市县社会保险业务档案管理存在的问题和对策

文/河北省社会保险事业管理局 赵松；石家庄市医疗保险管理中心 张茜

社会保险业务档案作为重要民生档案，是核定参保对象享受各项社会保险待遇的重要依据，直接关系着人民群众的切身利益。社保业务档案管理的内容包括规范收集、整理、立卷、归档、保管、统计、鉴定、销毁、利用社保档案，它是社会保险业务经办不可分割的重要组成部分，对规范社保业务经办有促进作用。因此，加强社会保险业务档案规范化管理意义重大。

一、市县社保档案管理的基本情况

自人力资源和社会保障部、国家档案局颁布《社会保险业务档案管理规定（试行）》、国家标准委员会颁布《社会保险业务档案管理规范》以来，各级社会保险经办机构在档案行政管理部门的指导下，相继开展了社保档案管理达标验收活动和社保档案规范化管理“回头看”活动，全国社保业务档案管理规范化、专业化、标准化工作取得积极进展，实现了制度从空白到建立、管理从粗放到有序的转变。截至2015年8月底，全国市县两级城镇职工基本养老保险和基本医疗保险经办机构中有731个市级和4568个县区级经办机构业务档案通过了达标验收，分别占市县经办机构总数的93%和86%，完成了“市级90%、县级80%以上”的预定目标。

二、市县社保档案管理存在的问题

尽管市县社会保险经办机构社保业务档案管理较前些年有了很大进步，但仍然存在一些问题和困难：相当一部分市县社保经办机构业务档案管理停滞不前，仍然停留在几年前的达标验收阶段，个别市县在通过验收之后档案管理水平还有所退步。从目前看，主要存在以下几方面的困难和不足：

（一）管理人员力量薄弱。市县社保经办机构业务档案人员配备普遍不足，很多市县经办机构没有配备专职档案人员，而社保业务档案数量增长迅速，社保档案工作人员与管理的档案数量不相匹配，低于1人/万卷的标准要求，人员配备上存在一定差距。此外，市县社保经办机构档案工作人员流动频繁，相应的培训工作没有跟上，档案专业化水平不够，规范化管理能力欠缺，这些都很大程度上制约了业务档案管理工作的开展。

（二）信息化建设滞后。据了解，很多市县社保经办机构社保档案收集、整理、保管、检索、统计等管理流程没有安装使用档案信息系统，整理立卷基本依靠手工录入文档表格，业务经办和档案管理效率比较低，没有实现计算机管理和网上检索，有的市县社保经办机构只是安装了功能简单的档案软件，没有进行联网和配置服务器，并不适合社会保险业务档案管理的特点和要求，并且大部分社保经办机构业务档案未进行数字化扫描，社保档案信息化水平亟待提升。

（三）规范化意识不够。部分市县社保经办机构在完成达标验收之后管理上有所放松，存在未坚持部门立卷和平时立卷的问题，有的市县社保经办机构业务材料立卷归档不及时，散放在业务部门，积存大量材料，难以查询和管理。部分社保经办机构存在收集的类别不齐全，业务材料签章不完整，案卷封面、卷内目录、备考表信息填写不规范，档案类别和保管期限划分不准确，档案交接手续不全，未收集整理照片档案、电子档案、实物档案等问题。

（四）资金硬件投入不足。不同地区、不同险种之间硬件建设不平衡，一些市县社保经办机构后续投入不足，“九防”不达标，社保档案存在安全隐患。由于社保档案数量增长太快，档案库房压力巨大，据统计，仅2016年度河北省各级社保经办机构社会保险档案就同比增加128万卷，增长115%。部分市县社保经办机构档案库房已没有空间，档案无法入库。一些市县社保经办机构在业务档案达标之后硬件设施设备更新和维护不及时，有的挤占档案办公室、阅览室和档案库房，档案工作人员只能在档案库房内办公和查阅。有的县级社保经办机构甚至没有档案专用库房，档案资料无序堆放，档案保管条件差，档案安全保管受到威胁。

（五）开发利用水平不高。部分市县社保经办机构不重视档案开发利用，查询手段落后，没有建立计算机管理查询系统、规范的全宗卷和案卷目录、全引目录、全宗指南等检索工具，有的业务档案借阅登记手续不健全，没有反馈档案利用效果和编写服务利用实例、大事记、组织沿革。

三、加强市县社保档案管理的对策

社保业务档案增量多、存量大、利用广，管理难将成为常态。对此，市县社保经办机构应未雨绸缪、科学谋划。笔者认为，加强市县社保业务档案规范化管理，需要重点把握以下几个方面：

（一）加强管理力量。按照人社部有关社保业务档案管理达标验收的标准和要求，每万卷档案应当配备1名工作人员，并根据管理档案的数量增加人员数量。市县社保经办机构应健全组织管理，明确档案工作分管领导，保持专兼职档案人员相对稳定，定期开展业务学习培训，满足业务档案规范化管理的需要。

（二）加快信息化建设。由省级层面组织开发社保业务档案管理一体化信息系统，市县社保经办机构积极应用，配置相关的现代化、信息化设备，做好档案管理系统培训，开展30年以上保管期限的业务档案数字化扫描，推进存量档案数字化、增量档案电子化，努力提升业务档案信息化管理水平。

（三）强化标准意识。市县社保经办机构应认真贯彻落实《社会保险业务档案管理规范》，强化档案管理标准意识，适时调整和完善社会保险业务材料归档范围和保管期限，做好平时立卷和部门立卷，做好电子档案、实物档案、照片档案等各门类载体档案归档，对积存的历史档案进行整理，健全档案管理制度，做好大事记、服务利用实例汇编。

（四）加强硬件建设。市县社保经办机构应按照人社部、国家档案局有关规定和《社会保障服务中心设施设备要求》，加强硬件建设，社保业务档案管理要实现库房、阅档室、办公室（整理室）分开设置，库库房面积要适应社保业务档案增长需要，不得低于40平方米/万卷的标准。及时更新和完善防护设施设备，不断改善保管条件，达到防火、防盗、防潮等“九防”要求，牢固树立档案安全意识，时刻绷紧档案安全弦，强化社保业务档案安全保管，制定和完善应急预案，经常开展档案安全专项检查，排查档案安全隐患，确保档案安全。

（五）加强业务指导。同级档案行政管理部门和省级社保经办机构应加强对市县社保业务档案规范化管理的业务指导，认真调研市县实际情况，重点指导完善基础设施、落实“九防”要求、建立相关制度、贯彻国家标准、建设专业队伍，提升业务档案规范化管理水平，指导市县社保经办机构做好社保业务档案年度统计工作，对工作开展不力、档案管理不善的社保经办机构督促检查和通报批评，积极开展以点带面规范化管理工作，建立社保业务档案管理示范单位，发挥示范引领作用。

四、结束语

社保业务档案管理规范化管理是一项基础性、长期性的工作，这就要求市社会保险经办机构应当常抓不懈。从目前的情况看，市县社保经办机构业务档案管理还需要提高思想认识，在人员、硬件、资金、技术等方面加大投入，不断夯实社会保险业务档案资源建设，严格贯彻国家标准，完善和落实档案管理制度，改善保管条件和强化档案安全，加强社保档案专业化、标准化、信息化建设，提升社保档案服务利用水平，更好地服务民生。