浅议高校档案信息化建设与公共服务能力

一、高校档案信息化建设

高校档案信息化建设，是高校档案管理过程中应用现代信息技术，把各个部门运行过程中汇聚起来的信息资源充分开发出来，使之成为各个部门便于接受和利用的信息产品，并以其为媒介，实现高校档案信息共享。换句话说，是以数据库及网络为主体，把档案部门收集的文字、图纸、声像、实物等档案信息存储在光盘、磁盘等载体中，通过计算机网络和终端实现档案信息资源的有效利用和共享，为各个部门提供更为便捷、生动、丰富的档案信息服务。

二、高校档案信息化建设的必要性

第一，近年高校信息化发展的速度非常快，档案载体的类型由原来单一的纸质档案发展为光盘、电子等多种材料为载体的档案。纸质档案在整理和装订中需要大量人力、物力，因此会受储存空间、保管期限等因素影响，不能永久保存，到一定期限就要销毁。因此，会导致信息的流失，只有实现信息化，才能保证高校档案信息的完整与安全。另外，高校档案在校史研究、教学评估、科学研究、学历认证方面，特别是学生档案作为党和国家选拔录用人才的重要参考依据方面，发挥了重要作用。第二，高校档案信息数字化、网络化，任何工作人员将不受任何时间、地点、空间的限制，随时可利用电脑、手机，进入高校档案管理系统，查询需要的档案信息，使工作变得简易、快捷，提高了工作效率。第三，实现档案信息化可以保证档案利用时效。

三、高校档案公共服务能力

高校档案的工作服务内容就是提供现在与往届人才的学籍、学历信息，往届学生的学历证明。现在信息化社会，需要各种各样人才，为了使各单位寻求到更加合适的人才，高校就要为这些单位提供真实、可靠的人才学历信息，帮助辨别人才学历的真伪。为社会用人单位与企业建立诚信的桥梁。

（一）档案信息化背景下的公共服务能力。1.变被动服务为主动提供。当前，档案信息化和档案管理服务理念并未同步，多数档案管理人员的认识还停留在“做好本职工作”阶段，即做好档案的实体管理、接待来访部门和个人等。所以，档案部门的信息化建设，更需从职工入手，确立重新规划工作内容、制定相关的工作标准，变被动为主动，来转变工作人员的服务理念。2.变纸质文档为数字资源。档案信息化的发展，使档案管理部门提供服务的资源也发生了较大变化。资源载体由纸质文档变为数字资源，这意味着，档案的调取、查阅、使用更为高效，如何利用这些数字资源，更方面、快捷、全面地为大众提供服务，是每个档案管理者需要思考的问题。3.变扁平服务为立体架构。从工作内容来说，以往的工作内容主要为：档案的接收、征集和整理、价值鉴定、保管、编目与检索、利用服务、档案统计，而现今的立体架构体系则对现有文档做好分级，不同用户有不同的访问权限，也就是哪些信息可以对外公布、需要访问权限，提前申请，以及必须到馆查阅，都必须基于互联网特点进行分级。

（二）基于信息载体的高校公共服务平台建设。在档案信息化的背景下，搭建档案部门的公共平台，成为公开和获取各类信息的重要渠道。1.移动端的档案信息服务平台建设。档案信息化背景下的公共服务开展需要基于移动端，开发相关的信息服务平台。高校档案馆可以建立微信公众号，学生可以在手机上进行查询、借阅、在线咨询、预约登记等服务，随时随地享受到档案馆的公共服务。与此同时，档案馆还能在移动终端上发布新公告，成立“微型社区”开展话题讨论，从而以多种方式来为用户提供服务，增加用户对档案馆的了解和参与程度。2.互联网的网站建设。针对本校服务的对象、性质和部门设立学生档案信息服务网页，主要为本校师生、管理、教学、科研等服务，其服务范围是有限制的。经过系统管理员的授权，对于不同职位的工作人员赋予不同的访问权限，全体师生都可以查阅所需的档案信息。外来查档单位可以通过校园网查阅相关的档案资料，实现远程阅档，充分发挥学生档案的公共服务作用。学生档案管理软件和数据库提供了大量的“标准化”电子数据信息，便于实现密集存储和快速检索。我校建立了完善的校园网络，实现了学生档案管理软件辅助管理，为档案信息网络建设提供了一个强有力的支撑平台。

随着社会信息化的发展、公共服务理念也发生了转变，网络技术的快速发展在为档案馆公共服务提供便利的同时，也提出了全新的挑战。所以高校档案也要适应信息化浪潮，坚持“以人为本”的管理理念，创新服务模式、树立服务意识，建立数字档案馆、构建资源信息共享体系、依托互联网技术、加大宣传力度等手段，才能发挥信息化的优势，不断提高校学生档案管理的公共服务水平。