我国个人档案管理现状及对策研究

董琦

【摘 要】 本文在相关概念界定的基础上，分析了个人档案相关情况的调查及其管理现状，提出了个人档案管理的改革方向及建议。要强化个人档案建设意识，注重其内容的实用价值;采用纸质材料与电子材料相互补充的形式;引入信息化与现代化的管理手段;完善个人档案管理保障制度。

【关键词】 个人档案;档案管理;现状;改革建议

随着时代的不断发展变化，个人档案在人类社会中所呈现的定义被赋予了新的色彩，其自身的存储形式也发生了一定的变化。作为人们在各项社会活动中直接形成的具有保存价值的原始记录，档案对于社会的发展具有重要的影响。基于个人活动所形成的个人信息、个人档案是社会记忆的重要内容，其存档是保存和追溯社会记忆的重要组成部分。以往社会状况下所衍生出的个人档案管理方式，在时代的变化下难免产生不相适应的地方，为了使得个人档案的社会价值能更好的被利用，本文拟对个人档案管理现状进行简单分析，提出改革的初步观点，以促进档案事业更好的发展。

一、相关概念界定

关于个人档案的定义，学术界内有许多不同的看法。有些学者认为个人档案即是私人档案，亦有些学者认为个人档案即是人事档案。根据查阅相关文献资料，在本人看来，将个人档案等同于私人档案的划分是不妥当的，但个人档案也不应完全等同于人事档案，这使得个人档案的定义被局限化。

参考黄体杨老师在《我国个人档案管理研究述评》一文中提到的内容，即大多数学者认为个人档案是“指社会知名人士在社会活动中形成的、能够记载和反映个人生平历史、工作实绩、学术水平等不同门类和载体形式的各种材料组成的档案整体。”该定义可参考性较强，但仍稍存不妥，个人档案的主体不应当被局限在社会知名人士这一范围内，普通人亦有存在社会价值的个人档案资源。

因此在本人看来，个人檔案应当被定义为，指人们在社会活动中形成的、能够记载和反映个人生平历史、工作实绩、学术水平等不同门类和载体形式的各种材料组成的档案整体。这说明个人档案包含了两个方面的内容，一方面是代表个人身份证明的人事档案，另一方面则是除人事档案外的，个人在社会实践中所保存的工作成果或学术成就等以及相关诸领域的生活记录资料。并且，由于个人档案是不同载体形式的各种材料组成的档案整体，从一定程度上也表明，个人档案并非只能依靠纸质作为其载体，在互联网发展的背景下，依靠电子设备所保存的材料也可以被称作个人档案。

理清相关概念是进行具体问题探讨的前提，下面将在上述观点的基础上对个人档案管理的相关问题进行进一步探究。

二、个人档案相关情况调查及其管理现状分析

1、个人档案相关问题调查情况

通过问卷调查的方式，对公民关于个人档案的存留情况以及认知等相关问题进行了粗略调查。由于个人档案中的人事档案这一部分对于普通公民而言接触较少，因此，此次调查中主要了解公民对于非人事档案的个人档案留存情况等相关问题。

本次调查收回有效问卷178份，其中男性占80份，女性占98份，比例近似等于1：1。除性别外，本次调查还将被调查者按照年龄和学历进行划分，调查样本均为年满18周岁及以上的成年人，将年龄按照“18岁—25岁”、“26岁—35岁”、“36岁—45岁”、“46岁—55岁”、“56岁及以上”分为五个年龄段，其中以“18岁—25岁”居多，占比63.48%，“56岁及以上”最少，占比0.56%。

通过调查问卷可以了解到，在保留个人档案的习惯上（此处指除人事档案外普通公民可以私自留存的个人档案资料），67.98%的受调查对象表示有此习惯，剩下32.02%的公民则表示没有保留个人档案的习惯。在有保留个人档案习惯的121个受访者中，以实物形式保存的人数占比25.62%，以电子形式保存的人数占比18.18%，而大多数人则是采用实物+电子的形式保存，占比56.2%。关于“个人档案是否具有社会意义”的问题，59.5%的受调查者认为是具有意义的，8.26%的人认为个人档案不具有社会意义，剩下32.23%的人表示不清楚。

2、个人档案管理的现状分析

（1）除人事档案外的其他个人档案资料管理现状及调查结果分析。除人事档案外的个人在社会实践中形成的生活记录资料，是个人档案中很重要的组成部分，亦是每个人除了人事档案外，自身可保存的涉及社会诸领域的重要凭证。由于除人事档案外的个人档案形成者是每一个普通公民，其数量大，内容繁杂，不便于统一收集，因此其第一保存人应是公民本人。

根据本次简单的调查，结合所查询的相关资料，进一步可以分析出除人事档案外的其他个人资料管理的相关现状。

其一，保留除人事档案外的个人档案资料的人群比例较高，接近七成。其中超过半数的人在保留资料时采用电子档案与实物档案并用的形式。随着互联网与电子信息技术的普及，越来越多的人群在保存个人信息与个人档案时，会选择电子档案的形式，档案管理信息化的重要性日渐凸显。

其二，目前阶段，人们保留除人事档案外的个人档案资料主要目的是从自身角度出发。在调查中，有明确保留目的的人群占比85.95%，其中大多数人保留的目的是“方便日常查找利用”、“作为自身成长凭证与记录”，少数人从长远角度考虑到“作为家庭历史记录传承后代”。虽然大多数人认为个人档案对于社会是有一定价值的，但是却很少有人出于非自身角度的原因保留个人档案资料。

