案管理人员配备不足不专业，档案管理网络不健全。当前，我国电网企业的档案管理工作人员，因大多数电网企业并未将之视作自身的主营业务，因而也未能为其配备专业的档案管理人员。其中，因电网企业所参建的项目不仅规模巨大，且还涉及诸多参建单位，也这预示着项目的开展过程将有大量档案产生，这表明了档案管理工作需得到多部门的协助方能确保理想的开展效果。但就电网企业当前的档案管理人员而言，非本专业人员承担档案管理职责的状况显然无法满足档案管理要求。

（四）项目文件归档滞后，案卷整理不规范。由于大多数电网企业在前期签订的合同协议中并未能针对档案的归档时间、数量以及质量等方面提出明确要求，因而使得档案归档工作的完成通常较为滞后。不仅如此，因部分管理人员本身并不具备较强的规范意识，使得大量的项目前期文件未能得到及时的移交与归档，诸如可行性研究报告、初步设计说明书、立项文件以及合同等。除此之外，档案管理不规范的现象在电网企业的档案管理工作中极为常见。由于大多数档案管理人员本身并不具备良好的归档意识与能力，因而使得档案管理工作的具体开展非但未能做到对不同保管期限与类型的文件予以正确分类，而且各卷文件的具体命名亦极不规范，这便对后续的档案使用造成了极大的困难，也因此而降低了档案的使用效能。

二、新形势下做好电网项目档案管理工作的策略

（一）加强档案组织领导，建立健全项目档案管理体系。为确保项目档案管理体系的合理构建，则必然要以我国的法律法规为准绳，因此方能让项目档案管理工作的开展做到有章可循。当然，在此过程中，企业需将档案管理的相关工作纳入企业的工作计划中，而企业领导在议事日程中须将之纳入其中，以此方能引起各岗位职工的足够重视，继而切实提升档案管理工作的开展质量。当然，得到领导的重视与支持，有助于解决项目档案管理过程中的实际问题，如基于过往，因企业职工普遍对档案管理工作的不重视，因而使得档案管理工作开展时杂乱无章；引起领导的足够重视后，员工亦将在无形之中约束自身行为，这对档案管理的集中化、系统化以及电子化发展而言无疑将起到良好的促进作用。

（二）保障档案队伍稳定，加强档案人员业务培训。任何企业于任何时期均需对相关人员的培养工作给予足够重视，以此方能为相关岗位工作的顺利开展提供支撑。电网企业档案管理岗位亦是如此。但要切实培养出更多的专业人才来促进档案管理工作的高效开展，则档案管理部门亦需结合当下的时代背景来对档案管理人员展开相应的培训，以切实提升档案管理的信息水平及能力，如此方能促使工作人员更好地服务于档案管理工作，继而确保档案资源价值得以充分、有效地发挥。与此同时，基于如今这种信息化时代，虽然信息化成为了档案管理工作发展之必然，对在具体推行过程中，档案信息的安全问题也将备受考验。因此，为确保档案信息的安全可靠，要在推动档案管理的信息化建设同时加强对档案信息的安全管理，以避免档案信息遭到恶势力的攻击而导致企业蒙受不必要的损失。

（三）加强档案过程管理，提高案卷整理质量。电网项目的建设过程通常还涉及诸多的参建单位，因此，为保证理想的安全整理质量，则需得到各部门及相关参建单位的通力协作。除此之外，在签订项目合同时，双方也应针对档案管理的相关事项作出明确规定，诸如参建单位需按照合同约定的时间完成档案交易工作。倘若项目文件移交之后，则双方需根据合同约定来执行相关条例。与此同时，为保证档案管理的规范化，各参建主体还应约定好档案的组合与规则，并确保手续的完整，以此方能进一步提升档案管理质量，继而确保所形成档案能可在日后得到充分、有效的运用。

（四）加强档案信息化建设，实现档案信息资源共享。基于如今这种信息化时代，针对档案管理的信息化建设也必将成为档案管理工作发展的必然趋势。对此，为促进档案管理的信息化发展，电力企业务必由以下几方面入手：首先，加大对档案管理信息化的资金投入。档案管理的信息化发展过程必然需要依托于先进信息技术及相关设备的支持，故足够的资金投入方能保证档案管理信息化建设的有效性。其次，要对档案信息化管理人才队伍的建设给予高度重视。电网企业的档案管理信息化必然要基于相应人才的支撑，因此，建立一支高水平的信息化人才队伍亦是提升企业档案管理信息化建设工作开展的关键。最后，需加强对网络技术的合理运用，以方便企业利用档案信息资源，继而彰显企业档案管理工作的重要作用与价值。

总之，档案管理工作对电网企业的发展无疑是至关重要的。对此，为切实维护档案管理工作的有序发展，则电网企业相关部门除了需注重将信息技术引进档案管理工作外，尚需对信息技术的实用安全给予高度重视，如此方能在提升档案管理工作效率的同时，确保档案信息资源作用得以最大限度发挥。