其三，大多数人不愿意向社会开放自己留存的非人事档案的个人档案资料。信息化的时代背景下，个人隐私与信息安全愈加难以保证，个人档案对于大多数人而言是具有隐私性的档案资料。通过私下的访问与参考王巧玲等老师在《私人档案资源建设行为与意识调查研究》中的研究结果，认为在个人隐私和权益能充分被保护的情况下，愿意向社会开放自己留存的个人档案资料的人数会在一定程度上呈上升趋势。

（2）人事档案管理现状分析。人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等个人情况的文件材料，是组织人事部门在工作等领域内的重要凭证和参考依据。作为个人档案中不可或缺的一部分，人事档案的管理现状对于个人档案管理改革方向有着举足轻重的影响。

其一，人事档案材料内容不完备，缺少实用价值。在现有的人事档案资料中，存在着许多内容失真或是说明不完全、不清晰的情况。例如，部分奖惩、职称、学历等相关材料并未及时进行收集归档，这一定程度上导致了人事档案材料内容的不完整性。此外，在传统的人事档案中，材料大多以反映家庭背景、社会关系、个人经历为主，存在着空话套话、千篇一律的情况，内容广度不足、实用价值偏低。

其二，人事档案管理方式相对落后，且在档案的利用上不能与时俱进。人事档案的管理是一项机密性与政治性并存的工作，由专门的工作人员进行管理为佳。但目前来看，大多数人事档案管理人员并非专职管理，往往难以完备地处理档案繁杂的事务。此外，目前来看，我国人事档案管理上依然有着曾经“重保存，轻利用”的影子。档案的合理高效利用才是档案的价值所在，扩大利用范围，与时俱进，才是明智之举。

三、关于个人档案管理的改革方向及建议

通过上述对人事档案和非人事档案的个人档案管理现状的分析，可以发现二者同作为个人档案，在新时代的发展下呈现出某些相同的问题，这些问题指引着个人档案管理改革的共同方向。

1、强化个人档案建设意识，注重其内容的实用价值

思想是行动的先导，内容是形式的前提。个人档案的作用不容忽视，个人档案的有效建设对社会的发展意义重大。

首先，对于人事档案方面，培养良好的意识是十分重要的先导性条件。在此基础上，收集人事档案内容时还要注意不要浮于表面，尽可能通过提出针对性问题、面对面的沟通等方式来提升档案内容本身的实用性，使其更能反映个人特点。

其次，对于非人事档案的个人档案存留问题，档案相关部门应当在思想意识上主动积极。一方面，档案部门要利用多种方式使民众意识到普通人的档案对于社会具有的现实价值，并且鼓励民众存留自己的个人资料，形成系统的个人档案。另一方面，档案部门内部也要增强其在个人档案资源建设中的公共职能，改变现实情况中国家档案部门对于普通民众个人档案资源建设不重视的现状。档案内部工作人员要意识到向现代公共档案部门转型的重要性，积极建立服务于民众的社会档案观。

2、采用纸质材料与电子材料相互补充的形式

传统的档案资料往往采用纸张等实物作为载体，以此进行储存或进一步的管理工作。但随着社会的发展，诸多领域的信息数量急剧增加，个人档案也不例外。继续沿用传统的纸质材料进行个人档案的收集与留存，一方面造成存储空间上的巨大压力，另一方面，长期保存的纸质档案资料可能出现磨损、字迹模糊等现象，严重影响了个人档案日后的查找与调用。

时代的变化使得电子化的存储方式越来越适用于现代社会的个人档案管理。一方面，对于个人档案中的人事档案部分而言，采用电子化的存储方式，解决了以往查询存储在不同地点的纸质人事档案资料时的不便情况。而另一方面，对于私人留存的非人事档案的个人档案资料而言，时代的进步带来了许多除纸质档案资料外的新形式档案材料，如工作中的视频资料、会议后的音频文件等等，这些形式的个人档案资料只能采用电子化的存储方式有效存留。

3、引入信息化与现代化的管理手段

计算机与电子信息技术的出现极大影响了人们的诸多领域及生活方式，对于档案管理的领域而言更是如此。在过去的时代中，档案管理仍是依靠着古老而传统的手工操作模式，这样的管理手段存在着效率低下、易出差错的弊端。尤其对于人事档案而言，依靠手工管理，极容易使得投机者有机可乘，修改人事档案中的关键信息。

对于人事档案而言，引入信息化与现代化的手段进行管理，建立个人信息数据库，能够有效地规避人事档案中存在的“一人多名”、“一个人多户籍”以及假证等问题。同时，对于一些大型的企事业单位，建立个人信息数据库则能够清晰、高效的查询所需人员信息，减少由于信息沟通不畅所造成的一系列问题，可大大提高信息的利用率。

而对于私人留存的非人事档案的个人档案资源而言，在获得本人的许可且有效保护个人隐私的条件下，一些保存在个人手中的具有社会价值的档案资源，如果能够通过建立一个信息的数据资源平台以便共享，同样也将带来无穷的效益。

4、完善个人档案管理保障制度

制度是人类社会中各项活动的重要保障，在个人档案管理的保障制度中，应该明确职责与组织结构。在职责方面，个人档案管理的工作人员应明确自身职责范围，结合个人档案管理工作的实际与社会现实需要，进一步补充和完善个人档案管理中相关制度。在组织结构方面，档案部门应适当注重个人档案管理工作的发展情况，在原有的组织结构上，依照现代个人档案管理的新情况与新要求，对人员划分以及部门设置进行一些调整，使组织整体更适于现代个人档案管理的需要。同时，对于人事档案而言，特别要注意建立健全监督机制，严格工作流程，慎防虚假材料信息混入档案之中。

【参考文献】

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【作者简介】

董 琦（1998.8—）女，陕西西安人，西北大学公共管理学院档案学专业本科生.